iThome

機密文件的銷毀若是沒有確實做好,之前的紙本文件控管豈不是一點作用也沒有。近年來,多數企業已經添購許多碎紙機設備,來銷毀機密文件,如果紙張數量太龐大,企業通常也會將大量廢紙送至資源回收站或紙廠水銷作再生紙,甚至用燒毀的方式,將廢棄文件處理掉。

重視機密文件銷毀的後端流程

從這樣的角度來看,除了自行銷毀外,委外廠商也是許多企業在個資防護上,相當值得注意的一個環節。浤誠企業是一家專門負責機密文件銷毀的廠商,該公司業務部經理王俊欽表示,普遍來說,公司廢紙的處理多半都是由採購、總務負責,少數企業則是會交由稽核單位處理。

他說,目前後端的機密文件銷毀處理方式,存在著一些差異,這是由於過去企業與回收業者的考量都在於環保、成本,對於機密文件銷毀的處理並不嚴謹,企業應該重視這樣的問題,並迫使這些回收、銷毀廠商,也要能做好機密安全性的防範。

接著,讓我們一一來檢視這些銷毀方式的差異。

購買碎紙機自行銷毀

採用碎紙機銷毀的方式相當常見,它能幫助我們隨時進行文件銷毀,破壞成碎紙,相當方便。要注意的是,碎紙集中裝袋後仍有拼湊還原的可能性。從成本上來看,企業需負擔碎紙機的購置、維修、電費與操作人力成本,這些加起來似乎也是不小的花費。

送至資源回收站處理

交給資源回收站做後續分類整理,比較不需花費時間與人力成本,甚至還能因為賣廢紙而賺回一些現金,可是,回收站是開放性空間,在文件資料運送及銷毀過程通常也都是暴露於外,缺少人員去管控與監督。

交由紙廠水銷再生

紙廠水銷的方式,通常是將文件大量集中蒐集,根據紙廠開放進場時間,並配合紙漿槽的循環,將廢紙直接送至紙廠,再倒入紙漿槽以再生利用。目前也有紙廠專門針對機密文件銷毀,像是永豐餘在北中南有3個廠提供此進階服務。

找專業機密文件銷毀公司處理

這類型的文件銷毀委外服務,會提供比較嚴密的銷毀流程,像是提供密閉式的文件銷毀系統與控管,使運送、銷毀過程中不會有任何人接觸到銷毀物,整個銷毀過程也能有全程錄影監視記錄,作為未來文件銷毀舉證之用。

企業本身應具有標準的機密文件銷毀作業流程

綜合來說,目前紙類回收率已經當高,除了燒毀的方式外,其他銷毀後方式後的紙類,最後也會回到紙廠再生利用,環保方面的問題不大。

值得注意的是,現在許多資源回收站、造紙廠,也開始提供機密文件銷毀的服務,但這類型的產業在國內並不是那麼成熟,要注意機密安全嚴謹性是否能符合企業需求,像是資料運送流程,銷毀過程中的人員、場地管控。

王俊欽還表示,在文件銷毀這塊專業領域中,國際上有一項NAID(National Association for Information Destruction)國際認證,可以用來評估廠商的執行能力,因此他們對機密文件的銷毀流程都有達到相當嚴格的流程管控,內部員工也會有完善的教育訓練,並簽訂保密協定與保密聲明書。

最後,該如何決定企業文件的銷毀方式呢?綜合來說,畢竟目前對於這類銷毀過程,各服務的嚴謹度並不一致。最保險的作法是,跟著銷毀流程走一遍,了解該公司對文件銷毀的控管流程,並簽訂保密協定,留下每次銷毀過程的全程影像記錄,或是全程派人監督。

用隨手可銷毀文件的碎紙機銷毀,目前仍是多數企業最普及的作法

過去,人們為了避免機密文件外洩,通常會將機密性文件撕碎丟進垃圾桶或焚燬,後來碎紙機逐漸成為一項商務不可或缺的設備,甚至居家生活也有這樣的需求。

碎紙機的主要功能就是破壞文件的完整性,但破壞程度有所差異。通常企業可依文件保密等級所需要的防護程度,來挑選碎紙程度適合的碎紙機,簡單來說,也就是看碎紙尺寸的大小,來區分不同的防護程度。

一般來說,碎紙機對紙張的破壞方式,可以分成長條式與碎斷式兩種。

企業多半是採用碎斷式的機種,碎斷式一般也稱之為短碎式,破壞時會將紙張以直、橫兩種方向的碾碎,一般碎紙的寬度在3~6公釐左右,長度也不會超過6公分,拼湊較不易。另外還有一種稱為細碎型的碎紙機,碎紙的寬度在2公釐以內,安全性較高。震旦行辦公設備事業部經理林高世表示,不同機密等級的碎紙方式,可以面積來區分,高機密等級的紙屑大小在32平方公釐以內。

我們比較其碎紙效果,短碎型的碎紙能力強,通常可以讓一般列印常用的新細明體12號字型無法完整顯現。

與價格便宜的家用機種相比,企業型碎紙機的鋼刀材質較好,就算常切碎訂書針、證件與光碟,通常比家用機種耐用,紙箱容量也較大,機器底部並裝置4個活動輪,方便推動。而安全保護設計上,碎紙機通常也具有前進、停止、倒退等功能,以及超載、過熱自動斷電的設計,甚至拉開紙桶、觸摸到面板時,也會自動斷電,以防護執行碎紙程序人員的安全。

另外,適合辦公室的碎紙機,噪音值不宜太高,一般來說75分貝以下是一般噪音標準值,多數碎紙機的音量在70分貝,但這還是很吵,會覺得有些刺耳。我們實際比較不同靜音程度的設備,大約65分貝以下的噪音值,人耳比較能接受,而強調靜音的設備甚至可以達60分貝以下,在辦公室內使用時,較不易造成其他同事困擾。

對於各企業單位來說,只要能隨手將需要銷毀的文件碎紙,透過辦公室內各處擺放的碎紙機來做,確實相當方便,值得注意的是,這類碎紙機一次可碎張數並不多,通常是6到15張,大量文件銷毀時的速度也不夠快,而且它的代價也不低,購置費用、維修成本、電費與操作人力成本,也是企業需要考量的。

 

現行兩種碎紙方式的比較

適用於企業的碎紙機設備,隨著不同碎紙程度與裝載容量,以及所具備的附加功能,而有不同的銷售價位,便宜的只要幾千塊,有些則要數萬元以上。

 

以長條型的碎紙方式破壞文件,當碎紙一層層掉入機身容器中,拼湊上會變得較為容易,碎紙寬度越細則越不容易拼湊。

 

短碎型的碎紙程度,事後要拼湊起來相當不容易,尤其是細碎型的碎紙,連新細明體的10號字型印出的內容,也無法完全顯現。

 

碎紙機也是需要注意保養的

碎紙機內最重要的元件就是馬達與鋼刀,在長期大量碎紙的情況下,鋼刀將會有所耗損,因此鋼刀的保固年限要注意,而如何保養它並延長使用壽命也是多數人所不清楚的地方。

震旦行辦公設備事業部經理林高世表示,曾有使用者自行以WD-40萬用防鏽潤滑劑幫碎紙機上油的案例,造成氣爆。其實,針對碎紙機的鋼刀維護,有一種專門用於碎紙機的潤滑油包,它採用不織布的材質,可以直接送入碎紙機後上油,相當方便。

 


相關報導請參考「回收紙的大問題」


熱門新聞

Advertisement