工作流程管理系統｜新人類Flow King 3.0 提供雲端租用及套裝授權方案

表單王（Flow King）為新人類資訊WebEIP中的6大模組之一，是一套電子表單系統，若租用的是雲端版，則無須IT人員建構與維運。與該公司先前推出的Flow Master不同，Flow Master需要IT人員作模組規畫及管理，建構系統方法不同，採購上可獨自購買，或者將表單王與WebEIP一同購買。

表單王目前分為雲端版及授權版，差異在於雲端版的系統是放在中華電信IDC機房代管提供服務，授權版則是安裝在企業自行管理的伺服器上，其中雲端版並未支援AD整合功能，要用授權版才提供AD驗證，可讓系統管理員來決定是否開啟此功能。而表單王目前提供正體中文及簡體中文兩種語言介面，英文介面需要另外加購，除此之外，兩種授權模式功能一致，差異只在於價格及資料管理模式。

管理者可針對表單須簽核主管規定，設定簽核流程及方式

此次我們以表單王雲端版進行測試，在這套系統中，可從管理員角色制定表單流程、表單欄位格式、流程簽核管理、權限管理等。表單預設簽核步驟為串簽模式，意指流程中為逐一上呈簽核，也可設定簽核步驟如會簽，如多人同時簽核，或者是以傳簽的方式，簽核人可指定下一個簽核人，這套系統也能以內容判斷簽核權限。

其中我們以資訊部門表單為例，以資訊部工程師角色填寫表單，串簽為系統自動將表單發送到該工程師的直屬主管簽核，傳簽就是可以指定特定人簽核，如金額如大於或小於指定金額，如大於指定金額可以給指定主管簽核，若未超過指定金額，可給能夠簽核此金額的主管或部門簽核，也能設定特定部門主管簽核。如跑單過程中遇到滯件的狀況，系統可對該簽核者做出通知，以縮短滯件的時間。

建立表單可針對表單屬性類別做設定，自由增加或刪去欄位

而表單王內電子表單共有101張預設類型表單，包括人事、財務、總務管理等7大類，而作保留用途類型表單共有9張，所以加起來可用表單目前為110張，新人類資訊表示以後會逐步更新表單類別及數量，以跟上各型企業需求。

管理員可以在模組功能管理內編輯表單流程，修改表單如增加、刪除、修改欄位及順序，在表單設定內，有基本設定及欄位檢查，標題可設定為英文或簡體中文，會因表單控制型式而有不同的設定內容。

其中欄位檢查有E-mail檢查、範圍檢查、合法字元及禁制字串檢查等，可以對不允許出現的內容及字元做出規範。如在合法字元設定裡輸入一些字元，之後使用者填寫此欄位，就只能出現管理者所規範的字元；反之，如在禁制字串內輸入某字元，之後此表單的欄位就不能出現管理者在禁制字串內輸入的文字，這樣一來，部門管理者就能統一管制表單內容。

此外每張表單也能設定有自己的專屬公告，讓管理單位用以說明表單功能、流程、注意事項，使用者還能從表單內附上其他空白表格、檔案等附件，其中雲端版附件檔預設容量上限為5GB，授權版則是IT人員要在IIS裡面設定，來調配附件檔容量的上限。

針對各表單簽核歷程、部門及個人簽核分析做查詢

在表單簽核流程中，已登入系統的使用者，可查詢表單的動向，如簽核到哪個部門或主管，表單是否已同意或被駁回，簽核人對表單內容的註記等等。在套用到企業傳統表單流程上，也可匯出成CSV檔，以及HTML仿傳統表單設計版本，把線上表單的內容列印在紙上，以進行傳統紙本的簽核流程等。

在系統內也有表單查詢及統計分析的功能，可就表單內容、簽核、逾期簽核進行分析，在分析模組內可得知使用率最高的單據、退簽率最高的單據、核准率最高的單據、填單最頻繁的人跟部門、逾期簽核最多的人與部門等，分析結果以長條圖表示，但很可惜沒有百分比、圓餅圖等報表呈現方式。

此外，點擊表單王頁面的查詢標籤可設定查詢範圍，以得知在某時間範圍內的表單統計及分析。在單據查詢選單下點選表單類型及日期，讓系統查詢表單歷程，可看到填單人所屬部門、時間與主旨、簽核歷程，可看到簽核人的職稱，簽核的備註功能等。

提供智慧型手機版本，在外可即時處理表單簽核

以在表單簽核過程中來說，常遇到簽核人因種種原因，無法待在公司電腦前，執行表單簽核動作，在表單簽核流程中一直是造成滯件的最大原因，使用智慧型手機App，可讓從事外務的簽核者，隨時達到簽核的目的。

至截稿時間為止，目前表單王只有推出針對Android平臺手機專用的測試版App，iOS版本要到八月中旬才會推出。目前我們僅能先用Android平臺手機進行測試。

在登入之後，手機版介面為顯示待簽核表單主旨及數量，以進行簽核的功能，直接點選待簽核的表單，即可進入簽核頁面簽核，在簽核頁面下可以看到詳細的表單內容以及表單簽核歷程，並可批註意見。

手機版簽核功能與電腦版功能相同，在使用上算是容易，但按鈕的呈現方式可以再明顯一些。除此之外，也可以在介面下方點選切換成電腦版的按鈕，如此一來，就能在手機上瀏覽更詳細的介面。

在簽核功能設定裡則可更改個人資料，如員工人數眾多，可以在人員搜尋列裡輸入關鍵字，就不必花費亢長的時間，以員工部門與職稱逐一尋找。而人事專區裏頭也可設定公用群組、以套用在流程建立上，可以更快的達到表單簽核的目的。

我們也能於網頁介面上的商標設定裡，更改企業自身的Logo與官網網址，Logo的原圖並無大小限制，直接在長寬設定內輸入適合的比例，就能把商標直接照頁面的外框尺寸嵌入，而不用經過後製修圖及改變比例，堪稱是方便的一個功能。

更新過後的企業商標會出現在表單王介面的右上角，點選商標後，就能從表單王直接連結到企業自身的官方網站。

可使用智慧型手機進行表單簽核

圖中為表單王在Android手機的App介面，若要使用更進階功能，必須切換為電腦版。

可自訂表單類型、流程

系統管理者可在電子表單管理中設定、修改、新增表單，任意新增欄位、流程等。

以長條圖顯示表單簽核效率

在表單王的單據查詢功能下，單據使用率、核准率、退簽率，皆以長條圖顯示。

【註：規格與價格由廠商提供，因時有異動，正確資訊請洽廠商。】