優拓資訊在Slack中公告,為因應新型冠狀病毒疫情的威脅,自2月3日起實施全體員工遠端工作制度,並詳細規範即時通訊方式、暫離機制以及開會形式,來確保員工自主完成工作進度、維持生產力。

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圖/優拓資訊提供

僅20名員工的小型軟體企業如何面對傳染病疫情?以Chatbot服務崛起的AI新創優拓資訊,從年後開工的第一天起,全體員工就完全透過遠端工作的形式來上班,優拓資訊共同創辦人、同時也是臺大電機系教授黃鐘揚指出,這是為了減少員工暴露在公共場所,或聚集在辦公室內交叉感染的風險。

能在短時間內做到這一點,除了企業本身所有資料均儲存於公有雲,且打卡、請假都用Slack,優拓資訊的主要幹部也臨時研擬了一套管理方法,來確保所有員工都能自主完成每日進度,以及維持與面對面工作無異的溝通效率。

黃鐘揚在臉書上分享這套管理方法,優拓本來是提供純軟體Chatbot服務,所有資料都儲存在公有雲,或像程式碼則存在GitHub,再加上,平時就有一套允許員工暫離辦公室的管理機制,所以,他解釋,全員遠距工作的難度不大,但改採長期遠距工作的關鍵差異是,即時溝通與每天例會(Stand-up Meeting)的形式需要調整。

首先在即時溝通方面,一般來說,員工在公司內需要討論,直接面對面溝通即可,若碰巧遇到對方暫離公司,也可以先做其他事情,等對方回來再討論,因為在同一個空間內可以確實掌握對方動向。不過在遠端工作之後,所有的溝通僅能用通訊軟體進行,若對方遲遲不回應,手邊工作就可能被迫延遲進行,不僅降低工作效率,也增加額外的溝通成本。

對此,優拓資訊規定,在遠端工作的情況下,員工要暫離工作崗位,就算只是出門買個咖啡,都必須透過Slack確實回報;若已經在通訊軟體中被標記(Tag),則需在工作中斷之後的十分鐘內回應,若工作無法暫停,則需在30分鐘內先回應「等一下」、表情符號,或者請其他熟悉業務的同事代為回覆,來避免溝通不順暢、已讀不回的現象。

第二,則是在各部門的每日例會方面,改成以「語音通話」加上「雲端協作」的方式進行。黃鐘揚表示,每日例會的精神,是設立一段時間內要達成的目標,並訂定與更新每日工作進度,藉此讓員工自律、督促自己。因此,在遠端工作的情況下,不僅不能取消,更要確實透過通訊軟體與雲端協作的工具來執行,比如用Line進行群組通話,並且開啟Google雲端共編文件來記錄會議內容。

不過,有些會議礙於進行時間長(超過2個小時)、參與人數多(涉及多個部門),為了維持開會效率,仍然需要員工親赴公司面對面開會,比如每週、雙週進度會議、每月的跨部門策略會議等。對此,規範中也訂定,員工赴公司開會時,需要配戴口罩,若因特殊狀況無法前來,則會安排語音通話來同步開會。

儘管已經開始實行遠端工作制度,但黃鐘揚也說明,公司並無禁止員工進公司上班,員工仍可彈性選擇辦公地點,「尤其是家裡環境不適合工作的員工,比起去咖啡廳,進公司辦公可能是更好的選擇。」對此,各部門主管也將主動了解員工的工作情形,以免因為工作環境不佳,反而降低生產力。

「我們公司一向很強調自律自主,目前看來,實施起來成效還可以,每個團隊都會掌握平時的進度來工作。」黃鐘揚表示,優拓資訊是第一次實行全體員工遠端工作的制度,自年後開工以來還未滿一周,也將根據疫情狀況來決定恢復的時間,「不過最少會希望維持14天。」他說。文⊙翁芊儒

 


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