以個人名片管理軟體為眾所熟知的蒙恬科技,對應企業名片集中管理的需求,推出了名片雲系統,該產品的好處在於,個人名片管理可以共享,主管也能直接檢視,就算員工離職,也不怕人脈資料也容易被帶走。他們在2014年先是推出了名片雲企業版WorldCard Enterprise(WCE),接著在2017年又發表了名片雲團隊版(WC Team),提供了NAS硬體的方案,方便企業建置名片應用的私有雲。

現在,名片雲團隊版主要畫分為NAS版與Windows Server軟體版,簡單來說,NAS版包含硬體設備,可供20人以下的企業應用,主要適合沒有MIS人員的小型企業使用,而Windows Server版則是提供軟體,使用人數較沒有限制。同時,近年蒙恬並陸續改版強化其功能與安全性,最新版本已經發展1.4版。

以名片雲NAS版方案而言,蒙恬已經提供了相應的產品配套,除了包含一臺安裝WorldCard Team伺服器的NAS設備,還有兩臺WorldCard Pro掃描器,以及10個使用者授權帳號,售價為79,000元。企業也可額外選購更多掃描器與授權數。而另一個Windows Server版,若要建置,企業需要自行準備伺服器硬體,以及微軟作業系統。

基本上,在用戶端的掃描作業方面,主要平臺的支援都沒問題,包括可使用Windows與Mac OS電腦連接掃描器,或是以iOS、Android手機的App拍攝掃描,畫面擷取結果將能加密傳送回伺服器端,方便將資料集中保管,並能與其他人共用。

在帳號管理方面,名片雲團隊版可支援從AD伺服器匯入帳號,省去手動建立帳號的過程,同時這裡也具備了使用者權限的控管機制,可供管理人員設定每個使用者的權限,包括主管可存取下屬的名片資料,對於同事或部門之間是否能共享名片資訊,也可開啟相關設定。

不錯的是,這裡也有考慮到新舊員工交接的情況,管理者可將離職員工的權限設為離職且停用,使其無法登入,再將這些資料的擁有權轉移給新使用者。

另外,現在這款產品也已整合大型CRM雲端服務Salesforce,可透過手動匯出或自動同步與CRM資料連動。

關於基本的文字掃描功能,這套系統支援正體中文、簡體中文、英文與日文等25種語系的辨識,與過去版本可辨識的數量相比,變化並不大,對於名片資料的分類整理,現在則是新增了多層管理與釘選類別的功能,也就是說,使用者可以建立子類別,最多三層,如同三層資料夾的形式,以做到更細的類別管理。而不像早期版本可以設定多個類別,但只有單層的設計。

值得一提的是,名片雲近期版本還新增了可幫同事掃描的功能,以及更多名片安全管控機制。舉例來說,對應不少高階主管常常交由助理秘書整理名片的需求,前項機制可將交由助理掃描的名片資料,直接傳送至主管的帳號,而且對方不會看到該主管的其他資料。

而在安全性方面的增強上,將可以限制外部IP位址連線使用,並有例外清單管控,將能允許特定外部IP位址連接,以確保用戶的連線安全。此外,現在還多了綁定終端裝置的安全機制,也就是可限制用戶必須使用綁定的裝置才能連線。

附帶一提的是,關於資料備份方面,名片雲NAS版本中也將能夠直接利用設備的RAID 1,強化硬碟本身的安全,簡化用戶資料保護上的麻煩。

名片雲團隊版分為NAS版與Windows Server版,其中NAS版可適合20人以下的企業應用,不像Windows Server軟體版,有架設伺服器的系統需求,方便性高。

蒙恬名片雲團隊版在1.3版,增加了外部IP連線設定,以為確保用戶的連線安全。舉例來說,當開啟此設定後,外部IP位址的連線就無法登入使用,若是用戶有讓特定外部IP連線的需求,可將該IP加入到允許連線的IP位址列表中。

在近期版本的新增功能上,名片雲團隊版還多了「幫同事掃描名片」的功能,而在確保用戶連線安全方面,除了外部IP連線設定,還具備裝置綁定的機制。設定之後,該使用者帳號就只能用綁定的裝置,才能連線到系統使用。

產品資訊

蒙恬名片雲團隊版
●原廠:蒙恬科技(02)2778-1922
●建議售價:NAS版為79,000元(包含裝載WorldCard Team Server的NAS硬體、2臺WorldCard Pro掃描器、10個使用者授權與軟體),Windows Server版為69,000元(包含10個使用者授權與軟體)
●用戶端支援系統平臺:Windows、Mac、iOS與Android

【註:規格與價格由廠商提供,因時有異動,正確資訊請洽廠商。】


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