佳醫集團財務長高省表示:「如果企業現在只有套裝ERP軟體,也沒很多報表的話,建置儀表板的前置作業會很長。」

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在尚未建置資料倉儲及OLAP的情況下,就現行的資料庫及Excel檔案,直接進入BI領域建置儀表板,並不是每個企業都一體適用的一帖良方。它的先決條件是──企業需具備一定的資訊成熟度。

所謂的「一定的資訊成熟度」,是指企業針對希望分析的部分,必須已建置完整的資訊化系統,而且資訊整合度高,否則前置期會很漫長。

資訊整合度要高,才有東西可以分析

各自為政的套裝軟體,財會只結財會的帳、出貨歸出貨、業務歸業務,這種情況下,資料關聯性沒有建立,也就沒什麼好分析的。

所以,佳醫集團財務長高省表示:「如果企業只有套裝ERP軟體,也沒很多報表的話,建置儀表板的前置作業會很長。」

同樣的,以趨勢科技為例,他們早期遍布全球的分公司,分別採用了不同的系統,在資訊各自獨立沒有彙整的情況,管理高層對於各事業體的營運能見度有限。

因此,他們從5年前開始針對ERP、CRM、業務及財會等系統,都逐步建置了小型的資料超市或資料倉儲,集中彙整各地的資料。也在這樣的基礎建設為前提之下,決定導入儀表板。

小規模試行,讓主管看到效果就更有意願參與

有了一定的資訊化基礎,企業可以選擇一個小模組開始試行,佳醫集團選擇規模較小的醫學美容事業做為嘗試的開始,而趨勢科技從資訊成熟度高而資料格式固定的財務系統起步。

有多年導入BI經驗的臺灣澳圖美德資訊長杜奕鋒表示,企業導BI不妨從最在乎的部分下手,例如業務或財會,成效最為顯著。

剛開始設計儀表板,IT人員最大的苦惱是:不知道高階主管要的是什麼。這部分可以既有的報表為基礎,杜奕鋒認為:「先把『死』的報表變成『活』的儀表板,效益就會很明顯。」所謂「死」的報表,指內容無法做變化,當它可以變換排序、欄位順序、明細變統計圖、X/Y軸對調,就「活」起來了。

高省也是先以既有的報表設計儀表板,展示給主管看,當他們看到儀表板的動態效果,很快就衍生出更多的想法,因此更多的創意就浮現了,而別的部門看到這樣的效果也會心動,於是紛紛提出導入的需求。

排程和自動化機制省去人工作業的負擔

事實上,企業不太可能直接以交易資料庫連接儀表板展示資料,除了可能拖慢ERP等營運系統的效能之外,少了ETL(Extract-Transform-Load,擷取-轉換-載入)的過程,也會導致分析結果內存在著無效資訊,例如作廢的訂單也列在其中。所以,趨勢科技決定針對各系統建置資料超市(Data Mart),少部分國家的資料仍是人工透過Excel整理。

不論是匯出至資料超市、資料庫或者Excel,盡量利用排程使作業自動化處理,可減少出錯機會。雖然單靠IT人員下SQL陳述式篩選出資料,然後透過Excel編修內容,也是可以產出管理者需要的分析資料,但是經年累月下來,不僅花費的時間和人力可觀,也有竄改或誤植的可能性。

在這方面也突顯儀表板工具的好處,因為欄位的對應及計算公式,在系統中會被記錄下來,所以後續資料若有更新,儀表板自動根據內容產生新的分析圖表,人工的作業就更少了。

使用共同語言,資料的分析與預測才會更精準

此外,杜奕鋒強調:「BI最花功夫的不是分析,而是資料的整理。」趨勢科技全球財務資訊處資訊服務部資深經理林鴻傑也提到:「過程中最辛苦的部分是資料的搜集與定義。」即使大家都說中文,也可能因為各方對名詞定義的不同,而產生認知的差異。

就以「報價」為例,美國的「報價」是在專案很後面階段的動作,因此成交機率高達80%;而在日本「報價」是專案前期的工作,成交機會可能20%都不到。這些沒有定義清楚,高階主管對下一季營收的預測就會不準確。

高省對「共同語言」打了一個比方,大家必須明確定義「出貨量」的計算方法,除了賣出去的產品,折讓要不要扣?退貨要不要扣?贈品要不要扣?樣品要不要扣?以前在ERP系統內,這些最後都會歸結到成本和收入,所以並沒有太大的問題。然而,現在要開始分析了,這些若不定義清楚,結果就會出現很大的差別。

所以使用「共同語言」在BI的應用層面重要性很高,而推展儀表板的過程中,勢必要把這些定義清楚。這即使在後續建置完整的BI平臺,也是必須的工作,趁此機會先把定義弄清楚,對企業未來的BI發展也是有明顯的好處。

建置儀表板的經驗,將使未來OLAP的設計更有概念

當然,企業若是後續有建置資料倉儲及OLAP的規畫,難免會擔心:基礎建設尚未完成,先透過Excel和資料庫建置儀表板,似乎是「打帶跑」的作法,會不會因此付出更高的成本?

事實上,為了建置儀表板而整理資料的許多經驗,對未來建置資料倉儲及OLAP很有幫助。就OLAP來看,過去多維度資料模型(Cube)的建置流程,通常需要調整好幾次才能符合管理者的需求,很難畢其功於一役。

像趨勢科技目前尚未建置OLAP,然而林鴻傑參與導入Xcelsius發現,決策高層在看到Xcelsius展示的分析圖之後,提出許多意見回饋,讓他對未來的OLAP更有想法。

杜奕鋒認為:「這樣的過程等於是資料模型的建置工作,至少做過第一回了。」因為互動的過程中已經抓到主管的需求,未來實際建置時會更有概念。

針對資訊架構,需考量到未來擴充的彈性

無論你的公司打算遵循正規的BI建置程序,從資料倉儲、OLAP到儀表板;或者時效上等不及了,參考趨勢科技和佳醫的案例,在既有的資訊基礎上,先導入儀表板,開始做「分析」這件事。杜奕鋒提醒:「企業一定要評估現階段的作法,是否具備擴充的可能性。」

試想未來資料量變大時如何因應、轉換成資料倉儲時,會是怎樣的規模、資訊架構是否保持擴充的彈性……等,避免把自己綁死在單一廠商的解決方案。

不過,現行各家儀表板廠商的方案,後端對應的資料來源都很多元,如果現行是連結Excel檔案,未來轉移到資料倉儲或OLAP只需調整資料連結即可,所以這方面的問題不大。

一旦資料的整理與定義確立,最艱困的工作已經完成,剩下的工作是如何展現分析的結果,而效果的優劣主要是取決於應用者的功力與創意。

如何在一頁儀表板中透過量測軌、顏色警示、地圖、統計圖及文字敘述展現最豐富,且又兼顧理解性的資訊是一門學問。針對這部分,各家廠商都提供了各式的應用範例,所以使用者在尚未抓到設計的竅門時,不妨由範例中挑選喜歡的樣式、直接複製、然後修改資料連結,就可以很快地完成一個專屬的儀表板,這是最簡單的入門方式。

 

臺灣澳圖美德資訊長杜奕鋒表示:「第一步先把原本『死』的報表變成『活』的儀表板,互動與即時性的效益就很明顯。」

 

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