恆隆行IT朝開放環境努力

恆隆行E化的腳步跨得相當早，使用ERP（淨銷存和財會系統）已經有8年的時間，之後陸續導入商業智慧和工作流程，除了最後高階主管的簽核工作外，多數差勤、辦公室事務或公文等幾乎都已電子化，目前計畫轉換既有系統，並以ERP與其他系統整合，讓每個流程之間更無縫地銜接。

工作流程好處遍及每個員工

恆隆行專案副理陳勝裕1年多前到任，被賦予導入工作流程的任務，由於該公司內部E化早，新系統導入過程還算順利。「老闆說做，大家都很配合，那年8月開始執行專案，10月就上線，其中開發的電子表單流程包括差勤、辦公室事務、公文等，慢慢加上去，把平臺用得相當透徹。」這些流程皆以華苓J2EE架構的Agentflow為基礎。

恆隆行內部多數跑流程所需的表單或文件都在上面，目前累積的表單數18000多筆。由於恆隆行總經理多數時間需往返兩岸，多數時間會在大陸批公文，目前這一段還是要把檔案印出來直接簽名，而電子簽章還不夠正式。

陳勝裕已經找到可以在公文上簽名和辨識的軟體，他說：「中國人喜歡簽名，無論在什麼情況下寫的字，多半可以辨識得出來，更能做到無紙化。」

導入工作流程後，陳勝裕表示，恆隆行公司內部的工作效率真的有提高。由於恆隆行在台中和高雄都有分公司，當地只有行政處理人員，沒有人事單位，以請假流程來說，都是由員工填寫請假單後，傳真到臺北總公司人事部批閱，現在只要在網路填請假表單，相關單位就可以馬上處理。其他如差勤或出差等也都已經上線。

電子表單比紙本文件多了控管功能

由於之前在京華城已有流程開發經驗，陳勝裕在恆隆行內部推動的工作流程專案也有邏輯可循。他說：「著手進行平臺開發前，規畫和設計是最重要的工作。」

專案啟動前，陳勝裕會先利用平臺上的工具先進行規畫工作，了解組織架構，設計表單。其中組織架構是流程中最重要的環節，牽涉每個人員的職稱和職位關係，以及表單如何設計、控管資料等。

他說：「電子表單和紙本不一樣，電子表單會有很多隱藏欄位，以便進行控管。」也就是說，過去員工填完請假單後，如果後悔不想請了，就把請假單抽回來，改一改就好，電腦流程不行，定義非常嚴謹。

資訊系統主旨在簡化流程

組織架構的層級觀念要很嚴謹，上級是誰、表單要怎麼設計和填寫、需要過哪些關卡？每個單位資料呈現不一樣，而哪些能被修改等考量，都是陳勝裕參照作業流程辦法和過去表單的流程，經過設計和簡化，得到的結果。例如差勤，職務代理人審完，還要發一封信給申請人，再要給主管簽，簽完會再傳給上級批審。

導入工作流程的好處，除了提高作業效率外，旨在簡化流程。陳勝裕說：「資訊系統主要功能在於簡化組織流程，如果要搞得像原來紙張傳遞一樣複雜，就不要玩了，那E化就沒有意義。若為了稽核控管的考量而增加更多流程，資訊化就是多餘的工作。控管的任務應該由程式賦予系統邏輯執行。」

由於ERP僅少數人會用到，一旦工作流程系統推向每位員工，難免會有不同的聲音出現，多數年紀較大的員工會抱怨打字麻煩，或覺得系統太慢，然而，經過一段時間的學習後，這些員工也都慢慢跟上軌道。

既有ERP系統欲轉換到新平臺

當初這套ERP系統是在AS 400中開發，但陳勝裕說，400比較封閉，開放系統很難和400整合，該系統維護不便，且成本較昂貴，相關人才難尋，經過整體考量後，已經在規畫新的ERP，計畫將舊的ERP流程移到新的系統，除非有重大調整，或公司有其他不同走向，不然公司流程不會因為發展新系統而有巨大的變動或調整。

不過，400平臺的穩定度卻是經得起任何挑戰的，陳勝裕說，除了某一次開機時碰到地震，系統被晃動到而當機外，這8年來從來沒有當機過。

「轉換系統的原因在於，大家都談電子商務，而電子商務必須和供應鏈管理或工作流程等其他系統整合，減少重複鍵入資料的動作；另外，現在會寫400程式的人越來越少，且開發費用相對昂貴，不得不尋求更開放的環境解決這些問題。」陳勝裕說。

IT發展圍繞著老闆的願景

由於恆隆行主管積極朝電子商務目標邁進，陳勝裕說，身為資訊部門的一員要知道老闆有建立電子商務網站的願景，所以IT會朝整合方向。「他雖然不急，但我們要預留系統擴展的空間，未來也要加強客戶管理（call center），並且一起整併這個系統，朝Web-based J2EE架構前進。」他說。

目前恆隆行的系統主要對內提供服務，尚未增加新功能給通路伙伴使用。陳勝欲強調：「B2B是理想，仍有安全性考量，先從與客戶相關的流程開始，如客戶信用額度、新客戶建檔，因為這些流程需要的審核時間比較長，凡走過必留下痕跡，有紀錄在，有問題都追查得到。」

恆隆行IT部門雖然只有3個人（另外3個為資料輸入員），但他們努力做委外廠商和公司之間溝通的橋樑，運用廠商較為進步的技術和能力，開發成具體的應用，結合商業需要，實現公司願景。文⊙左宛玉