建置過濾機制前，企業應確立一套垃圾郵件政策

由於垃圾郵件的定義見仁見智，沒有對或錯，端看企業自己的政策。企業必須先有一套自己的郵件使用政策與垃圾郵件過濾標準，先是定義何謂垃圾郵件？像是哪些電子報算垃圾郵件？哪些不是？究竟可不可以利用公司帳號收發私人信件？員工擁有哪些使用權利？這些使用細節最好都有明確規範。甚至是提醒員工不要回覆任何的廣告、募款或電子商務郵件，因為這些動作都會助長垃圾郵件的發展，也有可能讓公司網路暴露在病毒的威脅下。

對於一些郵件使用細節也要註明，像是郵件信箱的容量大小，可以收發的內容、格式、檔案類型、大小及轉寄人數等郵件限制，另外，像是提醒員工關閉Outlook上的會議自動回覆功能，或全部回覆功能。也不在沒有保密協議或加密機制的網站上，隨意公開或登記公司郵件帳號。至於員工可不可以使用web mail？任意在公司瀏覽網站或加入會員前，都應先閱讀網站上的隱私權聲明。

以賽門鐵克為例，就在公司內部網站上明定所謂的郵件使用規則，像是公司郵件主要適用與夥伴、客戶與員工間的溝通與聯繫，只限於處理跟公司業務相關的事情上，相當強調只用於工作。並直接告訴你公司的郵件往來都有側錄，因此強烈建議員工不要在透過郵件傳遞個人的隱私，公司保留進入員工信箱的權利，必要時還可以禁止員工使用郵件系統。

甚至出現「不要寄出你覺得會在明天新聞上出現的內容」，像是情緒性的發言、威脅性的字眼，都是在提醒員工郵件這個聯繫工具的特性，主要是因為郵件轉寄的容易度很高，任何你覺得是機密的事情都可以輕易而大量的流傳出去，也不能確定誰會收到。企業如果能夠公布這類使用細節，甚至簽署使用條款，也比較不容易在郵件使用上與員工或客戶發生紛爭或衝突。文⊙高雅欣

企業制定垃圾郵件政策建議

●不要隨便公開公司郵件帳號，減低曝光或被攻擊機會
●明確規定郵件可以收發的內容、附檔類型、大小、轉寄人數等限制
●建議員工不要用公司郵件系統收發個人信件
●甚至要求員工簽署電子郵件使用條款

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