單機列印－聰明彩雷為列印成本把關

一般的列印管理解決方案，都是以列印記錄或按張計費、扣點的方式，防止員工誤用或濫用列印設備，可為企業節省約10%的列印量；但隨著企業對彩色列印的需求漸漸增加，再加上彩色列印單張成本，較黑白文件高出4至5倍之多，但一般的列印管理機制，僅能減少企業整體列印量，無法控管員工將僅需黑白輸出的文件列印為彩色，甚至在未使用灰階列印的情況下，讓彩色雷射印表機以4色碳粉合成黑色，輸出彩色文件，造成大量的列印浪費。

彩色印量是列印支出主要來源
雖然彩色列印量僅佔總體列印量的30%，但列印單頁黑白文件僅約0.7元，彩色卻高達5元左右，若以黑白/彩色每月皆4000張的印量計算，那麼企業每用僅需支出2800元的黑白列印費用，但彩色列印費用卻高達20000元，所以彩色文件的列印成本，就成為企業總體列印支出的主要來源。

彩色文件的列印浪費，卻幾乎都來自於員工將僅需列印成黑白文件的檔案輸出為彩色，或列印私人文件，甚至傳送黑白文件時，也會因未勾選灰階列印，讓彩色列印設備以4色碳粉合成黑色，都會在無形之中造成大量的彩色列浪費，為企業增加許多不必要的彩色列印支出。

不過，導入傳統的列印管理機制，只以列印記錄或扣點、計費等方式，管理總體列印量，卻無法防止員工誤用或濫用彩色輸出設備而造成的列印浪費，必須透過其他的管理方式才能執行。

例如，某外商銀行為管制員工彩色列印權限，降低彩色列印量，只能在列印伺服器，針對單臺彩色雷射印表機，安裝彩色與黑白兩種不同驅動程式，並鎖定彩色驅動程式使用權限，限定只有主管、理財專員等有彩色輸出需求的員工才能使用，以此管制彩色文件列印量，不過程序較為複雜，亦無法追蹤每位員工列印量；此外，也能用土法煉鋼的方式，僅將彩色列印設備開放給有彩色列印需求的員工使用，其餘使用者則僅能使用另一臺黑白列印設備，以控管彩色列印量；然而，這些都只是標不治本的方法，無法防止員工私自安裝驅動程式，使用彩色輸出設備。

所以，雷射印表機廠商著眼於企業彩色控管需求，開始在設備內建彩色列印權限控管，透過設備內的帳號資料庫，設定彩色列印權限，讓管理者能夠依據部門、員工的使用需求，分門別類設定權限，以此降低企業彩色列印量，徹底為列印成本瘦身。

本機彩色管制，讓列印管理更精準
市面上較為常見的外掛式軟、硬列印控管設備，能為企業內部的所有列印設備建置統一的記錄與計費等措施，讓管理者能依此控制企業總體印量，但通常需要付出額外的建置成本，且因著眼於整體列印量，無法做更精準的列印權限鎖定，有效降低彩色列印量。

目前各家廠商都開始在彩色雷射印表機或多功能事務機，內建能針對個別使用者，控管彩色/黑白列印權限的管理機制，能夠以單臺列印設備，為企業列印量作細緻的把關，且皆為內建的標準配備，不需額外選購；且是一般外掛式管理設備無法達成的功能，能讓印表機成為企業彩色輸出的最佳守門員。

IBM、Lexmark的列印許可技術
IBM與Lexmark是最早內建彩色列印控管的印表機廠商，其新款的網路彩色雷射印表機，如1534n、1564n，以及1464n等，都內建列印許可技術，可控管使用者的彩色/黑白列印權限；列印許可技術必須配合原廠提供的免付費的控管軟體MarkVision，對單一或群組彩色雷射印表機，設定使用者彩色列印權限。

設定完成後，印表機會自動分析由驅動程式所傳送而來的列印封包表頭內含的網域AD或電腦名稱，與管理者建立的帳號資料庫比對彩色列印權限，以辨別彩色或黑白輸出；所建立的帳號資料直接儲存在印表機記憶體的保留區內，不會因設備斷電關機，而喪失所儲存的帳號資料；另外，也能在網域AD、主機名稱選單中，以預設的「defult」與「noname」帳號，控管設備的彩色輸出預設值，讓未受控管的使用者，也僅能輸出黑白文件。

HP的彩色智慧變頻科技
HP中高階的彩色雷射機種，如CLJ3800與CLJ4700系列，均內建智慧變頻科技，能夠依企業網域AD，或特定應用程式名稱，鎖定彩色輸出權限。

智慧變頻技術如同IBM/Lexmark的列印許可技術，是讓印表機自動分析PCL列印封包資訊，依網域AD管理用戶彩色列印權限，但特別的是，還能進一步依應用程式名稱，設定不同應用程式的彩色列印能力，且不需透過管理軟體，直接在印表機的EWS就能啟動，並手動建立使用者帳號或應用程式名稱資料庫；能以更細緻與完善的彩色權限控管機制，防止使用者將不需要彩色列印的文件不慎輸出為彩色。

應用內建的彩色輸出管制技術，能夠透過本機權限設定，管制所有列印工作的彩色輸出權限，如此，無論使用者透過網路、USB、或平行埠，私下安裝驅動程式使用彩色設備，還是無法逃脫管理者控管，是最嚴謹的彩色印量控管方式。

除彩色列印管理外，中高階印表機還內建多種單機管理功能，從最基礎的列印記錄，到鎖定連接埠或IP、MAC位址，甚至還能加密列印封包，並匯入/匯出CA認證，但卻都經常遭管理者忽略，未將內建功能發揮到極致，便直接尋求外掛的管理措施；以下介紹中高階多功能事務機與雷射印表機早已內建的管理功能，只要善用這些控管機制，便可先從細部著手，以最節省成本的方式做單機設備管理，再配合外掛式管理設備，才能面面俱到，為企業減少列印浪費。

列印以外的MFP權限管理
上述的控管措施，都僅能管理單純的列印工作，但對於整合列印、影印、掃描與傳真的多功能事務機而言，除了一般的列印工作外，還是有可能透過其他方式造成輸出浪費。所以，中高階的多功能事務機也都具備功能權限管理措施，並鎖定設定選單，防止使用者擅改資訊，才能有效杜絕企業的輸出浪費。

HP的高階彩色/黑白多功能事務機，如4345MFP黑白雷射機種或4730MFP彩色雷射機種，都具備使用權限管理功能，可鎖定多功能事務機的影印、列印、傳真與掃描至電子郵件，以及掃描至資料匣等功能，也可控管彩色影印能力。HP具備多樣化的認證方式，管理者能選擇關閉各項功能，或設定選單。

但未內建使用者帳號資料庫，只能在EWS設定兩組群組密碼，以鎖定使用權限，不過，支援LDAP、Kerberos協定，可與企業帳號資料庫整合，讓使用者在使用事務機各項功能之前，必須輸入帳號與密碼通過認證後方能使用，可進一步控管使用者在列印以外的文件輸出。

而Lexmark的黑白雷射多功能事務機，同樣也能透過「Function Access」功能，管理影印、傳真與掃描等功能權限。特別的是，其不僅支援LDAP、Kerberos協定，還內建使用者帳號資料庫，讓管理者直接可在EWS手動建立使用者帳號，管理個別使用者的使用權限，也能鎖定面板的設定選單，防止使用者在未授權的情形下，擅改多功能事務機或印表機設定值，讓管理者能做更全面的列印管理措施。

刀槍不入的連接埠與列印封包鎖定能力
為防止非法使用者，安裝驅動程式越過外掛式管理設施或列印伺服器控管，私自使用彩色雷射印表機；中高階的網路輸出設備，早已具備獨特的連接埠存取限制功能，可以管理連接埠的存取權限，選擇關閉未使用的USB或平行埠等連接埠，讓管理者能統一全面控管。

除連接埠管制外，還能夠支援802.1x、CA認證等多樣化的認證加密標準，同時也能匯入/匯出認證資訊，可增加列印封包在區域網路或網際網路之間傳遞時的安全性，防止在傳送列印資料時，不會因駭客截取列印封包而造成機密資料外洩。

IBM與Lexmark更具備獨特的TCP/IP埠管理功能，可選擇只開放印表機專用的9100網路埠，進一步防止印表機未使用的TCP/IP埠接收大量垃圾封包，而產生網路阻塞，而無法正常列印的情形。

若要做更嚴謹的控管措施，高階雷射印表機還能再進一步鎖定可存取IP或MAC位址，更嚴格的限定能存取的硬體設備，可以讓印表機成為固若金湯的網路設備，徹底杜絕資料外洩或列印浪費的情形。

基礎的本機列印記錄功能

只要在HP印表機主機板的Flash插槽，置入MIPA列印管理解決方案，設備便會自動啟動MIPA管理功能，能對印表機做完整列印紀錄，並鎖定多功能事務機使用權限。

中高階的雷射印表機，也都內建單機的列印記錄功能，不過通常只能記錄如時間、使用者名稱，以及輸出總頁數等簡單資訊，且有時間限制，只能記錄近期的列印工作，當設備重新啟動後，即自動清除，無法有效供管理者儲存備查。

Lexmark內建硬碟的高階多功能事務機x646e，具備完善的列印記錄功能，且能永久儲存供管理者隨時查詢，且記錄欄目包含時間、使用者、主機、工作類型、連接埠、張數、面數等多達數十項，甚至還有每次列印工作的碳粉覆蓋率，能夠在不選購任何配備的狀態下，做完善的列印控管。

而HP則另外推出選購的MIPA列印管理解決方案，只要在列印設備的主機板插槽，置入MIPA控管方案的Flash卡，設備便會啟動長期的列印記錄功能，可記錄每筆列印工作的時間、使用者名稱、網域、黑白/彩色列印/影印頁數等而整資訊，且能匯出成CSV格式報表，方便管理者建檔儲存。

內建的列印記錄功能，都僅能提供單機列印資訊，無法統整、計算企業所有印表機的列印記錄，通常都要透過外掛式的控管措施，擷取所有使用者的列印記錄，才能計算企業整體印量。

大處著眼、細部著手，建置滴水不漏控管措施
僅導入列印記錄的控管方案，只能為企業做整體的印量控管，為企業減少約10%的列印浪費，然而面對佔企業總體列印成本高達80%的彩色列印支出，單純的總印量管制，卻無法徹底縮節彩色印量。但是，若僅應用設備內建的管理機制，卻也只能管制單臺印表機，無法針對企業所有列印設備統一控管，讓控管能力較差的低階列印設備成為漏網之魚。

所以，要為企業建置滴水不漏的列印控管機制，必需先導入整理的列印記錄方案，先從大處著眼，管理企業整體印量，然後，也要再進一步善用設備內建的管理機制，利用管制彩色列印、多功能事務機功能使用權限，以及鎖定連接埠、IP、MAC位址等功能，讓非法使用者存取印表機能力，讓印表機成為企業列印管制的最後一道防線，才能徹底管理彩色列印量，從最昂貴的彩色文件下手，為企業列印成本瘦身。文⊙王唯至