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生活用品品牌與通路廠商生活工場,與其近700間的供應商之間,連庫存、交期、銷售報表,甚至是公司的毛利資訊,都可以分享。在這種資訊透明化的前提下,以往,生活工場要求其供應商,都必須透過其B2B電子商務平臺做採購、下單,但在今年度,生活工場與供應商的交易模式,再度產生重大變革。

生活工場(育冠企業)資訊部副理張誠祥表示,在原本B2B平臺進行下單或採購時,不論是生活工場或者是供應商,都還必須利用紙本或電子郵件等方式確認訂單。「不論是生活工場或是供應商,都不敢直接在網路上按確認鍵當作訂單確認。」他說。為了提升彼此對交易的信任程度和訂單處理效率,生活工場決定在今年導入具有電子簽章效力的工商憑證,作為B2B電子商務平臺訂單確認的基礎、提升訂單處理的效率。

自發憑證,供應鏈信任不足

生活工場對於憑證的使用並不陌生,張誠祥表示,生活工場自己就有結合員工識別證的記名晶片IC卡,另外也有不記名的會員卡提供給顧客使用。

但也因為這個憑證系統是由生活工場自己核發的,「供應鏈體系對於這個生活工場自發憑證,並沒有足夠的信任。」張誠祥說,生活工場先前與供應鏈廠商合作時,主要是透過生活工場建置的B2B電子商務平臺做採購和下單。

生活工場B2B電子商務平臺和其他多數電子商務平臺一樣,都是使用帳號、密碼作為系統登入方式。同樣的,這種只使用帳號、密碼作為系統登入的條件,也隱藏許多因為個人端電腦或網路不安全導致帳號、密碼被盜的資安風險。

張誠祥坦言,在各種帳號、密碼被盜的資安事件頻傳時,即便是B2B的電子商務平臺業者,也同樣擔心密碼外洩,或者是離職員工惡意盜用生活工場B2B電子商務平臺的帳號、密碼,導致雙方損失。所以,不論如何,原本所有的採購下單,生活工場和供應商一定會再次確認訂單真偽。

這個平臺運作最弔詭的地方在於,因為生活工場提供透明化的資訊給供應商,也等於讓供應商可以做到主動降低缺貨的情況。電子商務平臺網站因為不能信任線上的採購下單機制,還必須做額外的訂單確認,都使得訂單處理速度較慢。基於政府核發工商憑證具有電子簽章的法律效力,張誠祥便開始思索:「如果能夠採用具有法律效力的工商憑證,作為採購下單的確認,將可以提升採購回應速度以及作業的正確性。」

工商憑證擴大到門市管理系統

從今年5月簽約預計導入工商憑證,張誠祥說,生活工場在程式開發以及套用件上,因為都已經模組化,不到1個月的時間就完成相關的開發事宜。但接下來,才是挑戰的開始。

張誠祥指出,生活工場平常有往來的供應商大約有6百~7百個左右,不包含季節性的供應商。但不是全部的供應商都知道什麼是工商憑證,「在宣導工商憑證的使用時,遇到比較大的挫折。」他說。因此,生活工場決定先以交易頻繁或交易金額大的供應商,作為第一波測試導入的對象。

由於生活工場供應商規模大小不一,也會出現供應商用子公司統一編號和生活工場往來。張誠祥表示,在系統設計開發時,生活工場便要求,當卡片插入讀卡機時,系統一定要帶出該張工商憑證的卡號,避免該供應商在生活工場的廠商代碼和憑證編號有出入。

生活工場在系統開發時,為了便利供應商確認所使用的工商憑證是否正確,強制工商憑證插入後,一定要帶出憑證編號。

生活工場對供應商除了發文要求供應商配合生活工場採用工商憑證的政策外,也舉辦多場推廣教育訓練活動。張誠祥表示,當時,生活工場先選出10間往來最密切的供應商做測試,確認並收集各種系統登入可能面臨的狀況和疑問,並做成完整的線上教學檔案,提供其他預計導入工商憑證的供應商參考。

生活工場也將這個工商憑證的應用擴大到門市管理系統,因為公司對員工有約束力,員工政策配合度也高。張誠祥說,原本預計在6月底就可以進行第一次門市管理系統應用工商憑證的測試,但張誠祥說,當時忽略生活工場自發憑證的讀卡機,並不能讀取工商憑證或自然人憑證,而使得整個測試進度往後順延1個月。

工商憑證提高訂單處理效率

張誠祥說,供應商一定要使用工商憑證登入B2B電子商務平臺後,才能觀看自家產品的銷售和庫存報表,甚至能確認其他供應商看不到的專屬銷售統計表與庫存統計表。

供應商在與生活工場確認訂單時,張誠祥說,使用工商憑證就不需要像以前一樣,還得額外確認訂單,現在,廠商專區所有的功能,都只需要按下「確認」的按鍵後,就表示訂單確認,不需再額外確認訂單。

張誠祥表示,由於門市流動率較大,以往用帳號、密碼登入門市管理系統的方式,可能會隨著人員的離職導致帳號、密碼外洩。為了提升門市管理系統登入的安全性,也透過工商憑證授權店長的自然人憑證,做為門市管理系統登入的憑證。此外,以往店長計算員工薪資和績效獎金時,只能在內網計算,缺乏彈性。若能使用經工商憑證授權的店長的自然人憑證登入門市管理系統,除了能做到資料加密、防外洩,也增加店長登入系統的彈性。

 

生活工場資訊部副理張誠祥表示,B2B電子商務平臺今年引進工商憑證的認證制度,改善以往B2B電子商務平臺確認訂單時,所缺乏的「不可否認性」。

 

 生活工場e化架構與作業流程圖 

 

生活工場在系統開發時,為了便利供應商確認所使用的工商憑證是否正確,強制工商憑證插入後,一定要帶出憑證編號。

 

【相關報導請參考「政府廣發工商憑證,企業線上交易如何運用?」】


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