檔管局將接手政府機關公文系統規範

檔案管理局副局長張聰明表示，推動文檔合一將從整合各機關的公文系統與檔案管理系統做起。

行政院研考會推動文檔合一，未來從公文簽核流程到檔案管理都將由檔案管理局負責制訂各項規範，為了事權統一，檔管局第一步計畫從整合公文系統與檔案管理系統開始，將過去委由中華民國資訊軟體協會（CISA）僅針對政府機關檔案管理系統進行的驗證，擴及至公文系統，最快明年就會啟動。

過去政府機關公文系統與管理系統的規範訂定分屬行政院研考會與檔案管理局的職掌，檔案管理局副局長張聰明表示，公文系統重視效率，而檔案管理系統重視保存，因此政府機關的這兩套系統一直都有各自的規範。

張聰明指出，在公文還是紙本作業時兩套規範標準並不相衝突，然而，當公文線上簽核後，就會因系統要求不同而無法有效整合。檔案管理局檔案資訊組張文熙表示，檔案管理系統在整個公文的生命周期裡屬於後端，而後端要求的後設資料，在前端的公文系統卻沒有設定，檔案管理人員就需要重新鍵入資料才能歸檔，增加許多作業時間。

張聰明表示，為了解決這些問題，行政院於5月28日頒布最新版本的「文書及檔案管理電腦化作業規範」已整合相關法令，未來將進一步整合資訊系統，由檔管局統一制訂公文流程與檔案保存的規範。文⊙辜雅蕾