MIS管理效率大躍進-MIS談企業資訊環境的管理現況

用管理降低技術需求，或使用套裝軟體與服務合約簡化管理？

MIS人員是每一個企業IT建設的基本成員。不論企業規模的大小，一定存在著管理電腦的需求，辦公室的個人電腦與周邊配備、網路布線與機房的伺服器，都是MIS管理的硬體範圍，同時也得時時自我充實，了解新的IT技術，及負責評估新舊資訊系統的可用性，以達到企業降低總管理成本目標。

規模大的企業會任用較多的MIS人員，分工較為仔細；規模小的企業，MIS人員常常會緊縮到只有一位，工作更吃重，既要處理電腦硬體的障礙排除或送修，還要解決企業每天發生的各種大大小小的IT疑難雜症。使用者對MIS人員常常交織愛恨情結，「冤有頭，債有主」，電腦出了問題，絕對不是員工個人應該頭痛的麻煩，交給MIS處理即可；恨的是為什麼總要耗費時間等待MIS人員處理，工作全都得延後，等到修理正常後，才得以加倍努力，趕上落後的工作進度。日常任務與角色定位

接受iThome採訪的四位訪者所屬的企業規模都不大，一位是有線電視業者，兩位是軟體開發公司，另一位是外商網路公司的子公司。四位訪者皆表示，所屬企業都具備病毒的基本防禦能力，加上防火牆的阻隔，這幾乎是所有企業的標準安全資訊環境必備。

儘管市面上企業級的管理工具非常眾多，但是4位MIS的公司都沒有導入這些解決方案，成本是企業經營第一考量，IT成本的投入不在於當時的流行，企業就會立即投資，往往是源自上下游廠商的資訊交換需求，才促使企業願意大量投資，四位訪者的企業都不是著重在產品生產製造方面，因此也沒有導入ERP，企業營運的各種業務所需的IT工具，大部分會採取直接買套裝軟體解決，或是針對公司不同於其他產業的特殊需求自行開發。

有線電視業者MIS人員表示，由於資訊系統的應用程式仍然使用DOS環境，內部網路架構主要使用的是NetWare 3.×，至於辦公室電腦的網際網路需求，獨立使用一條對外線路共享，與內部網路隔開，未來他們全部改變成全面採用Windows應用程式的電腦環境後，考慮使用類似Windows Server 2003的終端服務，來集中控管企業內所有電腦的軟硬體資源；其他3位MIS人員則表示，企業的電腦桌面大部分已經使用Windows平臺與AD（Active Directory），有的企業也建置如AIX的大型主機，但是並未考慮集中化管理的解決方案。

有線電視業MIS的資訊服務性質與其他三者差異較大。有線電視業務流程，牽涉到客戶付費收費的問題，較為繁瑣，目前的開發需求，為了因應上游系統商與頻道商導入數位電視的計畫，原有的在DOS平臺的資訊系統顯然不堪使用，他們被迫改弦易張的原因是DOS先天記憶體640kB與檔案系統的限制，Dbase資料庫無法負荷新需求，NetWare的網路環境只能架構單一的區域網路，僅能使用Novell與微軟的網路協定指令，無法充分應用TCP/IP以節點方式串聯，分公司跨網域的需求只能依賴專線方式全部連接在一起，越來越不具經濟效益，假如在VPN上使用IPX網路，他們認為傳輸效能必定會大打折扣。所以他們目前準備導入Windows環境，資料庫採用Oracle的新資訊系統。

其他MIS人員的資訊基礎架構，較接近目前主流的Windows網路環境，他們普遍認為安全比效能來的重要，但事實上只能各憑MIS的專業能力，管理企業內部環境的各種IT需求，使用的管理工具傾向現有系統平臺提供的。有一位MIS人員透露他最常用的工具是Ghost處理資料備分與還原；防毒管理，現有市場上的軟體通常都能做到自動化大量部署更新或遠端管理；不過修補程式安裝，通常因為沒有利用適當的工具，無法即時掌握眾多使用者電腦的系統修補狀態，假如企業沒有好好應用Active Directory（AD）的功能，在大量部署應用程式時，不使用AD，又不考慮使用其他部署工具的情況下，很難快速完成更新計畫。

AD是Windows網路環境的重大議題，有線電視MIS人員表示他們使用了Windows Server 2003，建立了新的AD，不料內部網路的Exchange 2000 Server就無法使用了，問題仍在釐清中，不過他們仍評估升級到Exchange 2003 Server的可能性。Windows Server 2003帶來新的AD，對許多企業而言，原先建置的是Windows NT的網域，所有電腦升級到Windows 2000的AD已經不容易，新AD建置後，企業需評估現有伺服器運作受到的影響，而不單考慮軟體版本的升級問題。單純化IT環境

任職於網路公司的一位MIS人員表示，分公司沒有專屬的MIS部門，原先有編制，之後因為整合需求被裁撤掉，由技術部門的人員兼職處理。由於公司的郵件伺服器與網站伺服器都在總公司，除了財務會計系統，大部分業務流程都能夠在網站應用程式流程裡完成。他提到他的工作，以採購產品與報修通知為主，反而與技術沒有太大的關係。採購時，廠商的保固合約非常重要，他堅持一定要三年的充分保固，以及廠商承諾的技術支援。例如企業防毒的產品，他們使用趨勢科技的OfficeScan，與他們簽署了維護合約；其次是廠商與設備型號單一化，公司的個人電腦因為員工的工作具有移動辦公性質，公司決定採購筆記型電腦，因為電腦設備的更新在三年內換了兩次，淘汰率高，因此硬體的升級與損壞的機率也不大。跟技術有關的是，他必須負責判斷設備是否符合報修標準，由於網路公司的員工的IT素質遠比一般企業員工來得高，所以一部MIS安裝好的電腦，他們更有能力對自己的電腦做日常的系統管理。

為了降低採購與管理成本，因為臺灣分公司人數低於50人，公司決定在辦公室針對特殊需求，如掃描、燒錄或特殊用途的軟體，設立員工公用電腦，減少集體部署的需求與成本。他提到難以控制的是員工的移動辦公，有時候會是安全網的漏洞，員工自行安裝的應用程式，不僅會產生軟體智慧財產權的爭議，也會增加管理複雜度。技術還是管理？

受訪的一位MIS人員表示，處理問題時，花最多時間的是使用者問題解決與伺服器回復測試；另一位則表示不管是程式開發的除錯或找出使用者問題，「找出真正的問題點」會是幫助管理者快速做出處置的關鍵，這不僅牽涉到技術的認知，大多來自先前對於系統架構的規畫與日常勤於維護的經驗與記錄，這些實戰經驗都不是接專案或參加認證能夠得到的寶貴經驗，相對的這樣的累積，的確是很耗費時間。

一位訪者說，MIS會舉辦內部教育訓練，講解企業的電腦網路環境及軟體使用合法性，讓技術能力不佳的使用者能夠一個步驟完成為原則，技術能力強的使用者對MIS人員是雙面刃，他們可以減少管理數量，甚至可以協助其他同事，但是同時也有成為駭客的潛質，鑽系統漏洞，對公司造成一些危害。

一位MIS人員評估自己日常工作性質需要的職能，他認為技術約佔65%，管理佔35%，其他人也表示MIS工作偏重技術。有一位MIS說，在業餘時間接專案來提升自己能力，另一位表示會參加認證，在考認證過程中能夠學到不曾接觸到的問題或技術。從事MIS的人員，本身通常都具備了對於IT技術的熱情，自我成長是樂趣，但牽涉到職能的升遷與薪水，就不再是樂趣。以國民教育的問題對照認證制度，同樣發生科目林立，種類繁多，考試領導知識的教授與學習，資訊被切割得支離破碎，學習的人不可避免的背誦死記，無法獲得統整的經驗。考取認證的風險是，不見得貼近企業實務需求。接專案與參加認證有時候會影響到正職的工作。

每一個MIS人員應該以企業的需求為重，恪守自己的責任與專業。有人曾說年輕時，以精進自己的專業為目標，步入成熟階段後，倚靠的卻是人脈，關鍵來自腳踏實地的服務掙來的信任，無法取巧。文⊙李宗翰