文件流程管理深化多功能事務設備應用

為了深化多功能事務設備的應用，影印／列印廠商紛紛在設備上提供或強化文件流程管理功能，而這樣的應用在臺灣也越來越多，並將成為廠商競爭企業用戶的重要利基點。

多功能設備主要可整合影印、列印、掃描和傳真功能，文件流程管理軟體則是作為設備與後端資料庫或系統的中介平臺，目的在於讓多功能設備成為文件管理和處理中心，以達到縮短文件流程、減少紙張列印等效益。

以富士全錄（Fuji Xerox）的ApeosWare Flow Services為例，便可接收不同來源的文件，包括傳真、掃描或直接接收的e-mail，然後依據用戶需求，將文件傳送至指定的地點，或是後端的資料庫中，在文件接收與傳送的過程中，ApeosWare Flow Services則能為文件提供進一步的處理，比如格式轉換、分割文件等。另外，還能進一步儲存一系列的工作流程，當使用者選擇所需的工作流程後，作業便可自動化。

華航貨運中心在去年底便導入富士全錄的ApeosWare Flow Services，臺灣富士全錄營業推進處解決方案支援中心經理賀俊強表示，過去報關、提關的表格都必須透過傳真方式傳送，費用高且效率低，透過掃描文件，ApeosWare Flow Services可自動辨識飛機的航空班次、貨物內容、數量，然後再將所有資訊傳遞至設定好的資料庫。

為了提供完整的方案，臺灣富士全錄在今年成立解決方案支援中心，而文件流程管理便為其中重要的一環。賀俊強表示，目前已經開始規畫與其他廠商合作，欲結合其他系統以深化應用，如ERP、CRM等，另外也會和其他SI廠商合作，針對個別公司推出客製化的解決方案，而未來，富士全錄則將自行提供所有客製化的服務。

另一方面，根據不同產業和企業，需求也各異。Canon BSI事業處副總經理蘇惠璋表示，日前甫導入Canon文件流程管理的金融用戶，由於具有職務經常輪調的特性，因此整合其員工資料庫使用；另一位用戶則是用於與客戶的傳真往來，藉由文件流程管理軟體將客戶的傳真資料主動分類再e-mail給需要接收的部門或收信者，若用戶要彙整各部門的e-mail再統一傳真給某一個客戶時，也能以相同的方式進行。

為了前進企業用戶，Lexmark在9月首度引進LDSS文件流程管理軟體。Lexmark商用印表機事業部應用技術專員鄭智文表示，目前已有用戶在測試階段。此外，Lexmark也與5家SI廠商合作推廣LDSS，而LDSS將在年底前進入4.0版本。別於目前3.37版本，4.0從原本的封閉架構轉為以Java為基礎的開放架構，讓SI廠商可在此平臺上開發各項應用，以提供更多客製化的功能。文⊙許雅婷