趨利避害：企業IM政策多偏「有條件開放」

根據iThome的調查發現，現在許多企業除了在選擇完全開放或是完全禁止之外，還有一個較為折衷的選擇，就是採用有條件開放的管理方式，企業會有這樣的考量，主要是想要擁有完全開放即時通訊所帶來的業務溝通方便的優點，卻又不至於導致企業的資訊安全、員工工作效率低落、商業資料外洩等問題，但也不會像是採用完全禁止即時通訊時，無法做到業務溝通的缺點。

根據我們調查企業使用即時通訊的政策中來看，企業在選擇完全開放、完全禁止與有條件開放中，以選擇有條件開放使用即時通訊的比率最多，占了38％，都比其他2種選擇高出了約1成左右的比例。

4成企業即時通訊政策為有條件開放
在這個折衷的管理方式中，透過在禁止員工使用即時通訊的考量下，開放了部份的人或是軟體。

根據我們的調查發現，許多企業會選擇有條件開放即時通訊軟體，大多會限定部門、對象、只准企業內部使用、或是只准在某幾臺電腦上使用，只可以透過申請後才可以使用，甚至有的企業為了管理方便，會限定或禁止使用某一些即時通訊軟體。

在這一些考量當中以申請後才可以使用的比率最多，占有56.1％，其次分別為限定使用某些即時通訊軟體，占有33.3％，有22.8％禁止傳檔功能，有9.6％限定對象，有8.8％只准企業內部使用，有5.2％限定部門，有4.4％禁止使用某些即時通訊軟體，另外，有2.6％限定在某幾臺電腦可以使用。

申請後才可以使用，占了5成
因為即時通訊對於降低企業通訊成本效益是看得出來的，不過卻也容易造成公司內部機密資料外洩，因此，許多企業會在禁止大部分員工使用即時通訊的情況下，開放某一特定部分的人來使用，這些企業是讓工作上的確需要用到即時通訊軟體的人，經過申請之後就可以安裝使用，透過申請才能使用的，在整體中就占56.1％，從各產業來看，其中又以金融業最高，有70％。其次分別為服務業的53.3％，製造業的45.4％。

根據我們訪談企業的結果發現，企業設定需要透過申請才可以使用即時通訊的考量，主要是讓一些工作有需要的對外聯絡的單位，可以有一個有效溝通的管道，通常這一些單位，像是業務部門、客服部門等，可以透過即時通訊，與國外或者是一些上下游客戶直接做溝通，但是卻又不失為一個可以控管的機制。

甚至就有一家金融業者指出，為了溝通方便所以開放部門的人可以透過申請來溝通，不過這一些申請的人必須要經過部門主管、經理的核可後才可以使用，並且還必須要提出明確的溝通需求，才可以提出申請。

像是環隆科技採購、業務、研發部門都是必須要透過申請可以與外面的人溝通，而該公司雖然開放這一些人可以申請後使用，但是卻也表示開放使用的員工，並非就完全沒有受到監控，該企業則是有針對即時通訊的對話內容做側錄，該公司資訊企畫部課長王明正就表示，以前使用傳真、電子郵件時，都有一個作為交易方面的文書依據，但是為了溝通方便，所以開放部分企業員工使用。會做測錄，就是用來防止像是一些採購單據出錯時，有一個紀錄交易，未來可以針對交易的內容有一個憑據。

企業禁止員工使用即時通訊傳檔占22.8%
根據我們的調查發現，企業端在有條件開放員工使用即時通訊的考量中，禁止員工使用傳檔功能的考量，占有22.8％，有製造業者指出，因為使用即時通訊傳檔，常會有不明的檔案傳送，當企業員工不小心點了接收時，可能就會造成病毒入侵、電腦中毒的情況，因為許多他們公司就禁止使用傳檔功能，依班員工要用可以，但只可以以文字交談。

另外，也有一家金融業者也指出，他們也是禁止使用傳檔功能，不過是為了一些機密資料外洩的因素，雖然電子郵件也可以傳送檔案，不過由於該公司的電子郵件都有做1～2年的備分機制，所以還可以做紀錄，但是即時通訊卻沒有該項機制，因此，雖然開放員工可以使用，但是卻不想要因為開放傳檔的功能，而反而為一些有心的人開啟了一到方便之門。

事實上，根據我們的訪談中，發現許多企業會禁止傳檔的功能，也有部分是考量到企業內部頻寬的問題，因為使用即時通訊也會占頻寬，像是目前一些即時通訊的影音、語音甚至是一些照片顯示等，也有企業表示，像是一般在對話時有一特別的文字，因為這都屬於圖像，都還是會占有企業內部的頻寬，所以為了讓公有資源，可以有效運用，因此，許多企業在這一項考量之下，就採取了禁止傳檔的功能。

限定某些部門特定人員使用
根據我們的訪談結果發現，許多企業為了讓特定人員使用即時通訊，仍然開放特定的人員可以使用，不過這一些人大多是占少數，像是桃苗汽車依職位等級不同，有不同的使用規定，台北國際商業銀行只有總管理處的人可以使用，保德信國際人壽保險則開放給管理階層主管使用等。

此外，也有為了溝通方便而開放給指定的公關部門、業務部門可以使用，像是遠百企業資訊技術部經理李國維就表示，該公司限定企業內的1位公關可使用，而且只可以使用MSN，過去該公司也是曾經由完全禁止到現在部分開放的方式，會有這樣的考量主要是因為，除了考量到目前的電話費用是在業務接受的範圍內，同時為了怕全開放了之後會有頻寬的問題，由於現在有200個企業使用者使用2M的頻寬，因此，就只開放一個有需要的人使用即時通訊。