臺北市資訊局長呂新科 (攝影/洪政偉)

資訊系統的發展如同市鎮一樣,如果缺乏總體的基礎架構規劃,每個建築物都依各自需要建設,市貌及城市的核心機能就會越來越混亂。」今年1月接下臺北市資訊局長的呂新科這麼說。

臺北市身為首善之都,擁有約270萬人口,在城市機能的各方面發展上,幾乎都比國內其他縣市發展來得早,然而,發展較早的臺北市,不僅面臨了都市更新發展的迫切需求,政府資訊基礎建設也不例外。

很早之前,臺北市政府便體認到透過資訊化提高行政效率的必要性,早在1976年臺北市政府就籌畫建置電腦中心,1979年正式在北市主計處底下成立臺北市政府電子處理資料中心,後來改稱臺北市政府資訊中心,2007年升格為資訊處,又在2012年改制為資訊局,從二級的機關提高到一級,顯示臺北市對資訊專責機關的重視。

資訊局扮演角色也有變化,最初的電子處理資料中心,推動各單位業務電腦化,如地政、人事、工商、就業,在大型主機上開發資訊系統,後來因大型主機逐漸被工作站取代,加上PC及網路加速走向分散式架構,既有資訊系統建置由各業務單位接手,資訊中心的工作轉為偏向顧問諮詢及專業性質工作,例如市政大樓的網路規畫設置、市政資訊交換中心的規劃設置、市政資訊服務系統規畫設置。這幾年則扮演臺北市重要資訊基礎建設、智慧城市的推手,催生公共Wi-Fi服務、提升公民參與的i-Voting或是智慧支付平臺pay.taipei等。

但是,資訊系統由各機關單位接手,長久累積下來,資訊系統缺乏一致性的架構管理,慢慢演變成疊床架屋、重覆投資開發的狀況,甚至發生系統間整合不易、相互衝突的問題。

呂新科表示,早期市府的資訊系統開發策略,大多偏重問題的解決為主。「以解決問題為目的所建立的系統,容易落入各自區塊為主的發展方式,加上資訊系統大量委外建置,造成很多解決方案和資訊系統並存、重疊,導致很多獨立的資訊系統,長期累積下,系統間整合困難,維護成本也愈來愈高」。

呂新科回想起市長柯文哲第一次見到他,就強調對e化的重要性,並鼓勵他上任後能夠放手去做。這也是呂新科上任後的首要工作。

呂新科過去在教育界工作長達23年,曾擔任過文化大學推廣教育部資訊長、教育長、文化大學資管所在職專班所長,專長領域為資訊管理,大力推動以架構規劃組織的資訊化發展。

他相當瞭解資訊系統在企業轉型所扮演的角色。不論是創新或文化的改變都是持續、緩慢的演化過程,如何透過治理及管理讓轉型的過程朝向最佳化發展相當重要,甚至在轉移的過程中持續獲得優化,是企業轉型過程中面臨的最大挑戰。

「資訊系統的改造應朝向有秩序的演化過程,如同都市更新一樣,進行資訊系統的整體規劃,透過這個方式進行板塊的重整,達到資訊系統的景觀逐步演化,這種有秩序的轉型,能夠平衡現在及未來的風險,也是對市民最大的責任感」,呂新科表示。

推動政府企業架構,鏈結市府策略目標與IT

臺北市政府底下共有152個局處單位,大大小小682個資訊系統,並有6萬多名的員工,分散在各機關部門的資訊人員高達905人,在城市的治理規模或是政務系統的龐雜度,在國內城市中都算是名列前茅。

以臺北市的資訊系統發展為例,自動化系統、委外開發的應用、老舊的應用系統、電子市集系統等等,都有各自的檔案下載系統,重覆的系統建置,導致預算重覆投資,並且缺乏統合的技術標準。

因此,呂新科上任後希望導入政府企業架構,以架構規劃引導的方式,使各單位的資訊專案能夠符合市府的整體策略發展方向,確保系統的整合和無縫的資訊流,減少資訊系統的重覆投資開發。

他引用美國資訊管理學域2016核心職能的e化架構工法「企業架構」(Enterprise Architecture),這套e化架構工法,要求資訊專案管理要考量到資訊基礎建設、資料/資訊與內容管理、資訊系統管理與運作、系統開發與部署,還有業務持續性與資訊確保,以及倫理、影響與永續六個構面。

透過這套e化架構工法,結合臺北市政府的策略地圖,包含營造永續環境、健全都市發展、發展多元文化、強化社會支持等八項策略目標,讓各機關的資訊專案都能符合市府整體策略方向。

借鏡FEA的分層架構

臺北市資訊局長呂新科表示,「資訊系統的改造應朝向有秩序的演化過程,如同都市更新一樣,進行資訊系統的整體規劃發展」。 (攝影/洪政偉)

為了讓企業架構工法適合臺北市政府各級機關單位,呂新科借鏡了美國聯邦政府的FEA(Federal Enterprise Architecture)聯邦企業架構,FEA將資訊架構的治理層級化,最上層是聯邦資訊架構,中間是州級政府資訊架構,下面則是城鎮資訊架構。各單位進行架構規劃時,同時作財務規劃,最後進行專案建置。美國白宮的管理與預算辦公室(OMB)也導入FEA,要求在IT預算審理,不只有預算審核及IT業務,還要有企業架構、IT元件說明,供OMB進行全盤性的審核。

參考FEA的分層架構管理精神,資訊局規劃建立一個府級的e化大架構,在這個大架構底下,各機關可建立自己的e化小架構。

「這套架構方法論,能以總體視野,配合階段性的循序漸進,達到有效的資源分配,減少重複,獲得較好的系統統合效果」呂新科說。

在各級機關的資訊專案治理上也調整SOP審核流程,在策略規劃方面,先由府級單位設立財務總計畫及資訊總計畫,接下來,各局處提出4年資訊計畫,說明架構及預算的整體規劃,由府級單位審核,各局處再依審核意見修正,再提出各局處的年度資訊專案,同樣須說明架構評估、預算申請,由府級管理單位審核其預算、架構,各局處再依意見修正,最後,各單位提出具體的資訊專案,由府級單位依架構治理審核專案。

為了讓各局處提出的資訊專案有共同的規範,資訊局也建立共同規範及作業流程,由各單位提出資訊系統說明文件,描述業務流程、應用、資料、技術架構及資安,例如資料流程圖的說明文件格式。

以共同、共通減少重覆投資開發

資訊局也推動集中治理、分散賦權,打造共同系統、共通平臺,減少資訊系統的重覆開發、資源浪費情形。

「資訊系統持續演化的過程,需要建立起一套方法,否則就會導致失控,首先,對業務的最小公約數採用共同、共通解決,其餘的則以分權賦能的精神,建立共同的管理規範」呂新科說。

呂新科所謂的共同系統,指的是各局處在業務上都會用到的資訊系統,例如公文系統、電子郵件系統、請購及核銷系統。

而共通平臺則是打造共通的核心引擎,讓不同單位能依照自己的業務進行客製化,例如今年8月,市府的KM知識管理系統將從共同系統改為共通平臺,讓各單位可以客製化他們的知識類別、元件等等。其他還有用於客製化業務上所使用的電子表單的流程引擎,可客製化儀表板的數據分析引擎等等。

共同系統就像是從N到1,將原本各單位使用的多套核心系統整合為1套,成為各單位共用的共同系統,而共通平臺則是從1到N,打造一個共通引擎,可依需要客製化為多個系統。

落實治理一條鞭,從根本改善市府體質

然而,只是資訊專案的治理導入企業架構工法還不夠,臺北市政府底下152個局處機關,除了資訊局現有101名員工,分散在各個局處單位的資訊人員高達800多人,組織、資訊人員都造成管理上的難題。

目前臺北市政府推動了資訊治理一條鞭,包含「統合治理」、「教育訓練」、「溝通協作」、「人才流用」、「績效評核」五個主要部份。

當中的統合治理,涵蓋了前面提到的企業架構工法,智慧城市專案及資安政策與編制,教育訓練則為市府的資訊人員舉辦實務課程、職能訓練,為了強化跨局處的溝通協作,為各局處的資訊主管設立CIO Line群組,人才方面,則對各局處的資訊業務主管造冊列管,加強人員任用的跨局處協商面試,績效評核則包括每年對各局處機構的IT整備度、成熟度進行考核。

為了推動新的資訊治理方法,資訊局召開資訊聯席會議,邀請各局處的資訊主管,向他們說明以藍圖為本的企業架構工法的好處,以及資訊專案的共同規範及格式。

「我們希望不只是定下共同規範,透過管理手段強化治理,也能讓其他局處的資訊人員能夠瞭解到新的架構工法、資訊治理策略所帶來的效益」,呂新科表示。

化身智慧城市各項應用的實驗場域

除了強化臺北市的資訊治理,臺北市長柯文哲上任後,推動智慧城市的策略,除了政府由上而下的推動之外,也開放民間企業向市府提出企劃案,由下而上,市府評估後,投入資源以城市作為測試場域,成為各種創新應用的概念驗證專案,資訊局正是這項策略背後的重要推手之一。

呂新科指出,通過概念驗證專案,可以評估應用的可行性,是否可以大規模商用化,若概念驗證成功,市府再作小規模部署,最後再作大規模的落地實行,這個方式可以避免風險,又能保持創新的發展步調。這麼做也能帶動國內的智慧城市相關產業的發展。

透過這個方式,從眾多想法中找出解決城市問題的方法。三年下來已驗證了170個POC專案,一半專案退場,僅1/4完成,進入機會評估階段,評估這些專案的下一步,需要募資或再次驗證,或是成熟至可進入先導落地階段。

成功的專案如翡翠水庫透過LoRa蒐集分析水文、水質,還有在中小學設置蒐集PM2.5資訊的空氣盒子。

  CIO小檔案  

臺北市資訊局長呂新科

學歷:臺灣大學資訊管理研究所博士

經歷:1996年擔任文化大學推廣教育部資訊處長,2004年成為推廣教育部執行長,並於2012年兼任資管所在職專班所長,2013年成立亞洲企業架構與系統動態學研究中心,推廣企業架構理論與實務,2017年4月擔任教育長,2019年1月11日接任臺北市資訊局長。

  機關檔案  

臺北市政府

● 機關名稱:臺北市政府

● 地址:臺北市市府路1號

● 成立時間:1967年7月1日

● 主要業務:臺北市政管理

● 員工數:65,664人

● 市長: 柯文哲

  資訊部門檔案  

● 資訊部門主管職稱:資訊局長

● 資訊部門主管姓名:呂新科

● 資訊部門人數:資訊局101名員工,市府資訊人員總計905人

● IT預算:全府約25億元

● 部門分工:資訊局底下分為綜合企劃組、設備網路組、應用服務組、系統發展組及秘書室、會計室、人事室、政風室等4組4室

  公司大事記  

● 2015年1月:正式啟用「.taipei」頂級網域網址。

● 2016年1月:i-Voting系統上線。

● 2016年3月:發行IPASS 3.0雙介面CPU電子票證。

● 2017年2月:公共費用導入智慧支付,和8家支付業者合作。

● 2017 年 5 月:全國首創「智慧城市產業場域實驗試辦計畫」,強化產官學合作,讓臺北市成為智慧城市提案實驗場域。

● 2018年7月:正式簽署資料開放憲章(ODC)。臺北卡3.0完成。

● 2019年5月:臺北市政府資料開放平臺升級為「臺北市資料大平臺」,增加付費資料、API測試功能。


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