投票系統提升會議互動

2006年10月，趨勢科技每年度的全球高峰會（Global summit meeting）在臺舉辦，與會者來自趨勢科技全球的高階經理人。別於過去單向的簡報方式，趨勢科技做了一項新的嘗試，發給130多位與會者每人一臺按鍵器，當簡報者問問題時，與會者可透過按鍵器選擇Yes或No，或者根據簡報者設計好的選項，選擇A、B、C…或1、2、3…，系統再將結果統計後，馬上呈現在簡報上。

這項應用，是來自喜誠科技的VersaView ARS-V1（Audience Response System）會議投票系統。VersaView ARS-V1系統是由按鍵器、無線接收主機與程式軟體三部份組成，訊息會從按鍵器透過2.4GHz頻寬傳至無線主機，將資料匯集後傳至電腦上製成Excel檔，再依據事先設定的數字或圖形方式，如圓餅或長條圖等顯示。喜誠科技表示，平均來說，3秒內可接收1,000筆資料，（1秒內約為300筆），若要增加資料接收筆數，僅要延長時間就可，此外，若是按錯鍵，只需重新輸入，就可覆蓋前一個答案。

趨勢科技當時是以租賃的方式採用會議投票系統，與會者使用後都覺得非常新奇有趣，讓會議成效顯著，因此最後決定直接購買設備，共採購兩臺無線接收主機，以及60臺按鍵器。趨勢科技全球專案技術專員陳冠希表示，當時租賃約花費12萬元，直接購買費用約80多萬元，且在一定時間內可抵租賃費用，加上平時使用的頻率很高，評估之下，購買會更符合效益。

趨勢科技也將此系統應用在內部的會議上，舉例來說，趨勢科技每一季都會舉辦部門檢討會議，過去許多人不習慣在會議上表達意見，但導入會議投票系統後，由於可採用計名或不計名的方式進行表決，因此提高員工表達意見的意願，而主管也可真正知道員工的想法，並馬上調整會議的方向；過程中，則提升聽眾的注意力，讓會議能真正發揮效果。此外，也用在內部課程訓練上，陳冠希表示，講師可透過此系統，設計互動式的簡報，讓課程更加生動有趣。

除了在內部的使用外，趨勢科技更進一步將之用於與客戶的互動上。趨勢科技11月在日本舉辦的經銷商大會，會議中，便安排問題與討論的議程，各小組討論後將提出的問題傳至前端的電腦中，在一邊的投影上顯示所有客戶提出的問題，然後再透過ARS系統進行表決，統計出客戶認為最重要的問題，並顯示在另一邊的投影上。整個過程中，問題的產出和表決的結果都是由聽眾所提供，對於趨勢科技來說，也更精確掌握經銷商的意見。

因應投影機近年來逐漸普及的趨勢下，目前國外有許多廠商開發ARS系統，作為投影機的延伸應用，現階段國內這樣的產品尚少，實際應用也不多，但未來可望帶動新會議模式的產生。

在去年推出ARS系統的喜誠科技，其副總經理彭獻瑩表示，ARS會議是欲改變過去會議主講人唱獨角戲的模式，而最大的關鍵是在於ARS思維模式，即主講者必須改變簡報的製作和進行方式，因此，喜誠科技也提供VersaView ARS的顧問服務。

市面上的會議投票系統，一般可分為有線和無線（又分為紅外線和無線電）二大類，搭載的軟體則有封閉式和開放式差別，以喜誠的ARS系統為例，即為與Microsoft Office相容的泛用型軟體，企業要採用會議投票系統時，便可留意這些差異。文⊙許雅婷