在企業通訊協作市場中,近年一款由日本公司推出的SaaS雲端服務ChatWork,受到我們的注意,它的最大特色在於,提供新穎且細膩的群組交談方式,並融合了電子郵件與團隊協作的一些特性,強調企業通訊協作與工作管理的應用,目前提供3種版本,分別是免費版、個人版與企業版。

針對多人環境的管理需求,ChatWork企業版提供後臺介面,可針對使用者帳號進行管理,並提供CSV檔大量匯入的機制。管理者將可預先以公司電子郵件建立使用者帳號,等到企業成員在登入後,就能查詢到企業聯絡人。至於AD整合的功能,可惜目前僅有日本地區提供。

在支援用戶端方面,針對各平臺也有推出適用的應用程式,像是提供Andorid與iOS平臺使用的ChatWork App,也有Windows與Mac OS的電腦桌面應用程式。同時,ChatWork提供網頁介面,一般員工使用瀏覽器就可登入操作,相當簡便,介面語系目前已經提供繁體中文、簡體中文,以及英文、日文與越南文的選項。至於費用上,ChatWork企業版是每人每月5美元,年繳將可享有2個月的折扣優惠。

提供重要標註與引用的傳訊機制,可輔助文字交談

在使用者端介面上,ChatWork的介面設計相當美觀,與一般通訊協作軟體最大的不同之處,ChatWork的使用看起來像是融合了郵件的溝通方式。

基本上,ChatWork介面主要交談介面分成3大區域,左側欄位可顯示所有交談列表,包含一對一與群組聊天室,中間欄位顯示交談內容,至於右側欄位則是個人資訊或群組公告,以及交辦工作項目的列表,可直覺操作。

而在ChatWork多人聊天視窗中,提供了「TO」功能的應用,當使用者在多人群組傳送訊息時,可指定訊息的接收者,此功能對於重要訊息的傳送很便利。舉例來說,使用者A在一個專案群組交談時,若想特別針對使用者B交辦專案相關工作,可以應用TO的功能,讓使用者B收到該訊息時,系統能以不同的底色標註此重要內容,提示對方,而其他群組成像是使用者C,雖然也會看到此一訊息,但系統不會特別顯示底色提醒。同時,B使用者也能從左側交談列表,快速找到未讀且是專門傳給自己的訊息項目。這樣的應用概念,就彷彿是在寄送電子郵件,只是TO在此時是指訊息收者,而非收件人,群組內的他人則是一併通知的對象,而非寄件副本對象。

另外,在流水帳式的群組對話中,介面上也提供了訊息回覆與引用的功能,如此一來,即便是回復之前幾句的訊息,也能讓他人更容易看懂回復的內容,相當實用。

多人交談時可將重要訊息指名交辦

在交談群組介面上,ChatWork提供了「TO」功能的應用,讓指定收訊者檢視該訊息時會有綠底標註,方便區分一般與重要訊息,同時提供引用、工作等機制,可增加企業溝通效率。

提供精準未讀提醒功能,並具多人群組權限管控能力

在未讀訊息的提示上,ChatWork能在交談列表上精準顯示未讀訊息,設計相當細膩。舉例來說,當一個交談群組有10多條新訊息,在瀏覽訊息時,一開始的畫面會顯示在最早的未讀訊息位置,而不像一般即時通訊Line、Wechat是以最新訊息檢視為優先,而且當使用者瀏覽到一半時,未讀提醒也能夠顯示剩下未讀的訊息則數。對於企業溝通情境來說,可減少對話內容可能錯過遺漏的狀況,但不像許多國產企業即時通訊工具,提供已讀與未讀清單的檢視,方便傳訊者掌握他人讀訊動態。

在未讀數字提醒機制之外,交談列表的使用上,用戶能夠自行新增多人交談群組,也可使用釘選功能,將常用的交談項目固定在最上方的位置,方便尋找,這裡也有過濾選項,可供使用者快速檢視未讀與待辦工作的交談項目。

對應多人管理需求,ChatWork在群組交談中也提供了權限管控能力。基本上,使用者在建立多人聊天群組後,可設定群組成員的角色,包括管理者、成員與只限閱讀的人員,另外也能設定群組的功能權限,針對群組中非管理者的成員,限制其傳訊、傳檔、新增工作等功能操作。若直接設置該成員為只限閱讀,上述這些功能均將無法執行。

工作管理也是ChatWork的一大特色,我們可指定任務指派對象、完成時間以及任務內容。即便在對話視窗中,使用者也能迅速將對話內容,自動貼到工作表的任務內容欄位,簡化流程。另外,ChatWork也整合了搜尋功能,讓企業使用者方便尋找相符條件的對話、工作與檔名,並能依據使用者、日期與排除關鍵字的過濾選項,增加搜尋精確性。

一般即時通訊工具該有的音訊、視訊、傳檔與表情符號,ChatWork也具備。企業版最多可支援14方視訊與100方語音通話,服務本身也融合了檔案伺服器的功能,每使用者可獲得10GB儲存容量,若購買的授權為10人企業組織,則可共享100GB容量。在每一交談群組中,使用者可檢視該群組已上傳的所有檔案,或是透過介面上方的檔案管理選項,可檢視、刪除自己上傳的項目。基本上,系統本身僅限制EXE檔案、以及超過5GB的檔案無法上傳。此外,雖然ChatWork沒有提供像是Line即時通訊的可愛貼圖,但至少也提供了基本的表情符號功能。

比較特別的是,在企業內部溝通應用之外,使用者也能搜尋到外部的ChatWork使用者,提供開放且彈性的通訊環境,雖然系統本身對外部通訊並沒有太多管控限制,不過在群組列表上,當交談對象或群組包含外部使用者時,會有提示圖像讓使用者能注意。此外,使用者可再次編輯或刪除自己發出的訊息,方便使用者修正打錯的資訊,但介面上無法顯示修改前的內容。從這些功能設計來看,ChatWork在管控上是保持較為開放的態度,提供使用者較高的自我掌控權。

交談列表使用直覺且顯示精確

ChatWork的Web介面上,交談列表的使用簡便,具有精準的未讀數字提醒機制,可減少對話內容錯過遺漏的狀況,介面上並有快速過濾項目,不論是未讀與待辦工作的交談項目,都能快速檢視。

相較於使用者端豐富的功能操作,後臺管理顯得陽春

與一般企業級產品相比,ChatWork後臺管理介面的設定相當簡易,主要就是服務管理與使用者帳號管理,但管控能力也相對較少。

管理者可重設使用者密碼,或是給予他人管理者的權限,並可設定各使用者帳號的個人資訊,對於各資訊欄位是否要公開,或是僅限聯絡人才能看到,均可彈性調整,而企業成員也能在使用者介面上自行調整。只是這樣的企業管控能力,顯然較為陽春,並沒有狀態統計報表功能與安全防護相關設定。

若使用者想要更進階的管控能力,其實,ChatWork在日本地區今年新推出比企業版更頂級的進階版,具有更多管控能力,像是提供安全登入的相關設定,有IP位置限制等防止未經授權登入的功能。若臺灣企業看得懂日文,也能從日本官網訂閱服務,但要注意的是,日本ChatWork的付款頁面採用名為Paid的系統,不像臺灣ChatWork訂閱是支援PayPal的支付系統。

具後臺介面可集中管理使用者帳號

使用者帳戶管理是ChatWork後臺的主要管理項目,在此可新增、刪除使用者,也能重設使用者密碼,但與使用者端的豐富功能相比,後臺管控功能顯然較少。

 

 產品資訊 

ChatWork企業版

●建議售價:企業版每人每月5美元(年繳享2個月折扣)

●原廠:ChatWork

●網址:www.ChatWork.com

●使用者端介面:網頁、Andorid、iOS、Windows 7~10、Mac OS 10.9

●即時通訊傳輸內容:文字、檔案

●多人會議形式:最大100方語音會議、最大14方視訊會議

●檔案儲存容量:5使用者可獲50GB

【註:規格與價格由廠商提供,因時有異動,正確資訊請洽廠商。】


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