近年IBM開始切入SaaS型態雲端服務,其中一款IBM SmartCloud Engage Advanced,是一款基於企業社群協同應用的SaaS雲端平臺,並整合多個日常工作需要的商務軟體服務。

從功能上來看,SmartCloud Engage Advanced結合了電子郵件、視訊會議、文件編輯、檔案分享、社群與活動等功能,而且,使用者可以直接在平臺上編輯文件、試算表與簡報,就像Google Drive、微軟One Drive一樣。這樣的好處是,豐富的功能應用可以透過同一平臺操作,達到內部組織溝通、分享與協作的目的。此外,將社群機制與其他服務整合,也是這款產品的特色之一。

這個平臺的另一特點是,對公司以外使用者的協同運作也很友善,可將檔案、會議與社群與外部使用者共用。

不過,這套雲端服務提供企業管理者可使用的管控功能並不多,是較為可惜之處。雖然管理者可以建立組織與人員資訊帳號、檢視檔案下載的歷程、設定應用程式內容的功能,並可定義使用者網路連線登入的IP位址範圍,但無法管理各個功能細部設定與使用者的權限,彈性較少,需要使用者自發管理。而且,像是帳號建立時的表格匯入與AD整合,介面上並沒有提供操作的選項,原廠表示這些功能需透過IBM協力廠商整合。

另外,平臺上的報告資訊也相當稀少,只有針對會議、音訊使用情形的報告,無法檢視個別使用者的使用狀況,或是使用者、應用程式的檔案空間使用狀態,以及外部使用者的加入狀況。

計費方式上,若比較Google Apps Business、微軟Office 365線上服務功能版本相近的服務,SmartCloud Engage Advanced不算太貴,每用戶每月的費用為11.5美元。只是,目前臺灣使用者如要選用該服務,需透過原廠及協力廠商購買,相較現行雲端服務的型態,無法直接從官網線上購買,相當不便。

若企業有較高的機密資料需求,企業可採自建形式,也就是私有雲模式,並可搭配架設於公司內部網路的IBM Domino郵件系統,彼此合作,達到公私雲混合應用的模式。

內建企業級社群互動機制,功能整合性高

我們實際操作SmartCloud Engage Advanced試用版,其介面功能與社群機制的整合性不錯,介面也已經全部中文化,容易操作、使用。

當使用者登入平臺首頁,介面將顯示個人資訊面板,左側邊欄是關於個人訊息的檢視,包括更新、提及、通知等事項,上緣的主功能列則可以開啟其他頁面,像是Email、會議、文件編輯、檔案分享、社群與其他應用程式等功能,方便使用者在同一平臺便能啟用工作所需的功能與服務。

首頁中央區塊的畫面顯示則像是Facebook的個人動態分享,這提供了專屬企業內部的社交網路平臺。只可惜,功能上還不像Facebook可以在貼上網址時,自動顯示縮圖預覽,較不直覺。

在這套服務平臺上,使用者可以線上編輯文件、試算表與簡報,這是因為平臺上提供了IBM Docs功能,因此可多人線上共同編輯微軟Office文件,但比較特別的是,編輯後儲存的檔案格式是DOC、XLSX、PPTX,稍有不同,不過上傳文件在線上編輯時,則可維持既有的新舊Office格式,並支援開放格式ODT、ODS、ODP,文件相容性表現算是不錯。

平臺上亦整合IBM iNotes模組,可使用電子郵件、行事曆、通訊錄、日誌與待辦清單功能,特別的是,這些功能是以子頁籤的方式顯示在工作視窗中,不用離開頁面即可切換,並可以直接在行事曆新建會議排程。至於線上會議功能方面,可以分享檔案與電腦畫面,並具有即時訊息、音訊、舉手、錄製功能,最高可邀請200位使用者加入,數量算是足夠,會議發起者也能設定會議密碼,避免未授權的使用者加入。只可惜,目前還沒有加入視訊功能,無法滿足有視訊需求的使用者。

利用社群功能增強組織協作環境

在這套服務中,建立社群與發起活動,是平臺中另外較重要的兩大功能。像是在社群功能頁面,主要包含檔案、Wiki、討論區與書籤等功能,有助於多人共用檔案、資訊與分享。對於檔案與Wiki功能也提供版本控管與留言評論機制,互動容易。但要注意,每個社群有500MB使用空間的限制,若分享檔案容量較大、數量較多,可能感到不便,使用者需要新增子社群以獲得新的500MB空間,所幸社群與子社群的數量並沒有限制。

此外,發起活動的功能對於專案工作進行時也很好用,此功能中的待辦事項設定實用,可指派成員、設定到期時間,並分享檔案、書籤與評論,讓專案團隊的工作注意事項、交接任務、問題反應,都能從活動專頁上聯繫,並隨時檢視更新。綜合來看,這些功能讓我們可以方便地共用資源、分享討論資訊、指派待辦事項與追蹤進度,且檔案分享的機制,也與傳統樹狀管理形式不同,狀態更新也能自動以電子郵件通知。


提供社群應用與機制,便於討論與分享

介面上,使用者可以建立社群以分享資訊並互動。包含檔案分享、建立WiKi、成立討論區等功能,並具有版本控管功能與評論機制。

具有簡易外部人士邀請功能,內外使用者可在同一平臺協作

另外,SmartCloud Engage對於外部使用者的邀請方式很容易,使用者可以將社群、會議與檔案共用給外部使用者,如此一來,即使上下游合作廠商、客戶也能透過同樣的平臺溝通與協作。而且,這個機制沒有數量限制,被邀請者也能自行邀請外部成員,相當方便。但受邀使用者的功能權限較少且被動,上傳檔案空間也只有25MB,不像內部使用者的每人檔案儲存容量是5 GB。

除了上述基本功能之外,這款產品也提供外部系統工具的擴展性,可將整合協力廠商應用程式嵌入系統平臺,像是專案管理軟體ProjExec Live等。


可召開多人線上會議,並預約排程

在會議功能方面,用Smartcloud Engage Advanced可以很方便地邀請平臺中的內部成員或外部來賓,相當實用。介面中,可以即時輸入文字訊息,並能快速分享檔案與電腦畫面,使用者亦可事先透過行事曆建立會議排程。


 產品資訊

●建議售價:每帳號每月11.5美元 ●原廠:IBM (02) 8723-9616 ●網址:www.ibm.com ●主要功能:電子郵件、行事曆、文件編輯、檔案分享、社群管理、多人會議 ●版本:進階版、標準版、Connections、Meeting與Notes ●支援第三方應用程式:ProjExec Live、Skype、Salesforce.com、SugarCRM、SAP Ariba、Silanis e-SingRoom與e-SignDoc

【註:規格與價格由廠商提供,因時有異動,正確資訊請洽廠商。】 


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