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周峻佑

Office 2016在臺灣正式上市。新版具備四大特點,包括協同編輯功能、針對Windows 10設計、更加便利的樞杻分析與搜尋功能,以及企業應用安全。

台灣微軟應用暨服務管理事業部副總經理張恩言表示,很多使用者認為新舊版Office介面看起來差不多,但實際上,新版Office內部增加不少功能。他也以車子改款比喻,就好像車廠重視引擎和性能提升,外觀則沒有太大的修改。

張恩言也表示,訂閱Office 365的使用者,可以直接升級為Office 2016程式,而且訂閱期間擁有取得最新版本的權利。他也提到Office 2016 for Mac的例子,訂閱Office 365用戶在7月時就能優先取得,至於單機版本則是直到最近才上市。此外,Office未來的更新方式,除了每個月的安全性修補,預計一年會提供3次新功能升級,而對於企業用戶,可以由管理員控制安裝更新的頻率。

但除了鼓勵使用者改用Office 365訂閱服務之外,這次新版Office 2016,著重在企業應用強化,Excel能夠與Power BI共同運作,產生可與使用者互動的報表;而安全方面,也納入多重身分驗證、電子郵件機敏性資訊偵測功能。

而對於一般使用者而言,微軟在各應用程式加入小功能,例如智慧查閱(Smart Lookup),讓使用者可以在應用程式中,尋找文件內容的相關資料,而無須切換至瀏覽器。還有,新版Office支援Windows 10的連續模式(Continuum),也提供更順暢的操作體驗。整體而言,Office 2016在應用程式增加的新功能,雖然不顯眼,大多數卻相當實用。

支援多重驗證、電子郵件機敏性資訊偵測等企業安全性機制

在Office 2016,增加支援多重身分驗證機制、電子郵件附件機敏性資訊偵測,而資料外洩防護(DLP),則從以往只有Outlook提供,現在成為Word、Excel和PowerPoint的新功能。

對於導入Office 365的企業,新版Office Online支援多重驗證機制。例如在輸入密碼之外,系統也傳送驗證碼到手機,使用者必須輸入驗證碼,才能使用。

Outlook支援Exchange Server偵測附件檔案,有無機敏資料內容,提醒甚至封鎖使用者寄出郵件。而網管人員可由Exchange Server管理後臺,設定掃描政策,例如可偵測身分證字號、信用卡卡號等,避免資料外洩。

資料外洩防護(DLP)機制,以往只有Outlook提供,而在Office 2016中,Word、Excel與PowerPoint也加入這個機制。使用者可以指定能夠開啟檔案的對象,還能設定檔案的到期日,避免文件已經超過時效性後,仍被他人使用。

在新版Office線上平臺中,微軟也提供了企業內部的影音資料庫Office 365 Video,可做為教育訓練、傳達公司訊息等用途。而另一個由Skype Business延伸的服務,是可支援高達10,000人會議規模的Skype Meeting Broadcast服務。這兩項技術都是基於Azure Media Service平臺,微軟表示都內建相當豐富的安全機制。

在Office 2016中,微軟也調整了更新機制,包含在每個月的安全性更新之外,一年會有3次增加新功能的計畫,而企業用戶的網管人員,可以設定延遲接收功能性更新。另外,對於PC和行動裝置端,微軟也調整接收更新的方式,只有在這些裝置閒置時,才會下載更新檔案。

Excel支援Power BI,可快速資料分析,並且以互動式圖表呈現結果

這個版本的Excel開始支援Power BI,提供更強大的分析以及視覺化工具。此外,還能提供預測,並且加入新的圖表。

Excel可與Power BI雲端運算共同運作,Power BI內建4大工具,分別是Power Query正規化工具、Power Pivot分析工具,以及Power View和Power Map視覺化呈現工具。微軟表示,國外有使用者測試可分析高達1億6千萬筆資料,而與我們簡報的講師使用筆記型電腦執行運算和展示,他說都能勝任,分析速度也很快。

Power Query可將資料正規化(上圖),在新版Excel 2016中,還能支援多個檔案合併(下圖),在企業中,多個分公司彙集資料到總公司,不需要再透過人工整併,這個新功能相當實用。

Power Pivot提供了Excel樞杻分析能力。而現在更支援多資料庫的關連,這也是Excel 2016的新功能。

Power View(上圖)與Power Map(下圖)是兩種視覺化呈現方式,並可與使用者互動。以上圖Power View而言,使用者可以隨時切換,瀏覽各類型產品有那些項目,以及單一產品的銷售情形。而Power Map可以針對不同的地區數據,在地圖上呈現。同時,使用者可透過下方的時間軸,瀏覽不同時間點的數據分布,也可以選擇自動播放,或是儲存成影片,在網站或其他程式使用。

新版Excel 2016可依據現有的數據(藍色趨勢線),對未來情勢加以評估(橘色與黃色趨勢線),可提供一定的參考資訊。

 

 

這次新版Excel提供新的多種圖表呈現方式,分別是左上的樹狀圖、右上的放射狀圖、左下的柏拉圖,以及右下的盒鬚圖。其中盒鬚圖是以中位數與四分數位呈現,相當特別。

工作效率及使用體驗增強

雖然在Office 2016主打即時協作編輯功能,不過我們認為,這項功能的支援,實質意義是企業除了在架設SharePoint之外,現在也可以直接透過雲端(OneDrive或OneDrive Business)即時共同編輯文件。

而在整合協作作業之外,有些小功能可以讓使用者減少使用上時間的浪費,包括Tellme查找功能,對於比較少用的指令,使用者可直接搜尋,不用從選單中尋找;而智慧查閱,使用者可以對於文件內的文字,執行線上搜尋相關資料,而不用跳出應用程式,再開啟瀏覽器視窗;PowerPoint內建螢幕錄影,可以指定螢幕要錄影的範圍,並且能夠另存成mp4檔案,供其他程式使用。

針對Windows 10二合一筆電,Office 2016整合了連續模式,可在平板模式與電腦模式中自動切換,而Outlook 2016更為觸控使用者新增右方的工具列,操作更加方便。

對於使用者而言,Office這個軟體功能已經相當強大,功能玲瑯滿目。有時候一下子突然想不起來,某個功能在那個位置,這個時候在Tellme搜尋框(中文版顯示「告訴我您想要執行的動作」)中,輸入相關文字,這個搜尋框就能直接顯示有關功能,供使用者點選執行。

對於文件上的內容,想要找尋有關的資料,現在Word、Excel、PowerPoint內建智慧查閱(Smart Lookup)功能,直接搜尋後,會在右側呈現相關的圖片與資訊。這項功能使用Bing搜尋引擎,但使用者可透過Office市集,下載增益集(下圖),就可以換成其他搜尋引擎。例如講師現場示範安裝圖中的Search The Web增益集,就能改用Google搜尋。

PowerPoint內建螢幕錄影功能,可以將畫面操作,與使用者的聲音錄下來。錄影功能還可以指定範圍,而回到PowerPoint之後,這段影片也能以mp4檔案輸出,做為其他用途。

在Windows 10中,當使用者切換至平板模式,除了像Office 2013會將圖示間距加大,其中,Outlook 2016還會顯示右方的功能按鈕,讓觸控操作更方便。


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