你的公司，準備好員工遠距辦公方案了嗎？

新冠病毒（COVID-19）肆虐全球近百國家，嚴重衝擊企業生產力，甚至讓美股單日重創兩千點。隨疫情持續擴散，全球企業都面臨一個非常現實的問題：當員工需要居家隔離，甚至公司內部不幸出現案例時，如何讓員工能遠距工作，仍保持一定的生產力？

事實上，遠距工作的概念一點都不新，大型跨國科技公司如Google母公司Alphabet、Amazon、Apple、Facebook等，內部早已導入或自行開發遠距辦公生產力工具及流程，才能在這波疫情中率先鼓勵員工遠端工作，以減少員工群聚感染的機率。

然而，多數非網路、科技產業公司目前平時並未建置遠端工作的方案，突發的疫情將大大考驗IT 管理人員的應變能力。面對此情形，IT管理人員宜先盤點公司內部的生產力工具，思考如何逐項導入新的服務或功能以滿足遠端工作需求，甚至進一步提升企業生產力。

一般企業最常見的生產力工具分為檔案服務、電子郵件、及即時通訊三種服務：

檔案服務

檔案伺服器是多數中小企業資料的中心，最常見的做法是使用Windows平台的主機，或另外購置NAS，並透過CIFS（SMB）提供檔案服務至員工的PC，好處是簡單直覺，員工只要透過Windows介面就可以存取檔案，不過對MIS 來說管理功能相對受限，也無法滿足員工遠距工作需求。
對Synology NAS用戶而言，只要在NAS上啟用免額外付費的Synology Drive套件，即可讓檔案伺服器升級為私有雲的檔案服務，提供類似雲端硬碟的使用體驗，讓用戶透過網頁介面存取檔案。
Synology Drive 同時支援PC 用戶端檔案同步，只要在員工筆電上安裝桌面應用程式並建立同步任務，就可以讓員工在外的時候即時將資料回傳至公司的檔案伺服器，滿足遠距工作的需求。此外，Synology Drive亦完整支援Windows ACL，MIS可以無痛地將原先設定好的權限帶到Synology NAS中，並可同時提供CIFS和網頁介面檔案服務，讓使用者無須改變使用習慣，達成管理和用戶端的無痛轉移。

Synology Drive是新一代檔案伺服器，用戶能透過網頁介面存取檔案，提供類似雲端硬碟的使用體驗。

電子郵件

企業常見的郵件解決方案為自建郵件伺服器以及訂閱雲端服務，並透過網頁介面來滿足遠端存取的需求。然而除了自建伺服器需要昂貴的建置成本外，雲端服務在伺服器管理方面則顯得稍有不足。知名食品企業一之軒即透過轉換至Synology MailPlus ，為600 名員工建立兼顧內部管理需求與高效率溝通的新平台，拿回IT 管理人員對郵件服務的主控權，解決原先雲端郵件方案管理功能不足的問題。
「Synology MailPlus管理上以Web介面為主，後台可支援AD整合、遠端登入維護，並可輕鬆設定備份，當使用者誤刪郵件時也能順利還原，滿足各項郵件管理所需的大小任務。」一之軒資訊部經理孫文廷指出，「Synology MailPlus在使用者介面除了Web網頁模式外，亦有支援iOS與Android兩大行動裝置平台的郵件專用行動App，員工能使用自己的智慧手機自行下載App登入使用，相較於其他資訊系統也很直覺，使用者更能快速上手，一方面減輕MIS人員的訓練負擔，系統服務推廣的成效也大有斬獲。」

Synology MailPlus是專為企業打造的私有郵件伺服器，可滿足郵件管理的各項任務。

即時通訊

除了幾乎每間公司必備的檔案與郵件服務外，在遠端工作的環境中，企業內部的即時通訊軟體也扮演了企業生產力工具中非常重要一環。但以往企業員工習慣使用私人的通訊軟體如Line 等，進行內外部溝通或上傳檔案，進而造成資料外洩的疑慮無法追蹤，或者一旦員工離職後通訊紀錄就難以管理、 回溯，也容易造成內部檔案在藉由通訊軟體傳送，無法保護的「影子IT」情形。透過Synology提供的私有雲通訊平台Chat，不但支援網頁端、用戶端、行動裝置等平台遠距登入，更可以用進階的管理功能查找訊息、統一管理檔案、連結、圖片等內容，讓MIS掌握企業訊息傳遞。

Synology私有雲通訊平台Chat協助企業內部溝通更加順暢，並掌握資料自主。

改變系統簡單；改變人的習慣卻很難

對IT管理人員來說，盤點需求、找尋適合的解決方案相對單純，一旦相中了方案要開始導入，往往才是挑戰的開始，不但要承擔員工適應的阻力，還要對成本及成效負責。大多數企業內部已以NAS作為儲存設備，若公司內部剛好採用Synology NAS，對IT管理人員而言最大的福音，就是這些應用不需花費額外成本，就可以下載安裝使用，從部門開始小規模測試，等到確認可行再大規模導入。此外，檔案服務Synology Drive能保留既有的CIFS（SMB）連線方式，讓使用者不改變原有習慣，只有在遠距工作的必要狀況，才使用網頁介面的檔案服務。如果您的公司還沒有準備好以上遠距工作方案，而又有Synology NAS的話，馬上啟用這些套件使用，或許會有意想不到的效果。