Vitals KM知識管理系統結合自然語言技術,可以自動分析與擷取文件的關鍵字、類型、內容摘要與相關性,系統也具備分類架構,能依照規則將文件分門別類,減少人工處理。Vitals KM同時整合知識生命周期概念,並透過自行開發的權限控管系統,達到企業收集與運用的內容共享、審核、績效管理與限制存取等多種目的。

Vitals KM以微軟的作業系統平臺為主,運用SQL Server 2000的全文檢索引擎與Windows 伺服器的IIS,產品也建構在叡揚Scorpio 3.0權限控管系統上,KM伺服器使用前必須先安裝簡易版的Scorpio 3.0,透過網頁主控臺設定使用者的應用系統權限後,才算完成整個系統的安裝。

結合權限控管與審核評分機制
Scorpio 3.0權限控管系統預先定義多種組織角色群組,根據知識管理的流程和系統功能,其中有9種群組權限與KM操作有關。Scorpio跟Vitals KM是兩套分別獨立操作的系統,能在管理使用者、群組與組織的應用系統權限上,享有較大的彈性,同時能套用更詳細的使用者帳號與密碼限制規則;Scorpio也支援NT網域、Active Directory Services或結合PKI的安全控管。相較之下,Vitals KM只處理知識管理相關的文件類型和系統參數,如須異動使用者角色與權限,須再開啟Scorpio的網頁主控臺修改。

如同其他知識管理系統,Vitals KM同樣具備完整的文件管理功能,包括文件版本控制、審核、訂閱、評分等。以審核文件為例,管理者可選擇同意或拒絕,「同意」表示文件已經正式公布,或認可刪除系統內的共享文件;而「拒絕」則意味著駁回申請修改的程序,文件內容無法異動。

提供分類、分欄與全文檢索
瀏覽文件時,Vitals KM系統具有自然語言處理能力,提供延伸學習功能,能針對上傳的文件檔案,自動找出內容的主旨、作者、摘要、關鍵字與分類,並且在瀏覽時同步推薦相關的文件、關鍵字詞與分類。系統也提供半自動機制,讓使用者依需求自行分類。

全文檢索也是知識管理系統必備的功能,Vitals KM的搜尋涵蓋常用的Office、PDF文件檔案;使用者還可以透過標題、內文、摘要等欄位,或是藉由分類目錄直接檢索。從使用介面來看,我們也可以看到文件瀏覽分成知識倉儲和分類檢索兩種方式,各自利用文件樹和分類樹區分存放的文件。

由於系統採用微軟的全文檢索技術,光靠Vitals KM本身無法支援所有檔案格式,如PDF、VSD(Visio檔案格式)及RTF,為了擴充全文檢索支援的檔案類型,須額外安裝各家廠商提供的 IFilter外掛軟體,才能使系統的索引支援這些檔案格式。⊙李宗翰


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