企業過去推動的數位化轉型工程,著重在電子化,希望將實體、仰賴人力處理與紙本形式的溝通與作業流程,轉換成線上的多人協同作業,舉凡電子郵件、文檔交換與編修、即時通訊、視訊會議、公文與表單簽核,都能經由主從式架構的應用系統來處理,然而,後續我們又歷經了網頁化、行動化與雲端化的風潮,因而使得在越來越多的文書作業與通訊過程當中,一般使用者可以透過瀏覽器或行動裝置App,來存取這些服務,本人就算不進入辦公室、不存取內部網路、不使用自己的個人電腦,也能在任何時間、地點來進行這些工作。

細部來看,這當中牽涉到的IT解決方案相當廣泛,像是許多人所熟知的:電子郵件伺服器/群組軟體、辦公室應用軟體、文件檔案共享環境、整合通訊系統、視訊會議、商業流程管理系統。

在此同時,若從個人端電腦存取方式的簡化與統一,來看待相關的數位轉型應用,IT廠商也陸續發展出多種解決方案。例如,終端服務、遠端桌面服務、精簡型用戶端,以及桌面虛擬化、應用系統虛擬、虛擬桌面基礎架構等。

這麼多年以來,上述產品都已發展得相當成熟,無論其背後運作的架構是簡單或複雜,若要實現最快速的後端系統建置與前端部署,如今已有不少廠商均可透過雲端服務,以及網頁介面、行動App,將這些系統供應給使用者。

除了應用系統、運算裝置,外部網路的存取方式也有不少變化。例如,網際網路的普及、頻寬的快速成長,再加上3G/4G行動網路與Wi-Fi無線區域網路的建置,使用者連網的門檻不斷下降。

因此,一般人存取網際網路的管道非常多元,不只是個人電腦,我們現在可透過智慧型手機、平板電腦、智慧電視上網,同時,印表機、投影機、視訊監控系統、智慧喇叭也可透過Wi-Fi上網,連接其他裝置或是後臺系統、雲端服務等。

而在多個營業據點或個別使用者與公司總部之間的網路溝通,為了確保連線過程的機密性,企業可自行架設VPN網路服務,或向業者申租MPLS VPN,以便提供給這些環境與使用者來存取。

由此看來,企業若要實施遠距辦公,可行性應該是很高的吧?畢竟上述這些技術應用都已經推出許久,也都累積了不少企業使用案例,許多公司也曾度過2003年的SARS、2009年的H1N1流感,如今面對武漢肺炎疫情持續升溫的狀況,若企業過去曾投入相關解決方案的建置,按理來說,應該是游刃有餘,但實際上似乎不是這樣。

我們先不論是否導入全部的應用,就能應付員工隔離期間長達14天的遠距辦公需求,若以個別的解決方案來看,企業即便導入,通常也只是提供給部份人員使用,當下所考量的部分,往往是特定人等的工作需求,並不一定會涵蓋到大部分員工。

這真的是不少企業的選擇。因為,這麼做對公司日常工作流程的衝擊最小,投入的成本規模也是企業較能接受的範圍。然而,天災人禍說來就來,就算這些IT服務能夠立即隨需擴充、供應,每個人原有的工作模式卻不一定能馬上跟著改變。

例如,習於行動辦公的業務人員,或許都已不再依賴實體、作業集中的辦公環境,但對於平時固定在一地工作的員工來說,如何將原有的操作與溝通環境延伸到不同空間,並且維持正常、高效運作,就會是大問題。

而這些彈性工作環境的建置與擴大適用範圍,在平時,可能有很多主管會認為是杞人憂天、勞民傷財,但現在想想,大家應該會有點後悔,感嘆為何不及早準備,以便讓所有人的工作多一點適應劇變的彈性。

即便有如此遺憾,我們還是必須體認到「今天不做,明天就會後悔」,因為當前所感受的限制和不便,往往來自於過去的作為不足,雖然我們不知道這一波傳染病疫情何時會終止,但若能從當下開始努力,逐步進行改善,接下來再度面對這類困難時,至少可以讓更多人能夠快速取得就緒的工作環境,而非再度悔不當初。

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