政府機關長期保存文件意識抬頭

文件的長期保存越來越受到重視，也讓許多政府部門和機構要求採用開放標準的文書軟體，日前美國麻州也表示，未來將考慮該州電子檔案標準，能支援多重的檔案格式，目前在臺灣研考會以及檔案管理局也都為了可以長期保存文件而作了配套措施。

越來越多政府機關開始關注檔案的支援性，資訊市場情報中心電腦系統產業分析師潘建光表示，主要是因為目前最多人使用的文書軟體仍為微軟的Office，不過由於微軟的Office格式未開放，同時也不支援開放格式OpenDocument，在未來當微軟的產品不斷升級後，可能會造成無法讀取以前文件的問題，這問題對於需要長期保存資料單位如：政府、檔案管理等機關來說格外重要。

為了可以長期保存文件，臺灣檔案管理局檔案資訊組組長趙培因表示，檔案管理局目前是將文件檔案用XML的開放格式保存下來，因為XML是開放的格式，主要就是用來防止未來無法讀取檔案的問題。

事實上，臺灣政府在前年就已經開始為未來檔案存取格式不同，會發生檔案無法讀取的問題先作了防範措施，像是檔管局目前利用封裝處理的方式保存檔案，將重要的檔案利用開放的格式標準備分起來。

不過除了檔案之外，趙培因表示，連要讀取該檔案的軟硬體也必須要保存一套下來，就是為了防止未來系統不支援而發生無法讀取的情況。

趙培因表示，為此電腦的軟硬體設備因為要作轉制的動作必須要不定期的升級，增添管理不便未來檔管局的長期目標就是，直接用一個可以不用定期升級的保存文件機制，讓資料可以永久的保存。文⊙林怡辰