第二種Office的可能性

我們能換掉Office軟體嗎？過去許多企業老闆都問過這個問題，但最後大多是換不成。

另一個常聽到的疑問則是：微軟Office軟體那麼一大套，新功能是越加越多，但是員工真正用到的，就那麼一些些基本功能而已，為什麼還要花那麼多錢去買用不到的功能，這豈不是浪費？

微軟Office軟體授權費的確不便宜，這是企業普遍面臨的現實問題。現在幾乎坐辦公室的員工都得用到文書處理軟體，這樣一人一套買下來的話，就是一筆不小的投資。而且，即使多數員工充其量只用了很基本的文書處理功能，但你就是得買整套軟體。

更現實的問題是，微軟Office的文件格式幾乎已成為商業文件的標準，除非你完全不跟外界有文件上的往來，才有可能徹底捨棄微軟Office不用。所以即便許多企業老闆都想要換掉微軟Office，但真正能做到的企業沒幾個，也因而微軟Office軟體的市占率依然高得驚人。

在過去，有一些企業嘗試找出可行的Office替代方案，而且確實也成功地導入第二種Office，但並沒有引起其他企業跟進的風潮。原因是企業評估之後發現，雖然有一些Office軟體是免費的，但與微軟Office的相容性不夠好，而且對中文的支援度不佳，操作起來也不是很便利。若只是為了省錢而要求大家重新學一套Office，甚至日後可能會因操作不便而影響工作效率，那麼最後到底是否真的省到了錢，還是個大疑問。

幾年前在一場校園研習會議，有一位主張開源軟體的老師竟建議學校大可採購微軟Office給老師使用。這雖與政府支持開放原始碼軟體的政策背道而馳，然而這位老師的評估卻是非常理性的，他說一方面是因為校園版授權費相當便宜，另一方面是當時的OpenOffice仍存在一些問題。在親自比較過兩種Office的操作之後，他認為微軟Office對於文書行政作業效率是比較高的，一年下來，老師因此節省的時間成本就遠超過軟體授權費了。

這些問題在過去確實讓企業打消了採納第二種Office的念頭，但是現在這種局面卻開始不一樣了，近來我們陸續聽到好多家企業開始採納第二種Office軟體。

為何現在又開始有企業評估起第二種Office選擇？其中一個主要的考量仍舊是授權費用，尤其是有些企業被迫要追補軟體授權費，不得不尋求降低成本的方案。

除了降低成本這個老問題之外，企業現在開始要轉換Office還有另一個重要的需求，那就是行動化。若只是為了降低成本而換Office，有些企業不見得會如此大費周章，但若是為了以行動化來提升員工的工作效率，那麼就是一件需要積極評估的事了，因為那是朝向未來的趨勢發展。

為了降低成本、為了提升行動化，這兩種需求正促使著企業開始評估第二種Office。而其他Office軟體在功能與相容性上的改善，以及線上Office的功能逐漸符合使用者的需求，則讓轉換Office平臺的可能性逐漸提高。

在這樣的趨勢之下，有些企業的辦公室已經呈現多種Office軟體共存的局面。本期封面故事所報導的幾個企業案例，他們都仍會保留微軟的Office軟體，因為這是商業界流通的文件格式，但同時也會採用線上Office或是非微軟的Office軟體，如OpenOffice（請見第24頁）。無論如何，他們已經擺脫單一Office軟體的部署策略，開始以對企業最有利的方式部署Office，異質Office共存的時代可說是來臨了。

吳其勳／iThome電腦報周刊總編輯