IT自救術─圖文框的應用

我不管那麼多，我就是要用Word做排版（而不是文書處理）！」

好的，如果你堅持的話，其實Word的排版功能應該可以滿足你。如果「很專業的排版人員」要用Adobe的InDesign（可能還有QuarkXPress），「半專業的排版人員」可以用Microsoft的Publisher，那「不專業的排版人員」才去用Word？當然不是，我不會這樣說，我會說：「專業的Word（或是其他文書處理軟體，像是OOo Writer）的愛用者，可以用Word做「任何事」！」

「任何事？」

「對，任何事……包括取你的……」好了，夠了，周星星又上身了，不過這好像是老梗了，我講過了？……好，我們來看「Word圖文框的應用方法」才是正經。

照例，在圖文框的應用操作之前，要先講些概念。第一個要講的概念是「免於閱讀」，第二個要講的是「欄」，第二個要講的概念是「線」。

「『欄』與『線』？什麼跟什麼啊？」

請各位繼續看下去。

排版的主要目的是「免於閱讀」
按理來說，文書處理的「基礎功能」主要是「傳遞訊息」，把文字打印在紙上（或是網頁上？），讓想看的人可以瀏覽之。不過「什麼事情到了『專業』的地步花樣就來了。」如果只是傳遞訊息，把紙上塞滿了10點（或是8點、13點……）大小的純文字，丟給讀者不就好了？

問題在於：「這麼做也行？」各位想想看，如果是「純文學」的書籍，那這樣還可能真的可以。但是，各位請想像一下，只是想像即可：

「如果把『雜誌、報刊』全部用純文字印給你，沒有圖片，只有字，你會想看/買這雜誌、報刊嗎？」

你要是說「會」，那我也只能說「I服了You」然後偷偷新裡暗罵「真是見鬼了」。現代社會的訊息已經「爆量」，所以排版的概念其實是「反其道而行」。也就是說，排版的目的其實恐怕是……
「免於閱讀」！

這樣的說法是否聳人聽聞？是的，我個人覺得這麼說可能會造成誤解，所以我簡單解釋一下。

排版內容的「層次」
簡單的說，除了「傳遞訊息」以外，一個頁面如果是「美麗的」，那可能會讓大家「更願意看」，所以專業排版工作者要做的事情就是：讓頁面盡可能美觀、讓人願意去看。

但是，美觀的看法不是「見仁見智」嗎？或許是，但美觀與否仍有「普世價值」的存在。林志玲小姐美不美？你當然可以持否定的態度，但可能有98%的男性和你的態度是相反的（也許還包括85%的女性也是，至於女性朋友持相反態度的比例較男性少的原則，則不在本文的探討範圍裡面）。所以我們可以假設：排版專業工作者在接受「排版專業訓練」時，除了研究「排版工作的技術」之外，也得學習「版面的美感」等等知識。學得了相關知識後，排出來的版面越美觀，那工作成果就可以吸引眾人的目光，而美編也就可以……混口飯吃。

不過本人所知道的一些版面概念，就是東看看西看看，雜湊而學得的，我沒受過什麼專業訓練。各位姑且聽之，姑枉看之。還好，這些概念都可以從各種出版品中得到驗證。

舉例來說，隨便找一張電影海報，或是一本雜誌的封面，通常上面會有大圖（吸引你眼球看的最重要物件），然後是大字（層次一）、次大字（層次二）、小字、小小字、小小小字（層次四、層次五……）。請問，你會把「每個字都讀一遍嘛？」

也許有的人會，但我保證，99%不會這麼做，大部分人都只看「重點」。你可以這麼說：排版工作的目的，在於讓讀者「可以方便抓重點，而免於去閱讀不一定重要的細節。」當然，細節還是在那裡。就拿電影海報來說，上面還是有一堆小字，上面寫滿了誰出品、誰導演、誰監製，誰主演、誰配角……，你「想讀的話」絕對還是找得到這些字，也還是看得清楚這些字，但這些字絕不會「顯眼」。

換句話說，好的排版確實可以讓你免於閱讀，因為重點早就「一目了然」。但是，如果讀者想看細節，也還是可以看得清楚，這就要靠排版者的功力了。如果操作得當，用Word也能達到「文件版面層次分明、清楚」的目的。

抱歉，不是幫電影做廣告，我只是想請各位讀者看一下，這海報其實從人物位置到所有的文字擺放，其實都有一定的層次設計，但整體而言還可以讓觀賞者覺得「這海報/電影」好看，這就是排版工作者的工作目標。「欄」和「線」的定義
以各位看到的這篇文章的這一頁而言，因為頁面很大，所以就被分成了4欄。一般而言，我自己把欄視為是「每一頁的直式文字框」。在排版軟體裡面，一個頁面的欄可能真的就是文字框；但在文書處理軟體裡面，使用者可以直接指定每頁的欄數，讓Word自動幫你處理文字的「流向」。其實文字流向也當然是「從上而下、由左而右」的填滿每一「欄」。

用「欄」的注意事項是「不能過多、不能過少」，因為每頁會分「欄」，目的是降低視覺壓力。一欄到底，大多是頁面較小的書籍（尤其是文字書、小說……），雜誌報刊這種大版面，大概沒人會一欄到底吧！（光用想像的，應該就把人嚇死了！）但如果欄數太多，每行字數過少，閱讀起來的感覺會變得「十分零碎」。一頁要幾欄才適合？你可以依據字體大小和頁面大小自己做試驗，這部份我不是專家。

至於線，更簡單，假設你的頁面有「三欄」，那就是有三個垂直的文字框，有框，就有「框線」，但請注意，框線裡面的文字，通常和「框」之間有距離，文字本身也有所謂的「和框的距離線」，這線也不能等閒視之。事實上，排版工作者整天就是和這些框線打交道。好的版面有什麼特質？清爽、整齊，尤其是對齊的線，呈現一種視覺張力，並不會讓你有不舒服的感覺（因為大部分的線都對齊了）。只是要注意的不只是框線，還有框裡面的文字所對齊的線（尤其是左邊線）。


這是一個A4的三欄排版簡單範例，並在欄中加入圖形，排版的效果不怎麼樣（只是個範例啦），但可以看出Word其實還蠻有當一個排版軟體的潛力呢！

文字框與「連結」
好，聽了以上三個概念後，現在來談談「圖文框」。

以Word而言，框有兩種大分類，一種是圖形，一種是文字方塊（還真不令人意外）。圖形框有五種（圖片、美工圖案、圖案、SmartArt和圖表），文字方塊有兩種（水平文字方塊和垂直文字方塊）。而排版工作的基礎，就是在每一頁方寸之間，適當的擺置這些方塊。

對Word而言，讓你完全當它是個排版軟體來用是可以的，文字部份，你可以放棄原先Word的文字自動流向功能，每一頁都插入文字框，把文字放入文字框內。

這時，上期有提到的概念就十分重要了。這概念真的很簡單，說穿了不值一文錢啊！但是你沒聽過就不能做排版了，這概念就是「文字框的連結」（我常稱為「鍊結」）。

排版工作者通常手上會有「待排版的素材」，也就是純文字和圖片。假設你有個4頁的文件要排版，那這4頁裡面，你會插入「若干文字方塊」。理論上，你的文字不會「只集中在第一頁吧！」不太可能，所以你的文字方塊一定也不只一個。

而「文字方塊的連結」，也就只是設定「當這個文字方塊裡的文字放不下以後，剩下的文字要流到哪個框？」

舉例而言，如果你的Word需要一張圖片，那你插入一張圖片是沒問題的。可如果這圖片下方（或是上方、左方、右方……隨便哪一方）你想要插個「圖說」，怎麼辦？那你就得插個文字方塊。對排版者而言，這兩個框一大一小，但也都是框，適當的擺置就可以了。用Word可以做嗎？可以的，你就選「插入」、「文字方塊」即可，Word甚至有直式文字方塊，也許你不覺得這很重要，但很多軟體……就是沒有。

本期結語：自己排個東西吧！
最後我建議各位，可以自己去「產生」（自己寫，或是網路隨意抓取）一些文字或圖片，自己做一頁A4的排版品（用Word或是Writer做都可以），並可以找一個範例來模仿。不要想得太複雜，也不要想要一次排很多頁。老實說，很多頁的「排版」本來就很難，一般排版都是4頁、8頁為單位，不會一次弄一個很大的檔案。也許科技出版品可以這麼排（用TeX之類的工具），但那可是超級專業的工作（我也懂一點，嗯，但我還沒打算寫這方面的東西，WYSIWYRG，多一個R，Really）。簡單的做個圖文並茂的排版（海報？通知單？）就可以啦！

此外，最後奉上一個「技巧」，如果你插入圖片，圖片的「文繞圖」不小心選成「文字在前」這選項，那你可能就點不到圖了。這時，請用「常用」功能區的「選取」功能，就可以用滑鼠指標圈到圖了。

下期起，筆者每期會找些範例作為排版的「標的」，相信這樣的練習可以讓每個人都更有成就感，下期見。