表單王(Flow King)為新人類資訊WebEIP中的6大模組之一,是一套電子表單系統,若租用的是雲端版,則無須IT人員建構與維運。與該公司先前推出的Flow Master不同,Flow Master需要IT人員作模組規畫及管理,建構系統方法不同,採購上可獨自購買,或者將表單王與WebEIP一同購買。

表單王目前分為雲端版及授權版,差異在於雲端版的系統是放在中華電信IDC機房代管提供服務,授權版則是安裝在企業自行管理的伺服器上,其中雲端版並未支援AD整合功能,要用授權版才提供AD驗證,可讓系統管理員來決定是否開啟此功能。而表單王目前提供正體中文及簡體中文兩種語言介面,英文介面需要另外加購,除此之外,兩種授權模式功能一致,差異只在於價格及資料管理模式。

管理者可針對表單須簽核主管規定,設定簽核流程及方式

此次我們以表單王雲端版進行測試,在這套系統中,可從管理員角色制定表單流程、表單欄位格式、流程簽核管理、權限管理等。表單預設簽核步驟為串簽模式,意指流程中為逐一上呈簽核,也可設定簽核步驟如會簽,如多人同時簽核,或者是以傳簽的方式,簽核人可指定下一個簽核人,這套系統也能以內容判斷簽核權限。

其中我們以資訊部門表單為例,以資訊部工程師角色填寫表單,串簽為系統自動將表單發送到該工程師的直屬主管簽核,傳簽就是可以指定特定人簽核,如金額如大於或小於指定金額,如大於指定金額可以給指定主管簽核,若未超過指定金額,可給能夠簽核此金額的主管或部門簽核,也能設定特定部門主管簽核。如跑單過程中遇到滯件的狀況,系統可對該簽核者做出通知,以縮短滯件的時間。

建立表單可針對表單屬性類別做設定,自由增加或刪去欄位

而表單王內電子表單共有101張預設類型表單,包括人事、財務、總務管理等7大類,而作保留用途類型表單共有9張,所以加起來可用表單目前為110張,新人類資訊表示以後會逐步更新表單類別及數量,以跟上各型企業需求。

管理員可以在模組功能管理內編輯表單流程,修改表單如增加、刪除、修改欄位及順序,在表單設定內,有基本設定及欄位檢查,標題可設定為英文或簡體中文,會因表單控制型式而有不同的設定內容。

其中欄位檢查有E-mail檢查、範圍檢查、合法字元及禁制字串檢查等,可以對不允許出現的內容及字元做出規範。如在合法字元設定裡輸入一些字元,之後使用者填寫此欄位,就只能出現管理者所規範的字元;反之,如在禁制字串內輸入某字元,之後此表單的欄位就不能出現管理者在禁制字串內輸入的文字,這樣一來,部門管理者就能統一管制表單內容。

此外每張表單也能設定有自己的專屬公告,讓管理單位用以說明表單功能、流程、注意事項,使用者還能從表單內附上其他空白表格、檔案等附件,其中雲端版附件檔預設容量上限為5GB,授權版則是IT人員要在IIS裡面設定,來調配附件檔容量的上限。

針對各表單簽核歷程、部門及個人簽核分析做查詢

在表單簽核流程中,已登入系統的使用者,可查詢表單的動向,如簽核到哪個部門或主管,表單是否已同意或被駁回,簽核人對表單內容的註記等等。在套用到企業傳統表單流程上,也可匯出成CSV檔,以及HTML仿傳統表單設計版本,把線上表單的內容列印在紙上,以進行傳統紙本的簽核流程等。

在系統內也有表單查詢及統計分析的功能,可就表單內容、簽核、逾期簽核進行分析,在分析模組內可得知使用率最高的單據、退簽率最高的單據、核准率最高的單據、填單最頻繁的人跟部門、逾期簽核最多的人與部門等,分析結果以長條圖表示,但很可惜沒有百分比、圓餅圖等報表呈現方式。

此外,點擊表單王頁面的查詢標籤可設定查詢範圍,以得知在某時間範圍內的表單統計及分析。在單據查詢選單下點選表單類型及日期,讓系統查詢表單歷程,可看到填單人所屬部門、時間與主旨、簽核歷程,可看到簽核人的職稱,簽核的備註功能等。

提供智慧型手機版本,在外可即時處理表單簽核

以在表單簽核過程中來說,常遇到簽核人因種種原因,無法待在公司電腦前,執行表單簽核動作,在表單簽核流程中一直是造成滯件的最大原因,使用智慧型手機App,可讓從事外務的簽核者,隨時達到簽核的目的。

至截稿時間為止,目前表單王只有推出針對Android平臺手機專用的測試版App,iOS版本要到八月中旬才會推出。目前我們僅能先用Android平臺手機進行測試。

在登入之後,手機版介面為顯示待簽核表單主旨及數量,以進行簽核的功能,直接點選待簽核的表單,即可進入簽核頁面簽核,在簽核頁面下可以看到詳細的表單內容以及表單簽核歷程,並可批註意見。

手機版簽核功能與電腦版功能相同,在使用上算是容易,但按鈕的呈現方式可以再明顯一些。除此之外,也可以在介面下方點選切換成電腦版的按鈕,如此一來,就能在手機上瀏覽更詳細的介面。

在簽核功能設定裡則可更改個人資料,如員工人數眾多,可以在人員搜尋列裡輸入關鍵字,就不必花費亢長的時間,以員工部門與職稱逐一尋找。而人事專區裏頭也可設定公用群組、以套用在流程建立上,可以更快的達到表單簽核的目的。

我們也能於網頁介面上的商標設定裡,更改企業自身的Logo與官網網址,Logo的原圖並無大小限制,直接在長寬設定內輸入適合的比例,就能把商標直接照頁面的外框尺寸嵌入,而不用經過後製修圖及改變比例,堪稱是方便的一個功能。

更新過後的企業商標會出現在表單王介面的右上角,點選商標後,就能從表單王直接連結到企業自身的官方網站。

 

可使用智慧型手機進行表單簽核

圖中為表單王在Android手機的App介面,若要使用更進階功能,必須切換為電腦版。

 

可自訂表單類型、流程

系統管理者可在電子表單管理中設定、修改、新增表單,任意新增欄位、流程等。

 

以長條圖顯示表單簽核效率

在表單王的單據查詢功能下,單據使用率、核准率、退簽率,皆以長條圖顯示。

 


產品資訊 建議售價●套裝版50人/每年為198,000元、雲端版50人/每月為9,900元、雲端版檔案容量每月5GB/500元(未稅)原廠●新人類資訊 電話●(02)2912-5999 網址●www.newtype.com.tw 伺服器系統需求●雙核心3.0GHz以上、4GB記憶體、硬碟容量60GB以上、Windows 2000 Server(或以上) 行動裝置需求●Google Android 2.3以上版本作業系統
 

【註:規格與價格由廠商提供,因時有異動,正確資訊請洽廠商。】


熱門新聞

Advertisement