對影印、列印需求較複雜且人數多的單位中,配置一臺A3複合機似乎是司空見慣的事。這類設備大多是可落地式的機型,不像A4複合機多以桌上型設計為主,由於A3尺寸的機身體積較大,一般來說,可負載的月印量普遍比同印速等級的A4機種高,印速上也普遍較高,有些產品系列的最低階甚至是從40PPM起,高階機種的印速幾乎都在80、90PPM,這類設備對於有極高輸出需求的單位來說,相當方便,但以多數辦公環境而言,並不用配置如此高階的機種。

我們從目前市場上的多數設備規格來看,30PPM以下的機型普遍建議月印量都在3000張以上,至於30PPM以上的設備,基本至少也都在5000張以上,而最大月印量方面,在40PPM以下的機種當中,HP與Kyocera都有最大印量可達20萬張產品,其設備耐用性相當高。

從A3黑白雷射複合機產品的印速上來看,目前低印速產品的選擇並不多,以各廠商提供的設備來看,20PPM以下的機種所佔比例不高,像是Canon 2420L、2520,以及Ricoh的MP 1600L、MP 2000L這4臺產品,適合列印需求複雜、低輸出量的使用環境,也因此,購機成本較為便宜,平均價格在4萬到8萬元之間。而印速在20到40PPM之間的黑白雷射複合機,屬於目前較常見的產品等級,價格則是10多萬元。

比較起來,由於這類型產品基本效能比A4機種高,可以選擇的附加功能也較多,設備單價因而較貴,像是Canon iR3235,單機價格為19多萬元起,當然,也還是有便宜的機種,像是Canon iR2420L,只要4萬2千元。由於這類設備單價較高,企業除了直接購買,租賃也是常見的採購模式。

進階選購功能更多,應用面向廣

一般來說,這類產品很難單純用期初購買成本與耗材成本來考量。

使用者在採購較高階的複合機設備時,不論是A3、A4機型,除了基本的輸出效能與品質,還可以考量幾個重點面向,在安全性與工作流程方面,也是可以納入考量的重點,視企業單位需求來分別考量。目前多數廠商都有安全性、工作流程上的選購功能,或客製化應用程式設計。

接下來,我們從一些廠商的新產品,來瞭解各廠商新機種的特色與改進。其中,變化較大的是Canon、Ricoh與Toshiba,今年推出的新機種比有許多。HP與Kyocera則以舊款機型為主。

Canon

在Canon的A3黑白雷射複合機來說,imageRUNNER Advance(iR)系列是較早期的機種,imageRUNNER Advance(iRA)則是Canon前兩年推出的新一代機種,未來將逐漸接替iR系列產品。

過去,iRA系列所推出的機種是6000系列與8000系列,印速最低為55PPM,今年,Canon推出更適用於中小企業環境的iRA 4000系列,其中符合這次印速條件的是iRA4035,它的印速為35PPM。該新機種除了維持iRA系列產品的一貫特色,同時也新增加了雲端服務的結合運用,像是可讓使用者直接在此裝置上存取雲端服務,像是能夠支援Google Docs與微軟SharePoint協同作業環境,可列印上面的文件或直接掃描後上傳,相當方便,結合企業。

Ricoh

在Ricoh的設備中,在40PPM以下的A3機種中,有多款不同印速等級的設備可供挑選,與Canon提供的產品數量相差無幾。

除了新推出的Gestetner MP 2352SP、2852SP、3352SP,值得注意的是Gestetner MP 4002SP,這臺今年推出的設備採用全新的設計,像是可調角度的操作面板,以及可客製化的使用者介面,另外也可提供防拷貝的浮水印選購套件。比較特別的是,在列印工作錯誤造成機器停擺時,這臺複合機可以跳過特定的錯誤工作,像是紙匣打開、紙張用盡、紙張尺寸不符等問題,並且列印接續的儲存工作。

Toshiba

從Toshiba的設備來看,今年6月他們推出e-Studio 256、306、356這3款新的黑白雷射複合機。以3臺新產品來看,它們配置了8.5吋螢幕,體積上也設計得較小,同時提供彩色掃描功能,並配置了160GB的硬碟,相對於過去的低階產品來說,新一代的產品進步很多。

新產品也具有歸檔與影像預覽的功能,同時,提供了安全控管和資料防護兩大功能。像是利用感應識別卡的控管方式,經由建立卡號和人員的對應,設定不同的權限管控。

至於印速效能較低的e-Studio 223,由於是較舊款的低階設備,在功能上相當少,主要以列印、複印為主要功能,不過單價也比另外3臺便宜。

HP

在HP的列印設備來說,A3設備變化並不大,仍以較早推出的LaserJet M5025、M5035系列為主,它們的最大月印量規格達20萬張,建議月印量也可達1.25萬張,可以面對不錯的高輸出需求。在管控上,過去這系列設備可搭配選購的Epsoft EasyReport 5.0軟體系統協助管控。此外,在HP的選購方案中,有相當獨特的防偽浮水印機制,可確保重要文件無法被偽造。

Kyocera

至於Kyocera方面,在A3複合機可分為兩系列產品,像是FS-6025MFP、FS-6030MFP,以及TASKalfa 300i、3500i,相較之下,TASKalfa系列的產品較為高階。

在TASKalfa系列的黑白機種當中,低階從印速30PPM開始,最高可到82PPM,這系列產品搭配8.5吋的可調式操作面板,介面設計相當易於使用,並提供線上叫修和碳粉訂貨服務的功能鍵,相當特別。此外,TASKalfa 3500i配置160GB的硬碟,最大記憶體可擴充到2GB、最大紙匣張數可達7,000張,在機身擴充性相當高,能夠負荷相當足夠的使用量。

特別的是,在應用程式功能上,其應用程式整合平臺HyPAS(Hybrid Platform for Advanced Solution),可依企業需求結合網路服務,客製化其應用與服務。

多家廠商新設備有志一同,提供類似的進階功能

在這些A3複合機設備中,有一些功能逐漸成為廠商所普遍提供的解決方案,是目前值得觀察應用,我們在此簡單介紹這些功能與特色

彈性的使用者介面與列印資訊顯示

在使用複合機時,使用者可以驗證登入後自行設定介面,並能在登入時先看到自己的列印資訊。這可以讓企業更能管控自身的使用習慣與狀態。

像是配合權限管控,讓使用者可以擁有自己的列印喜好介面,方便使用者能夠使用熟悉的介面,快速執行已經設定好的常用的工作,節省操作流程。幾乎5家廠商都有這樣的設計。

此外,為了讓使用者能夠意識到列印使用狀態,在身分驗證登入後,會先顯示該使用者的列印資訊,像是已經印了多少張黑白文件,雙面列印次數、合併列印次數,甚至幫你算出比例,讓使用者瞭解到自己的使用狀態。目前,這樣的功能,我們已可以在Canon、Ricoh與富士全錄的A3複合機產品中看到。

不論這樣的方式是否比過去來的有效,廠商表示,有客戶針對這樣的功能提出需求,因此它們也會提供類似的解決方案。

過去,列印報表資料時也能統計這些資訊,但管理者只能在每月報表統計後才做出通知,或者,管理者採用嚴格的管控方式,限定使用者的可印張數,強制使用者使用雙面影印,這樣的管控雖然能夠達到效果,但使用彈性上終究有所不便,若以強制管控方式搭配警示資訊,讓使用者能夠在使用前,瞭解使用量,應該更有助於環保與成本管控。

進階的浮水印功能:防拷貝、偽造

在浮水印功能方面,各複合機幾乎都具備一般使用者自訂的浮水印功能,可以輸入草稿、機密或公司標章等文字、圖樣,以提示文件的類型與重要性。

若是企業需要在輸出時強制列印浮水印,可請廠商將浮水印寫入設備記憶體或韌體驅動程式中,或是透過管理系統並啟動管理者權限來設定,達到強制嵌入浮水印的目的。還有一種類似的功能,是在文件4角印出時間、使用者帳號、機器名稱等資訊,以便追蹤文件的來源。有的廠商稱之為動態資訊的浮水印,有些廠商則稱為戳記,讓輸出文件可以有明確的註記。

如果有更進一步的需求,其實廠商還提供進階的浮水印功能。這類進階浮水印多半是選購的功能,主要適用於防拷貝與防偽造。像是Canon、Ricoh、Kyocera等產品,提供的浮水印功能,使用者在列印時,印出的文件會有淡淡的網底圖案,其實其中內含了可被設備辨識的條碼資訊,當使用支援此功能的複合機再次複印時,會無法影印或是印出整片黑色的圖案,而拿到不支援此功能的複合機上去影印這份文件時,原本不易辨識的另一層浮水印內容會變深,讓使用者知道這是未經許可的複印資料。

此外,像是HP與Lexmark可以選購進階的浮水印功能又跟上述不一樣不一樣。其中HP所提供的防偽技術,在影印後浮水印文字將會出現不同字樣,並且可以印出雙層的防偽圖樣文字,肉眼僅能辨視上層圖案,下層文字需利用過濾卡才能辨視出,同時還能印出條碼,使原始文件無法被偽造。而Lexmark則是採用特殊的碳粉耗材,印出的原始文件在外觀上並無差異,經過特殊光源照射才可辨識。綜合來看,這些功能可以為複合機帶來更多層次的防護措施。

協助稽核,提供列印資料內容備份功能

在列印資料內容備份和記錄方面,為了做到完整的管控,除了之前提及的權限管控功能,在員工使用設備上的影印、列印、傳真、掃描功能時,如果也能留下完整的影像記錄,未來企業若是發生機密外洩事件,透過複合機端輸出、傳送的內容,就可以有完整的影像記錄備查。

簡單來說,使用者在設備上所執行的任何動作,都能夠被完整記錄。

與一般列印、傳真、掃描的報表記錄相比,這些功能通常只能記錄使用者在執行列印、傳真、掃描、影印工作時的使用者名稱、列印時間、列印張數、檔案名稱與相關使用狀況,而無法知道文件確切內容。若是採用影像備存的記錄方式,在稽核時就能夠輕易舉證是否有使用者,透過複合機設備發送、輸出不該外流的文件。

目前,Canon、Lexmark、Ricoh與富士全錄,都有提供完整的副本留存機制,HP則是能針對列印、傳真與掃描加以影像記錄,而Kyocera僅提供列印副本留存的方案,但它是全系列設備內建的功能,使用者可以在驅動程式中直接設定,而不需另外購買這樣的功能,其他廠商則需要另外購買配套的解決方案,才能做到列印副本的保存。

(看大圖)

強化稽核功能,可為設備添加副本留存機制

除了一般的列印報表記錄,影像副本備存可以協助機密文件外洩時的後續稽核動作,以釐清責任並追查外洩來源。像是Canon有提供名為ImageWare Secure Audit Manager(IWSAM)的解決方案,可以針對列印、掃描、傳真與影印這些操作留下副本備存記錄,並上傳至IWSAM伺服器。目前,富士全錄與Ricoh也有相同的方案。

操作設備時,面板可直接提示該名使用者列印資訊

管理者可以啟用列印資訊提示功能,讓使用者在身分驗證登入時,設備介面會顯示該使用者的印量資訊。這樣的設計,讓使用者能夠在使用設備時,瞭解到自身的使用狀態,並意識到手上的文件是否可以使用雙面或合併列印,以減少資源的浪費。此外,企業也可輸入訊息並顯示於螢幕畫面中,以提醒使用者該注意的事項。目前,Canon、Ricoh與富士全錄都有這樣的設計。

搭配進階浮水印,可以防拷貝、偽造

啟用防拷貝的進階浮水印功能後,印出的文件將有淡淡的網底圖案,若將此份文件拿至同樣支援此功能的複合機影印時,印出內容將無法辨識,若拿到其他不具有此功能的設備上影印,這時原本更不明顯的浮水印內容會清楚呈現在副本上,讓使用者瞭解這是未經許可的複印資料。目前Canon、Ricoh、Kyocera與富士全錄都有類似的選購功能。

操作面板上,可直接執行叫修通知的功能

在Kyocera TASKalfa 300的操作介面上,特別提供「線上叫修」或「碳粉訂貨」的服務,使該設備可以主動通知原廠客服中心人員與使用者聯繫,讓企業在設備維護流程上更方便。目前來說,這樣的服務形式在相關應用上較少見。

【註:規格與價格由廠商提供,因時有異動,正確資訊請洽廠商。】


相關報導請參考「黑白雷射複合機採購大特輯」


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