人資部門的工作非常繁重,小至員工基本資料更動、勞健保眷屬資訊更動、員工的考勤考績記錄與薪資計算發放等作業性工作,大到策略面的組織人力盤點、規畫員工職能與人才培育,都是人力資源管理部門的工作。

當一家企業的人數已經成長到某個程度,管理與組織溝通都會相對複雜化,所以必須透過資訊系統的工具,讓企業運作有效率。人力資源管理的作業性工作,以及耗費許多人力的紙上作業流程,都可以經過標準化程式後,交由資訊系統處理。

以差勤處理作業來說,臺灣的人力工作形態很複雜。資訊系統固然可以幫上不少忙,但是企業免不了要投資一定的資金、人才與時間成本,才能夠得到效益,因此一些企業在人力資源管理,開始逐漸接受委外管理或人力派遣的概念,以降低管理複雜度。軟體租賃分攤專案風險與成本

人力資源管理系統的規格與功能較明確、單純,因此在企業資訊系統中,很適合以租賃的方式使用。

一般來說,一套完整的HRMS系統至少需要花費50萬元,甚至100萬以上的成本才能建置。中小企業受限於預算規模,會覺得風險很大。為了降低中小企業的風險考量,軟體租賃讓企業在導入初期付出顧問諮詢費用之後,之後只要每個月固定付費,在執行專案的同時,攤提軟體使用授權。

一般大型軟體專案費用,假設一套系統預估花費120萬,公司需經過3年的時間攤提成本,每年的費用40萬元,每月約為2至3萬元。以平均費用來計算,看似負擔不大。不過一般專案在簽約時,通常企業一開始就要付出30%至40%的費用,以50元萬計,負擔很重,而且設定3至4年攤提,同時也意味著年限後,原來的新系統系統可能無法符合時代潮流與當時的企業規模需求,企業甚至又要面臨汰換。

企業接受軟體租賃的主要原因就是能夠分攤風險。採用租賃的方式導入軟體專案,初期只需負擔顧問諮詢的費用,即使建置過程不順利,也可以立即與這家供應商解約,不會有後續合約義務或費用上的牽扯,企業相對負擔的風險成本較低。

對供應商來說,軟體租賃將是一種新的品質與服務挑戰,不過同樣帶來不少好處,因為企業會一直使用最新的版本,系統將趨於標準化,功能、規格的完整性需更符合客戶所需。供應商可以節省投入專案或多種版本維護的人力,藉以專注在系統整合客製化處理,提升軟體服務品質。

相較之下,經由專案執行所開發的系統,因為需求客製化,而且專案有成本與時間上的壓力,系統穩定度可能會不如標準化套裝產品。大量客製化的結果只會導致非必要的成本,良好的作業流程與制度調整一樣能夠解決資訊化的問題,建議你把錢花在刀口上。

最後,在軟體租賃選擇上,必須注意系統能否在特定功能達到企業需求,丁建智建議企業考量以下3個層面:

基礎資料層:靜態資料,如各種基礎資料項目的完整性。

業務處理層:經過日常出缺勤狀況累積後,系統是否在扣假、請假、扣錢等交易記錄中,達到企業所規定的出缺勤制度。

決策支援層:在決策與分析時,系統應提供對應資料。人力資源管理委外

如果公司認為不需培養專屬的人力來管理整個企業的人力資源,現在市場上已經出現一些專業的人力仲介或管理顧問公司,提供不同程度的人力資源管理委外,例如薪資代管業務、長短期或中高階的人力派遣、專案人力外包及人才仲介等服務。

企業所需要的人力,可以透過仲介公司的人事行政作業,提供派遣員工完整的個人資料、薪資、保險等資料與人力分析報表。仲介公司也會幫助企業執行派遣員工的教育訓練,在簽約前說明工作規則、勞動關係、福利制度等工作合約內容,因為仲介公司本身會不斷維護專屬的人才資料庫,在人才遞補上也會很快速。

我們建議企業在挑選委外服務時,應詳細觀察公司的人力管理規畫、人才管道等,才能協助企業解決困擾。而薪資代管、人力仲介與派遣公司也要保證服務的品質與派遣人力的素質,才能維繫勞、資、仲介三方的合作關係。

目前市面上由專業管理公司所提供人力資源管理服務類型,包括:

薪資處理系統服務:代辦企業的員工薪資計算與發放,配合人事部門的需求,提供各種作業性與分析性的人力資源報表。

人力派遣服務:派遣人員的法定雇主是派遣公司而非個別企業,他們同樣享有勞工應有的保險,但企業無須提供與處理派遣人員的福利、分紅與配股。目前臺灣的派遣人力基仍以低階的勞動力為主,未來預計可提供技術人力與管理階層的派遣服務。

人力招募服務:為企業代理徵募與迅速選擇人才的服務,由他們代為測試再推介最適當人選,以供最後評選任用。人力招募委外可免除煩瑣的筆試與面試程序,提供有效的召募管道,降低人事召募成本。

隨著人力成本的逐漸提升,新的企業人力應用形式興起,以較彈性的契約形式逐漸取代過去的雇傭關係,而勞退新制的實施更加重了企業的人力成本負擔與人力資源管理複雜度,因此企業選擇勞力委外或人力資源管理委外的意願都可能提升。


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