在列印安全控管上,Lexmark提供多種軟體工具,建立完整的防護方案,除了一般自身所提供的選購功能外,也與多款第3方軟體解決方案配合,提供支援Lexmark設備的版本,企業可依需求,分別選擇適合採用的方案。

可選擇多元的管控工具,以因應使用者的需求

在驗證方面,Lexmark列印設備可支援的身份認證方式,包括自訂帳號密碼、自動與AD同步、搭配讀卡機等方式,應用時可以只挑一種,或同時搭配多重驗證方式。

在功能權限設定方面,首先可以設定機器上首頁的功能選單,將不要開放的功能隱藏,或是根據功能來設定,使用此功能是否需要經過驗證。而管理人員在修改功能權限時,選單功能也會即時改變,不用將設備重新啟動。

除了內建的功能之外,Lexmark也提供多種可選購的軟體工具,像是自家所研發的ViewTrac與Lexmark Document Distributor解決方案,或是搭配Uniprint、PaperCut MF等第3方工具軟體,以配合支援機密列印與身分辨識機制使用。

尤其是Lexmark可結合PaperCut與讀卡機,讓身分認證方式更方便,Lexmark搭配的讀卡機可根據客戶使用的卡片類型而提供各種不同的卡座,能配合企業內部的其他身份辨識卡,像是門禁卡等卡片。

Lexmark同時也強調機密列印結合漫遊列印的功能,像是透過第3方管理軟體Pharos的iMFP for Lexmark(UniPrint)系統,搭配讀卡機刷卡管制,做到機密列印刷卡放行的效果。當執行機密列印時,使用者從電腦發送列印作業,列印工作會被保留在伺服器上,使用者不須要特別指定目標印表機,可以到任何一臺網域內的印表機上,配合員工識別證認證的動作,進入「釋放工作」選單便能夠找到自己的列印工作。

此外Lexmark也表示,這些系統工具,都能夠做到功能額度限制的功能,協助企業對於紙本文件的成本管控。

搭配多套工具,建構出完整的列印防護方案

在內建的浮水印功能方面,列印設備的驅動程式可以列印出包含動態資訊的浮水印,像是時間、使用者名稱、設備名稱等資訊,以便追蹤文件的來源。相較於其他廠牌的進階浮水印解決方案,Lexmark提供的作法明顯不同,他們的主要目的在於防偽,我們可選購防偽隱形碳粉,以便做到最好的防偽效果,使用此方案所列印的文件,需利用特殊光源照射,才會看到文件背後隱藏的資訊,而在一般光源下,肉眼是看不出文件差異的。

在副本備存方面,Lexmark的作法稍微複雜一點,列印方面,需藉由Lexmark LDD工具來設定列印的備存路徑,另外搭配第3方的Uniprint工具來將影印、傳真、掃描的工作進行影像留存的工作,這些備存的內容可以指定儲存至檔案伺服器中,檔案分類方面,可依工作類別分成影印、列印、傳真、掃描資料夾來分別儲存,並按照時間儲存在子資料夾中,同時,這些檔案會轉換成可搜尋的PDF檔儲存下來。

而後續的關鍵字偵測方面, Lexmark另外搭配龍捲風的搜尋管理軟體「搜文通」。在設置上,先在另一臺電腦安裝搜文通軟體,系統設定好之後,每隔一小段時間,搜文通可以跨網域去擷取備存資料的資料夾,偵測其中的內容。它的優勢在於能以智慧搜尋功能來彌補OCR技術的問題,克服Lexmark產品對中文字的辨識能力。

附帶一提的是,該公司搭配的另一套PrintUsage,具有針對列印功能進行備份的功能,並且能控制使用者不能列印特定格式的檔案,並提供功能額度限制的功能,依使用者、部門來做管理,並能產生報表,它的最大優勢在於便宜,大約一百個使用者人數,Lexmark表示,一年的服務費用只要3000多元。

綜合來說,Lexmark提供的解決方案多樣,這些軟體也針對Lexmark提供專屬的版本,效果還算不錯,給予的選擇性也較多。

 

【註:規格與價格由廠商提供,因時有異動,正確資訊請洽廠商。】

 

Lexmark 列印安全控管功能特色介紹

 

功能權限設定

設備本身的功能管控設定非常詳細,透過網頁式管理介面,可以將功能開放使用,或是完全關閉,也可以選擇管控的機制模組。

 

加值控管工具

透過ViewTrac管理程式,可以協助功能權限的管控設定,其軟體介面相當簡潔,設定上很容易。

 

副本備存功能

我們可以透過LDD進行列印內容備存, 對於影印、傳真與掃描功能, 則可以利用UniPrint軟體來將副本備存。

 

搭配搜尋管理軟體

對於副本留存的文字內容,可藉由搜尋管理軟體「搜文通」來監控,只要設定好資料夾路徑,即可設定排程,例如每45秒就進行搜尋。

 


相關報導請參考「列印安全控管解決方案採購大特輯」 


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