台灣森永製菓營業管理部電腦擔當主任彭維祥懷抱著一股社會新鮮人獨有的自信,不畏艱鉅且勇於嘗試,憑著一股「要做就做好」的精神,一肩挑起ERP系統導入客製的重擔。讓他在實務經驗中學會使用簡單的方式解決問題

一走出捷運奇岩站,撲鼻而來的是讓每個孩子都為之瘋狂的陣陣糖果香,尋源頭而去,正是以牛奶糖聞名的台灣森永製菓(簡稱森永)北投工廠。出來迎接我們的是看上去有些靦腆的台灣森永製菓營業管理部電腦擔當主任彭維祥。

電子科背景的彭維祥,在2007年甫從高雄師範大學工業教育學系畢業後,就進入森永擔任資訊人員,就像許多初入社會的新鮮人,彭維祥一開始懵懵懂懂,但是對製造業和電腦資訊毫無經驗的他,一任職就得接手森永導入ERP來因應民國百年蟲的考驗。

買回系統原始碼,親自開發與維護

50年老字號的台灣森永製菓,承接自日本糖果研發技術和生產設備,內部產線沿用多年的MRP系統,也是直接從日本引進的系統。但是這套日系MRP系統沒有考慮到臺灣的民國百年蟲的問題,所以,森永決定委外客製,導入新的ERP系統。彭維祥到職時,森永這套新ERP已經試行了一段時間,但還沒正式上線。

彭維祥碰到的第一個難題就是,公司的ERP系統有很多當初沒預料到的問題,例如,台灣森永直接沿用了日本的系統和生產設備,即使是相關部門的人員,也不一定全盤了解這些生產報表的邏輯,以及資訊系統和產線運作的底層關鍵和看不見的運作細節。這都是森永資訊部門規畫ERP需求時面臨的困難。

而這也讓委外開發ERP系統的外包廠商,無法完全仿照森永的工作流程,甚至,森永與外包廠商無法討論出一套系統能符合需求的設計,最後由廠商逕行以自己的經驗,以臺灣一般食品製造業的經驗來設計系統。這也造成了森永ERP導入後,日後須大量客製才能符合內部需求的隱憂。

再加上,近幾年來,森永業績快速成長,從臺灣市場擴大外銷到海外市場,如美國、中國等,原先委外廠商以中小企業規模開發系統模組,也不適用於後期森永大型營運規模的需求。

所幸,森永導入ERP時,也購買了系統原始程式碼以便後續開發和維護。不過,在ERP系統委外開發之初,森永先前的資訊人員只留下了簡單的流程圖和初版的規格書,也就是說,系統導入之後的修改和維護都沒留下任何紀錄!對幾乎毫無經驗的彭維祥來說,無疑是一大挑戰!許多資訊人員光是看到要負責幾十萬行的ERP程式碼,大多反應恐怕都會嚇一跳!彭維祥也坦承,一看到這麼大量資料和龐大程式碼,的確倍感震撼。但他卻覺得,這麼龐大ERP程式中,一定藏有很多寶物和資源。彭維祥憑著一股「要做就做好」的精神,一肩挑起ERP系統導入客製的重擔。而且「森永也願意給予員工時間學習,這點滿關鍵的。」他認真的說。

於是,彭維祥開始自修程式開發,並仔細研究森永ERP每一支程式的程式碼,一邊解讀程式碼的邏輯,一邊透過測試來了解程式運作邏輯。他靦腆的說:「當時是個新鮮人,覺得自己很強,什麼技術都有,一定要改革一下,學到的程式開發技巧和知識,都套進系統試試看。」

模擬部門表單運作,甚至親臨生產線了解業務流程

森永ERP系統的原始碼,就像是彭維祥的學習教材,而森永實際運作的系統資料,更成為了彭維祥的實驗素材。

他導入虛擬化平臺,建立一個測試環境,並利用實際資料,觀察這些調整或不同參數的執行結果,以了解每一支程式的運作原理,從中來摸索ERP系統背後所隱藏的食品製造業商業邏輯和公司內部產線的運作思維。

舉例來說,起初,這套ERP系統沒有提供物料清單BOM表的輸入機制,每一項產品的BOM資料只保存在研發部門沿用自日本的專用系統中,研發部門先利用Excel來製作每一項產品BOM表需要的資料,再匯入ERP系統中計算,來產生營業報表。但是,當各業務部門需要新報表時,這樣的作法就受到考驗與挑戰。

台灣森永製菓的原物料從日本進口後,森永公司的員工只是將日本公司提供的原物料報表資訊,依照原有Excel資料表上的欄位要求,依樣畫葫蘆照著前人的作法輸入數字,例如某一項牛奶糖產品,採用了哪幾種原料,每項用量多少等,但員工並不清楚這些資料表欄位間的關係以及背後運算公式對生產流程所代表的意義。

但是,彭維祥得需要了解各個欄位的定義和關係,才能在ERP系統上開發新的報表或調整系統能產出的報表內容。但他無法從研發或各業務部門取得需要的資訊。再加上,彭維祥資歷淺,連各部門的工作流程都還不熟悉,更難知道系統運作的來龍去脈。

因為彭維祥無法取得沿用自日本的舊系統核心程式碼,所以,他先取得各地營業所現有的報表和專用系統產生的文字檔資料,再分析舊有報表程式可取得的程式碼,進行資料比對和測試,尋找出資料庫資料欄位間的相依性。

另外,彭維祥也參考研發部門Excel檔案中隱藏的計算公式,依照這些公式建立ERP的BOM輸入機制,並將原有資料輸入ERP系統來測試,追蹤資料輸入系統後的運算過程,逐一破解出連內部老員工都不知道的BOM表運作規則。這也是彭維祥用來了解各部門運作的方法,藉由模擬部門表單的運作,來了解作業流程。

甚至,有次為了製作業務報表,彭維祥需要一個參數來估算原物料和成品產量的預測公式,可以用來估算滿足訂單需要的原物料儲備量。但是,彭維祥想盡辦法都無法從報表或程式碼中找到正確的參數數值。

最後,彭維祥乾脆直接到工廠,實地觀察糖果生產過程。他利用只有特定產品才會使用的原物料作為辨識特徵,記錄這些特徵原料的初始用量,和最後得到的成品數量,搭配其他從報表中取得的數據,來找出公式所需要的參數數值。不只這次上前線,後來,彭維祥也時常親自到生產線上查證數據,只為求檢查報表系統資料的正確性。

在系統開發過程中,彭維祥認為,求證業務邏輯比撰寫程式更花時間,「往往要用7成時間研究業務邏輯,僅用3成時間開發程式。」他說。

歷經種種困難與挑戰,費時5年,台灣森永製菓的ERP系統終於在2010年順利上線。

即使ERP已經上線了,彭維祥仍舊經常檢視龐大的ERP程式碼,一方面改善系統效能,另一方面也繼續優化程式或改善操作介面。例如,他發現,在資料庫的程式碼中充斥著大量否定運算,或用條件查詢來進行動態運算,這都降低了執行效能。經過這些調校後,彭維祥曾將一張原本30分鐘才執行完畢的報表,改善到5分鐘就能產出。

從ERP開發過程中,彭維祥也漸漸熟悉了各部門業務邏輯,甚至可以發現各業務部門的盲點,或是提高各業務部門的工作績效。

例如森永有些產品生產損耗和理論值落差很大,往往工廠依據研發部門的配方和用量來準備生產原物料,但是生產出來的成品數量,卻遠低於研發部門的理論估算值,可能原本研發部門預估可以製作出10份產品的材料,最後只能製作出4、5份成品。

彭維祥同樣實地到工廠記錄這個產品的生產過程和原物料使用情況,才發現,灑在餅乾表面的金粉用量誤差最大。研發部門是以餅乾的面積來估算用量,例如10份餅乾原本預估需要100克金粉,但實際上,機器灑金粉時,是一次灑放到餅乾輸送盤上,除了餅乾表面,還灑到輸送盤表面,因而造成了出乎意料的損耗。後來,彭維祥將這個損害也納入報表的估算公式,進而改善了原本研發部門沒有發現的預估誤差。

使用虛擬環境做沙盤系統,提供財會部門模擬財務規畫

除此之外,彭維祥也利用虛擬化技術建立ERP測試環境,協助會計人員訂定未來的財務計畫。彭維祥為了建立系統備援,森永ERP系統上線之初就直接部署在虛擬化平臺中,所以,很容易就能建立一個ERP系統虛擬機器的複本。彭維祥正式用ERP 系統複本來進行各項測試。後來,他也複製了一個ERP複本,作為會計人員模擬用的沙盤系統。

以往森永的會計人員都利用Excel來試算不同財務計畫的實行結果,例如不同工廠設備折舊方式對帳務的影響,但這不僅麻煩、費時,也因會計人員只能使用舊資料試算,而影響結果的正確性。

而現在,有了沙盤系統後,森永的會計人員可以在ERP複本系統中,輸入不同財務規畫的設定參數,來計算不同設定的結果,因為這套沙盤系統是最新真實資料的複製版本,所以,能比過去用Excel試算模擬出接近實況的未來預測,會計人員沙盤推演後,就可以決定合適的作法來進行財務規畫。

下一步,彭維祥計畫開發一套倉管系統,來減少過去用人工管理無法落實庫存先進先出原則,而導致大量過期原物料的損失。再加上,森永還未導入ERP前,作業流程中並沒有設計半成品追蹤機制,只用特定比例來估算過程損耗,例如用成本的3%作為生產過程的損耗成本。

因為近年來,森永的業績不斷提升,為了隨時預備足夠的原物料,必須更精確地計算半成品的用量,才能避免庫存過期損失。或像是企畫部門想變更產品包裝來促銷,若無法掌握包裝材料的庫存,容易因過早更換版型,而浪費了大量舊版包裝用料。雖然森永資訊部門只有1個人,彭維祥認為,IT能管理全公司各部門的系統,更能全面性地了解系統,不會只著重於其中一環。除了擔任資訊人員,他還得身兼人事業務,他認為,這些多元的工作內容也有助於他適時跳出資訊人員的框架,更能發現系統上的錯誤或缺失。

採訪過程,不時有其他部門人員打斷我們,詢問彭維祥能否用系統解決某個業務問題,在這間沒有隔板阻隔座位的辦公室裡,彭維祥能快速和各部門溝通找出系統問題,他儼然成為各部門執行業務的最佳幫手,就像瀰漫在廠房四處無所不在的糖果甜味。

台灣森永製菓營業管理部電腦擔當主任彭維祥認為,IT能管理全公司各部門系統,更能全面性了解系統,不會只著重於其中一環。


CIO小檔案-彭維祥 台灣森永製菓營業管理部電腦擔當主任

●學歷:高雄師範大學工業教育學系畢業
●經歷:2007年甫畢業,就進入臺灣森永製菓營業管理部電腦系擔任資訊人員至今。負責導入和管理台灣森永製菓內部的ERP系統,以及內部各式報表程式的開發,另外,也兼任人事工作,且還需要協助企畫部門管理企業官方網站。

公司檔案

台灣森永製菓
● 地址:臺北市北投區中央南路2段22號
● 成立時間:1961年
● 主要業務:牛奶糖、餅乾、巧克力、軟糖、糖果等零食食品製造商
● 員工數:197人
● 資本額:3.54億元
● 董事長:潘明哲
● 總經理:林茂実
● 營收:8億元(2010年)
● 網址:www.morinaga.com.tw

資訊部門檔案

● 資訊部門主管職稱:主任
● 資訊部門主管姓名:彭維祥
● 直屬主管:副總經理
● 資訊部門名稱:管理部電腦系
● 資訊部門人數:1人
● IT預算:200萬元

IT部門大事紀:

● 2009年:導入虛擬化
● 2010年:新ERP系統上線
● 2011年11月:森永官網移至新主機
● 2012年3月:嗨啾官網改版
● 2012年5月:威德官網改版上線


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