每天例行的用戶端維運控管是IT部門最頭痛的工作,MIS為了解決使用者的軟體更新、電腦維護、程式版本相容處理或系統操作錯誤等,往往得四處奔波,到處協助使用者解決問題,那怕只是電腦無法連線到總部ERP,MIS還是得全臺灣或全世界走透透,到各分據點解決當地的問題,要不然就是得建置更多的IT人力,才能滿足各地的使用者端維運工作的需求。

也因為這樣,IT維運人員如同全公司的救火隊,哪裡失火往哪裡跑,頭痛醫頭、腳痛醫腳,但這種救火式的維運方式,每次只能解決單一部門或個別使用者的問題,據點越分散、員工數量越龐大的企業,維運工作往往成為IT部門日常工作的主要重心,IT人員每天只能忙於排除問題,根本沒有足夠的心力來開發新專案,更遑論善用IT協助企業創造新的價值。

但是,有些企業IT部門找到了解法,透過桌面虛擬化的技術,扭轉了IT部門的困局。

效益1  減輕IT維運負擔

群義房屋只有7個IT人員,但他們必須負責400多位員工的個人電腦,而且這些電腦分散在臺北與臺中兩地的分店,甚至是業務員自己帶來公司的電腦,IT人員經常得南北奔波來解決業務員的電腦問題,例如光是到新設分店中增設2臺電腦,就得耗上一整天,不僅拖累了業務運作,也影響了群義房屋IT部門投入新專案的時間。2008年時,群義房屋導入了桌面虛擬化以後,IT人員幾乎可以在機房完成所有維運與支援服務,總共節省IT部門3成維運工作,5成維運時間,讓IT有餘力投入開發新的應用系統。

而位於高雄的華新科技則是用桌面虛擬化來解決繁重的軟體升級和版本相容困擾,以往IT部門將ERP Agent安裝於每臺個人電腦,每次ERP升級時,IT人員必須分別在400~500臺個人電腦各別升級Agent,不僅IT人員耗時費力,還拖累了部分員工的業務運作,無法即時取用新版ERP的功能。華新科技導入桌面虛擬化之後,每次面臨ERP升級,IT人員都只要在伺服器內統一升級那套所有員工共同連線使用的ERP Agent,員工就能即時存用最新版本。

效益2  徹底控管使用者端環境

桌面虛擬化技術不僅簡化了IT維運與支援工作,還能提昇IT控管能力。在傳統Client-Sever架構下,IT總是管不完終端設備的各種資安風險,像是公司資料外洩、存取行為、電腦中毒等,可怕的是,有些潛藏的風險根本沒有被看見,不在IT部門的管轄範圍內,像是硬碟損毀、USB裝置遺失等,IT都無法全面處理這些風險。

在新竹科學園區某家高科技製造業,為了防堵終端電腦的安全漏洞,避免研發機密外洩,因而導入桌面虛擬化,提供近1萬名員工透過遠端連線的方式,來操作虛擬桌面提供的各項軟體,所有資料也儲存在伺服器端,使用者端個人電腦則不儲存任何資料,以確保資料的安全性。

另外,也有金融業者運用桌面虛擬化,來確保外包人員取用客戶資料的安全性,這些外包人員的工作流動率很大,企業擔心他們有意或無意地將大批客戶的信用卡資料外流,因而只提供虛擬桌面給這些外包人員使用,只允許他們操作公司內部的軟體,無法在本機端下載資料。

效益3  讓IT環境標準化

華泰電子資訊長王金秋進一步指出桌面虛擬化對他們帶來的改變。他表示,桌面虛擬化將IT的控管能力延伸到每臺個人電腦與每位使用者的工作流程,找出原本終端看不見的風險與資源浪費,將原先企業當中最分歧繁雜的個人電腦應用環境標準化。

以個人電腦內的資料保護為例,華泰電子導入桌面虛擬化後,員工的資料必須集中存放在後端機房的儲存設備上,IT人員可藉此做到終端資料的集中備份與備援,加強桌面應用的可用性。另外,華泰電子分析員工不同的工作型態,來制訂標準化的終端存取規範,讓老闆掌握員工的工作狀態,包括存取哪些資料、用這些資料做什麼、使用哪些網站等。

當企業導入桌面虛擬化,員工取用企業IT資源的港埠,從一臺個人電腦變成一個帳號,員工只要輸入帳號,就能在任何地方、以任何終端設備進入企業的港埠,而且員工每次登入,都能維持上次登入時的操作狀態。中國電信便是透過桌面虛擬化,將採老舊平臺的應用系統搬上iPad,讓全公司上萬名業務員隨時使用iPad存取公司的桌面應用,在任何地方都能工作。

IT部門的維運、管理與服務也不再只針對個別個人電腦,而可以將全公司的桌面應用整合為一套系統,由IT一手包辦終端個人電腦的軟硬體運作,IT人員可以在機房集中維運與管理。

當IT部門掌握了全公司的桌面應用環境,就可以在伺服器端更有效率地配置與管理資源,精簡不必要或原本看不見的成本耗費。

進一步來說,桌面虛擬化不只是終端設備的簡化,甚至還可以改變IT部門在企業中的角色。當使用者端的桌面應用環境集中之後,IT必須制定各部門標準化的桌面應用環境,促使了IT必須徹底理解每位使用者與他們的工作型態,才有能力規畫標準且適用的桌面應用,而且IT必須以全公司整體營運的角度,來確定桌面適用與否的判斷標準,怎麼規畫對公司最省錢、效益最大。

例如群義房屋的總經理為了讓IT部門可以順利導入桌面虛擬化,還將資訊部門的層級連升了2級,與掌管各地分店的業務部門同層級,讓IT部門主管成為一級主管,與業務部門主管平等對話。群義房屋資訊部副理王嗣傑說:「導入桌面虛擬化後,IT變得更強勢了。」

現在,IT不再任由使用者予取予求,甚至是由IT來決定使用者怎麼用、用什麼。IT部門成為決定員工工作方式和工作流程的關鍵角色,甚至是制定者。桌面虛擬化的導入,改變了IT、企業與使用者之間的關係。


相關報導請參考「IT不當救火隊,用桌面虛擬化擺脫IT重擔」


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