合成網技 Weboffice

合成網技是力捷集團投資的一家資訊軟體公司，自1999年8月成立以來，一直致力於開發網路應用工具。今年11月合成網技正式推出 Weboffice 2.15版，這套EIP（Enterprise Information portal；企業資訊入口網站）系統是目前市場上少見的Linux EIP解決方案，新版最大的特色在於即時通的應用及支援正體中文、簡體中文、日文、英文等四種的語文版網頁。安裝簡易，線上手冊詳實
不同於ICQ的即時通

Weboffice安裝步驟非常簡單，合成網技的網站上有非常詳細的安裝圖解說明。兩片安裝光碟內含OpenLinux作業系統，所以只要準備一臺電腦，設定以光碟機開機之後，除了簡單的基本設定及DNS設定，其餘步驟皆按「下一步」即可完成安裝。Weboffice的使用也很容易，線上手冊也有詳細的操作說明。

合成網技表示，選擇Linux平臺一方面是OpenLinux不需任何費用，是不景氣的現實考量下最實際的選擇；另一方面Linux穩定性高，較能排除非產品本身所造成的故障，且便於以遠端撥接服務（Remote Service）協助客戶處理系統相關問題。

合成網技下一步會推出RedHat Linux的版本，提供另一種選擇。雖然Linux是免費軟體，但是企業要聘用或培訓Linux人才，長期累積下來也是一筆不小的成本。合成網技對此表示，維護合約囊括Linux作業系統、DBMaker資料庫及Weboffice的整套系統。

另一個一體兩面的問題是，遠端撥接除了可即時提供支援與服務之外，也因而打開一條通往企業電腦系統的捷徑，帶來機密資料外洩的危機，安全控管不可不慎。

「即時通」是Weboffice　2.15版最大的特點，使用介面和操作方式和ICQ很相似，但不同於ICQ的通訊內容無法監控，即時通會記錄所有通訊內容，管理者不用擔心不當使用的問題。

即時通是在Internet上應用主從架構的好範例，不僅可以即時線上通訊，還可像網路芳鄰一樣分享網路硬碟。員工即使在公司外上網，登入即時通便可與公司內部即時通訊，並存取網路硬碟的檔案。若上下游廠商也採用Weboffice系統，彼此便能以即時通互相溝通，而其他非企業內的個人通訊錄也可以加入即時通名單，但只能以電子郵件傳遞訊息，無法即時通訊。

即時通版本升級並不需要資訊人員逐臺更新，版本頁籤內的程式狀態欄若顯示「可升級」，只要點選此超連結便自動執行更新程式，重新啟動即時通後，便完成升級作業。

組織與成員的建立是應用的基礎
檢核系統－彈性與制度的拔河

Weboffice應用的前提是建立組織結構及人事資料，點選管理工具列表中的人事資料庫系統，即可新增員工及部門，先建立部門架構再部署員工是比較宏觀的做法。可設定部門管理工具，例如公告欄、討論區、部門信箱、網路硬碟及影像中心等。

點選新增員工即帶出人事資料卡，內容即員工基本資料，並設定Weboffice登入帳號及密碼。可設定員工使用權限及在離職狀況，離職員工的資料可在歷史員工中查詢，歷史員工又可分為暫時刪除及永久刪除，暫時刪除的員工可復職，永久刪除的員工僅保留基本資料，其餘權限設定皆刪除。人事報表則提供資料查詢及列印功能。

基本資料的設定是很繁瑣的工作，為節省在人事系統及Weboffice重複輸入的麻煩，合成網技計畫未來提供資料轉換機制，作為Weboffice與人事系統資料交換的介面。

文件簽核系統允許使用者自行輸入文件內容、匯入檔案或匯入表單，文件的流程由使用者自行設定，也可儲存為草稿，待完成之後再送出。另設抽單機制，若使用者於文件送出後抽單，系統會傳送郵件通知已簽核人員。

簽核系統可設定即時提醒功能，下一關的簽核者會收到手機簡訊，提醒上網處理表單或簽呈，提升簽核效率。另外，Weboffice可搭配和信電訊的i-mode功能，以手機簽核文件，即使主管出差也可利用i-mode即時簽核重要文件。以Weboffice傳遞的資料量計算，使用i-mode一次的費用約0.4元，以最省的費用掌握重要商機，可說是相當划算的方案。

市面上有不少自動化流程系統，可見簽核系統是一套很複雜的機制，相同表單可能依不同單位搭配不同的流程，人員的職級不同也會有不同的送簽程序，再加上加簽的需求及退簽的流程等判斷，隨著組織的擴大，流程的複雜度也隨之增加。此外，還要配合流程產生分析報表，以改善送簽效率。

Weboffice的簽核系統是很基本的流程機制，由使用者自行設定送簽流程，可依各種情況設定不同的簽核對象，雖有相當大的彈性，但可能發生不符合制度的越級流程，或員工在不熟悉制度的情況下，設定錯誤的簽核流程。流程過於複雜，組織可能因而僵化，但是過於彈性又可能顯得沒有制度，彈性與制度的拔河值得企業深思。

個人化的網頁
網路資源分享的妙用

Weboffice登入是運用cookie機制，所以無法一機多人同時使用。瀏覽器的操作介面，讓使用者的機動性十足，目前系統並沒有設定逾時時限，可以很方便的長時間開啟Weboffice，若考量安全性，合成網技可協助設定逾時機制。

個人歡迎首頁可依個人需求，自行定義網路工具的呈現方式，首頁內容可分為僅顯示圖示及連結的小單元，以及顯示重點內容的大單元，未來將會提供管理者設定企業首頁的管理功能。

個人資料的公開可增進群組成員的相互了解，Weboffice的個人名片提供員工製作個人簡介，以及編修個人公開資料，名片中不能修改的欄位，來自人事資料庫中的人事資料卡。可利用網路精靈製作個人化的網頁，以增進同事之間的了解及互動，網頁可設定顏色和上傳圖檔或自行設計的網頁。

網路書籤可設定個人喜愛的網路連結，點選網站連結會開啟另一個瀏覽器，其實網路書籤可用來連結企業內部其他e化系統，例如自動化流程系統或知識管理系統，但是若要做到單一登入（single sign on），必須額外客製化。

Weboffice的電子郵件、通訊錄使用介面和Outlook很類似，所以操作容易，沒有學習上的困難，可以匯入既有的通訊錄，省去重複輸入的麻煩，目前僅支援匯入CSV和TXT等檔案型態。

雖然電子郵件也能傳遞檔案，不過郵件伺服器可能限制檔案大小，造成無法收送的風險。利用網路硬碟和影像中心存取檔案及圖像，即使分享整個目錄也不成問題。網路硬碟允許使用者同時上傳十個檔案，避免檔案逐一上傳影響工作效率。檔案可設定公開與否，公開則企業內部所有人都可以閱讀，如果只允許特定人員閱讀可選擇分享功能，設定分享是將檔案的網路連結以電子郵件寄給對方，所以檔案的分享不限於企業內部人員，可分享給上下游廠商或客戶。

行事曆和工作日誌輔助工作協調與進行
即時通為發展主軸，未來著重專案管理功能

行事曆是管理時間的工具，比較特別的是「快速新增」可以節省網頁切換的麻煩。行事曆的召集功能可通知相關人員共同會議及活動相關事宜，美中不足的是無法安排會議室等硬體設施。檢閱功能可選擇觀看自己的行事曆、自己及他人公開的行事曆或只看他人公開的行事曆。

工作日誌記錄個人當天各項工作內容，也可於「待完成事項」註明未完成的工作，點選完成後，資料自動移至「已完成工作」的項目中。主管可查閱部屬的工作日誌，以便於即時溝通及進度追蹤。

Weboffice系統所有的檔案都放在特定的目錄之下，所以資訊人員只要定時備分目錄內的檔案，如果系統出現問題，再覆蓋檔案回去，就不用擔心資料毀損的問題，但是若要做到同步化的抄寫，必須考慮其他同步備分的機制。

合成網技在網站上提供企業申請測試帳號，有興趣導入Weboffice的企業可以先上網試用Weboffice的各項功能，最多可新增五組員工帳號，體驗EIP的好處，可惜為保障測試環境的執行效率，並不提供即時通的功能，無法先賭為快。

Weboffice是一個包含Linux作業系統、DBMaker資料庫及Weboffice應用程式的完整方案，並依使用帳號的多寡計費，也可依客製化的要求，搭配其他作業系統或資料庫。

不過，合成網技並不建議客戶使用如此客製化的方案，因為Weboffice的整體架構經過開發人員相當詳細的測試及驗證，即使企業導入Weboffice遭遇問題，合成網技的技術人員可以提供解決方案。如果改變原本的搭配，因而產生無法預期的問題，未來系統的穩定性就無法獲得保證。

Weboffice對小型企業是一個不錯的方案，整套EIP系統的上線與維護，都提供了套裝的解決方案；但是大型企業的組織架構及工作流程複雜，若沒有提供使用者自行開發的彈性，就無法符合使用者的個別需求。

EIP最終的目的是希望能夠結合企業內部的各類系統，提供整合性的平台， Weboffice的開發工具例如PHP、Java、C等，皆具有跨平台的特性，能夠滿足企業B2B及B2C的要求。即時通是Weboffice未來發展的主軸，雖然web介面很便利，但是受限於網頁運作的機制，不能以滑鼠拖拉移動元件，而且主從架構的環境執行效率較高，在多數員工固定坐在辦公室的情況下，將所有協同作業的功能移植到即時通才是實際的做法。目前和信i-mode能夠檢視行事曆和通訊錄及文件的簽核，未來Weboffice不但會加強手機的應用，也將延伸到PDA，以達到全方位的行動功能。

Weboffice一直強調專案工作及時間的管理，未來將朝專案管理努力，也會加入全文檢索的功能，明年第一季將推出全新的版本。以Weboffice目前的彈性及軟硬體需求，會是小型企業導入EIP系統相當實惠的方案。文⊙李延華