資訊安全提升，但紙本文件與輸出控管呢?

個資法正式上路，企業開始陸續著手進行相關系統、設備的升級或更新，但往往焦點都放在「數位資安」，卻忽略「紙本文件」與複合機文件輸出也跟資料外洩息息相關！
個資法的適用範圍擴及紙本資料，當紙本文件上有個人資料時(如:客戶個人資料、員工人事資料等)，若沒有制定複印、傳真或傳送的控管機制，很容易造成個資外洩，進而觸犯個資法。然而這些人為操作的程序，往往是最難管控的環節！除此之外，文件輸出的管理也很重要，若無適當的管理，導致文件輸出後無人取件或遭到誤取，就會提高文件遭到不當利用的風險。
如何舉證?證據很重要!
未遵守個資法規定者不僅行政或刑事責任，更可能面臨的高額的民事賠償，依據個資法的規定，民事賠償最高可達新台幣兩億元，對於違反個資法的企業可謂為是相當大的衝擊；此外，個資法中對於舉證責任的倒置，企業必須藉由證據來說明對於個人資料的蒐集、處理、利用等過程，保存個人資料者無故意或過失，而非一般由原告證明被告的故意過失責任。
以複合機所進行的文件處理過程，大多只能控管列印工作，對於傳真、傳送或者是複印，都無法確切的掌握Who(使用者)、When(日期時間)、What(文件內容)、How(文件處理的方式)等詳細資料，若真的發生個資外洩爭訟時，企業將難以對於真正的犯罪行為人提出相關證據以進行求償。
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