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這是一個資訊氾濫的時代,企業主煩惱的不是資訊不充足,而是資訊太多。對於執行長(CEO)、財務長(CFO)、資訊長(CIO)及技術長(CTO)等高階主管而言,他們決策仰賴的資訊,絕對不能有所偏廢,若只看到公司賺了多少錢,卻沒注意到成本,將導致錯誤的決策。

然而,要建構協助決策者分析各類資訊的商業智慧(Business Intelligence,BI)平臺,有許多基礎建設必須齊備,但企業未必能忍受冗長的建置期,持續處於資訊透明度不佳的狀態。我們這次訪問到兩家建置過程相當特別的企業,他們認為正規的做法曠日費時,於是選擇顛覆傳統的新作法,基於既有的資料庫及Excel檔案,直接導入儀表板工具。

為什麼不等資料倉儲和OLAP資料庫完成之後,再導儀表板呢?因為,Time To Market!

BI新作法:在既有的資訊基礎上做「分析」

趨勢科技全球應用系統服務處資深協理黃佳櫻表示:「資料倉儲的建置曠日費時,等一切就緒了再來分析,實在太慢了!」

如果企業的據點散布各地,分公司遍及全球,資訊的整併談何容易?趨勢科技全球應用系統服務處資深協理黃佳櫻表示:「資料倉儲的建置曠日費時,等一切就緒了再來分析,實在太慢了!」

所以趨勢科技決定雙管齊下,他們規畫長期的資料倉儲的同時,現階段也容許部分人工作業、部分自動化的彙整資料方式,先導入儀表板工具Xcelsius,為的是幫助高階主管現在就可以充分掌握公司各事業體的營運狀況,除了用這套系統找問題,也預測未來趨勢。

另一個例子是佳醫集團,他們的轉投資眾多,而每併購一家診所,就面臨一次資訊整合的難題,過去的作法是汰換對方的ERP,然而這少說是一年半載的苦差事,而在此之前,經營績效的管理也只能透過Excel。

於是他們導入QlikView,轉投資單位只要對應(Mapping)既有資料庫的欄位、符合佳醫集團的資料格式,然後定時將資料匯入QlikView,高階主管馬上就可以了解他們的營運狀況。

我們總以為建構商業智慧平臺,對一定規模的企業來說比較容易,像趨勢科技和佳醫集團,都是有資源建構商業智慧平臺的企業,然而他們都有不能等的理由,所以選擇了顛覆傳統的新作法。

而他們的經驗,對於沒有時間或經費投資商業智慧解決方案的企業,也具有相當大的參考價值,誰說BI不能從Excel做起呢?

傳統的商業智慧導入程序太冗長

商業智慧是針對決策者提供的解決方案,希望幫助他們快速發現問題、抓住市場脈動,甚至預測未來趨勢。但對多數企業而言,導入的門檻仍很高。建置BI解決方案,企業必須有足夠的IT能量,包括足夠的人力,且熟悉商業智慧,而且有一定的時間與金錢成本,甚至需要尋求顧問協助,以避免過高的學習曲線。

事實上,光是做完OLAP資料庫後,BI尚無法發揮價值,因為還未見「可視化」的成果,待高階主管看到動態拖拉的報表、決策支援分析及儀表板,而且真正幫助他們做出更好的決策,BI才算發揮了作用。

如此的大工程,並非一蹴可幾。而且對於資源有限的中小企業而言,更是遙不可及的夢想。

手動的BI你一直都在做

尚未建置商業智慧平臺的企業,仍需因應高階主管的決策需求,很多企業的做法,是業務主管在開會前,人工手動整理報表,拼拼湊湊地剪貼至Excel,計算KPI(Key Performance Indicator,關鍵績效指標)、達成率、成長率……,而當老闆問「跟上個月比較呢?」、「跟去年比較呢?」、「連續三年的變化呢?」,如果沒有事先準備,就得要再回頭找資料才能呈上答案。

而這樣的工作,每隔一段時間就得重複一次。

其實以上的工作流程就是在做BI,只是方法比較原始。

也就是說,手動的BI你一直都在做。

企業以資料庫搭配Excel做分析是常見的情況

沒有資料倉儲、OLAP的輔佐,而以Excel開始做分析的模式,仍有可能做到「商業智慧」。

事實上,企業拋不開Excel有不得不的苦衷:

● 資源有限:直接利用營運的ERP資料庫製作分析報表,會拖慢效能,再加上,建置資料倉儲是需要投入一定的IT預算及人力成本。所以很多公司設定排程,在離峰的夜間製作報表,或者匯出成Excel檔案。

● 保護商業機密:針對極機密的決策分析,有些公司擔心分析的模組,被有心人士複製盜走,所以他們寧可匯出成Excel,由少數核心幕僚掌握分析的方式及公式,以人工作業處理。

● 報表不完全符合需求:即使已建置資料倉儲和OLAP的企業,使用者離不開Excel的情況也不在少數。因為報表未必符合使用單位的需求,而且使用者的需求也一直在改變,有時候只是幾個欄位的增刪,變動不是很大的話,熟悉Excel的財務人員乾脆自己處理。

● 整合異質資料不易:佳醫集團和趨勢科技都是這樣的案例。佳醫集團持續地轉投資各種醫療事業,在各家採用的系統不一的情況下,資訊的交流仍需仰賴Excel。而趨勢科技全球的分公司眾多,各地在資訊化的初期,也各自導入了不同的ERP系統,在完全整合之前,Excel是免不了的。

直接「串連」資料庫和Excel做BI

企業無法拋棄Excel是現況,在資料量不大,又希望強化分析與呈現的效果的話,直接以Excel搭配儀表板工具,其實是可以評估的選擇。像是SAP、聯銓資訊都有這類產品。

以SAP的Xcelsius來說,即是結合Excel推出的儀表板設計工具,它的標準版及專業版的產品,是專門針對Excel推出的版本。

而聯銓資訊也有一套Smart eVision,針對企業這方面的需求,他們也考慮在未來推出SaaS(Software as a Service)服務,使用者只要上傳Excel資料,就可以在Web上設計動態儀表板,然後另存成PowerPoint檔案至本機電腦,方便開會展示使用。

不過,應用Excel的前提,比較適切的應用方法,是盡量運用資料庫或報表工具設定排程,以取代人工輸入的作業方式。因為手動編輯內容難免有誤植或竄改的疑慮。

資料「匯入」BI系統是另一種新型態選擇

除了傳統存取資料庫、OLAP或Excel的分析方式,將資料直接匯入BI系統是另一種新型態的選擇。QlikView是一家由瑞典藥廠開發,然後產品化的軟體。

它與其他BI產品的差異在於,QlikView不是讀取外界資料來源,然後運算並產出分析結果,它是將資料匯入系統,並以特殊的AQL(Associative Query Logic)技術分析資料,可以在不建資料模型的情況下,任一欄位都可以視為一個分析的維度。

雖然顛覆傳統,但效益已經浮現

顛覆傳統的作法,不依循正規的ETL、資料倉儲、OLAP程序,然後再導入報表和儀表板的應用,似乎很吸引人。也可能引發「打帶跑」疑慮,例如「速成」是不是品質比較差?是否付出更高的成本?為什麼不先打好基礎再設計儀表板?會不會是本末倒置的作法呢?

綜合佳醫集團和趨勢科技的經驗,已經回答了部分問題,他們目前已經有以下效益:

花最少時間找到問題、看趨勢

一般員工只專注在自己工作範圍,需要的是細項資訊,直接檢視報表就好。

儀表板的使用者,則都是企業非常高階的使用者,以趨勢科技為例,目前的使用者是處長級以上的高階主管,因為Time To Market的壓力讓他們無法容忍「盲眼開車」的狀態。高階主管的任何決策,都牽動整個公司未來的方向,影響是至關重大的。

佳醫集團財務長高省也表示:「中高階主管要跨區域、法人、產品、收支等,整個公司的營運狀況都要掌握,看報表實在太慢了。」

高省過去需要看50張報表才能抓出問題,現在50張報表的資訊整理在一頁儀表板裡,未達目標的那幾家才亮起來,一看就知道了。

能見度提升,各級主管上緊發條

各自獨立的系統,會使資訊出現斷層,趨勢科技現在透過儀表板,可以跨CRM、ERP、業務、財務等系統,看到客戶資料、技術支援及業務狀況,綜合這些資訊也看出未來的機會在哪裡,資訊的能見度明顯提高了。

能見度提高也表示績效的好壞,在儀表板上高下立判了。高省表示:「我相信有業務主管對於儀表板會皮皮剉,因為不能在大鍋飯裡面混了。」靠嘴巴報告的年代,資訊的透明度不高,績效的好壞沒得比較,也許比去年好就是「好」。現在把整個公司的成長趨勢攤開,數據會說話,一切都無所遁形。

資料正確性也提高

過去資料的正確性,使用者通常認為是資訊部門的責任,有時候便宜行事,乾脆手動修改內容。也有的情況是,總公司的人員必須「求爺爺告奶奶」似地,拜託分公司整理Excel資料,以便彙整之後業務檢討會議使用。

然而,當流程加入自動化的機制,降低人工介入的程度,而且數字化作儀表板,在高階主管會議中呈現,就關係到各部門的績效表現,各單位的使用者比IT人員更緊張數字的正確性,主動確認資料。

這是BI的好處,而佳醫集團和趨勢科技在導入儀表板時,已經提早收到這樣的效果。

會開車的人都看得懂

儀表板只是比較炫嗎?高省說到了關鍵:「我們總裁的電腦程度有限,幾乎不會中文輸入,但他會看這個,因為很像飛機和汽車的儀表板,會開車的人都看得懂。」

對於50~60歲的高階主管,不擅長使用電腦的大有人在,而儀表板把很多資訊收斂在幾個燈號和量測軌呈現,比密密麻麻的報表簡單且直覺很多,對於高階主管的營運的決策、趨勢預測及現況檢討,更能提供直接而明願的價值。

不能等的理由──Time To Market

儀表板的效益明顯,如果趨勢科技等到資料倉儲、OLAP資料庫都建好,萬事具備再來考慮視覺呈現,評估Siebel CRM的進度,按部就班、循序漸進地來,可能還要再等個1~2年,「Time to Market」就是更久之後的夢想了。

高省也給了一個不能等的理由:「只要庫存降低,應收帳款管理得更好,創造的現金流量驚人!」

 

趨勢科技全球應用系統服務處資深協理黃佳櫻表示:「資料倉儲的建置曠日費時,等一切就緒了再來分析,實在太慢了!」

 

 尚未建置BI的企業可考慮的新作法 

建置資料倉儲及OLAP曠日費時,然而現行手動製作分析圖表,不僅費工而且未必能滿足老闆多角度分析的需求。企業不妨考慮以儀表板工具界接資料庫或Excel 檔案,搶先體驗更直覺且動態的分析效果,待未來資料倉儲及OLAP 建置完成,只要調整儀表板的資料連結(Mapping),既有的應用仍可延續。

 

 不能忽視Excel的局限 

各家的BI解決方案都支援匯入Excel資料做企業營運的分析,但我們仍不能忽視Excel的局限。擁有多年導入商業智慧解決方案經驗的臺灣澳圖美德資訊長杜奕鋒提醒,使用Excel作為分析的資料來源的疑慮,包括Excel無法像資料庫可 以建立資料表之間的關聯性、資料筆數有限、未來轉上資料庫不容易、資料一致性問題、無法多人同步使用及無法管控權限……等。

面對上述的問題,企業在搭配Excel設計儀表板時,需要調整作法,盡量以資料庫或報表系統的排程功能產出Excel資料,避免人工處理產生的問題。

即使Excel有其局限性,但搭配它現在就開始做BI,仍然存在好處。首先,現在就開始分析,絕對比等半年、一年後才看到東西來得實際。再者,聯銓資訊總經理林健勝表示:「小規模的試用,具有『拋磚引玉』的效果。」

剛開始實行的層面不需要很廣,負責導入的人可以先把老闆最在乎的幾個指標,先行導入儀表板,展現視覺化的分析效果,這將使企業對於後續商業智慧的投資會更有信心。

 

 虛擬資料倉儲和記憶體資料庫也是可評估的方案 

顛覆傳統的新BI是企業可以考慮的一個選擇,但也不是所有企業都適合。

而對於多數商業智慧廠商及專家顧問而言,也不見得建議這樣的作法。企業若希望參考其他作法,我們也特別整理出由相關廠商提供的兩種建議方案:

1. 虛擬化資料倉儲(Virtual Data Warehouse):

企業建置資料倉儲需要軟、硬體成本,又不能確定事先定義的資料分析模型可以符合需求,就杜奕鋒協助企業建置資料倉儲及OLAP資料庫的經驗,資料整理這一段工作通常需要來回修正好幾次,才能完全符合使用者的需求。

而「虛擬化資料倉儲」的方案也許是可行的,以Siebel的產品為例,企業可以先不建置實體的資料倉儲,轉而以元資料(Metadata)的方式記錄各資料庫的關聯性,也就是說,資料仍存在於SQL Server、Oracle、Sybase、MySQL等原來的各個交易資料庫中。

使用者做線上的查詢與分析時,透過一個中繼的查詢引擎(Query Engine)至各資料庫擷取資料、加總運算並呈現結果。這對資源有限且對分析需求不確定的企業,是可以降低成本的作法。

此外,虛擬化資料倉儲的優點在於,資料保留在原始的資料庫中,可以減少企業建置實體資料倉儲所需的系統及管理資源,特別是在儲存媒體方面。

而它的缺點就是會拖慢效能──營運使用的線上交易資料庫效能會受到影響,而且分析查詢的速度也會比較慢,所以適合做概念驗證之用(Proof of Concepts),長遠來看,企業還是需要建置實體的資料倉儲。

2. 記憶體資料庫(In-Memory Database):

記憶體資料庫是這幾年資料庫市場出現的新產品,IBM的Solid DB和Oracle的Times Ten即為此類產品。

記憶體資料庫是運行於記憶體的資料庫,它和一般關聯式資料庫無異,同樣透過SQL指令存取資料,也可撰寫預存程序(StoredProcedure),特色是效能是儲存資料於硬碟的資料庫的10倍左右。

雖然稱為「記憶體」資料庫,不過為了避免系統關機後,資料就隨之消失,它還是會儲存一份檔案於硬碟中,只是執行階段會載入資料在記憶體中運行。

由於記憶體資料庫可以設定與硬碟的資料庫同步,所以針對商業智慧的應用,企業可以把記憶體資料庫作為資料倉儲,那麼不但查詢的效能大幅提升,而且不會干擾線上交易資料庫的作業。

杜奕鋒以高科技製造業的客戶應用為例,有一些製造業的生產線,需要5分鐘產生一次報表以分析良率,以傳統的資料庫作為資料倉儲,常會遭遇效能的瓶頸,此類應用就可評估以記憶體資料庫作為資料倉儲。

不過,導入記憶體資料庫,企業必須考量的是,應用程式面的改寫將是最主要的負擔,所以它比較適合新的專案。

再者它的成本頗高,價格約要上百萬元,這也是企業必須評估的部分。

 

【相關報導請參考「顛覆傳統的新BI」】


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