小磨坊國際資訊部副理 廖培羽

小磨坊可能是媽媽很熟悉的品牌,廚房中整排的調味料中,必定有小磨坊的香辛料,而這個已經佇立超過半世紀的臺灣品牌,從50年前在新莊發跡的5人小工廠,到現在市場發展全臺灣甚至西進中國,客戶除了義美和統一等大型企業外,還有樂雅樂以及哈肯舖等知名連鎖食品業也採用,民眾在便利商店、餐廳或麵包店都吃的到小磨坊的香辛調味料,市占率高達40%。

而小磨坊的香辛料之所以能在臺灣這個極度重視美食的國家占有一席之地,主要原因之一是對於原物料準確控管,而這並非一件容易的事。以黑胡椒為例,不添加防腐劑的小磨坊黑胡椒粉保存期限僅有24個月,因此從要製成黑胡椒粉的原料胡椒子的新鮮度須嚴格講究。

小磨坊的香辛料產品達700種,倉庫中原物料品項更多達10,000種, 而且因為多數香辛原物料來自外國,進口的數量以及時程,需要配合產品生產數量和原物料產季,而這些因素皆影響著加工後產品的品質。

謹慎處理香辛料的習慣帶來井然有序的計畫文化,小磨坊資訊部副理廖培羽表示,小磨坊很注重事先計畫。由於有些香辛料需要從東南亞諸國進口,有產季以及保存期限等限制,而這些限制使得原物料資源有限,工廠無法隨心所欲的生產出貨,因此每年第3季或第4季時,公司便要求銷售人員預先規畫隔年的銷售計畫,以推算該進口的香辛料。

由於小磨坊具有項目複雜的原物料與產品的特性,為了更有效掌握隔年香辛料進口數量,其背後需要一套方便的系統支援,因此小磨坊資訊部被賦予開發銷售預估輔助系統的重責大任,結合公司ERP系統內部的進銷存資料,以及銷售人員的銷售計劃,幫助企畫部計算出整體公司銷售目標。

小磨坊全公司的業績目標拆分給3大部門,每個部門有其專屬負責的地區,而部門底下的業務人員則有各自服務的客戶,只要登入ERP就能依權限從銷售預估輔助系統,看到以下負責的商品配額。這樣的預估必須非常準確,因為隔年產品依規畫生產後,「客戶突然想要多1罐黑胡椒粉可能也沒得買了。」

雖然是中小企業,15年前即導入ERP

小磨坊雖然是一間規模不大員工150人的中小企業,然而資訊系統採用腳步卻走的很積極,早在2002年就已導入鼎新的ERP系統,同時也是臺灣第一家香辛料製造廠導入ERP的業者,之後並逐步地導入電子表單、商業智慧、客戶關係管理以及企業入口網站等模塊,廖培羽說,當初他到小磨坊的時候也覺得十分驚訝,一間中小企業竟然會有這麼多元的系統。

而這樣凡事先規畫的精神,也一直延續到了現在,小磨坊替以後上市上櫃先做準備,特別為符合10號公報公布的國際會計準則而將ERP更新到最新版本,他表示,他們習慣事先評估,可以的話就先做準備。

小磨坊15年前導入的ERP系統,一路跟著鼎新做版本更新到現在,不過,更新的程序十分繁瑣,每次都有許多前置作業要進行,因為小磨坊有一些自家基於鼎新ERP開發的系統,像是人資或是預估輔助系統,只要版本更新,客製化程式就須要全部重新編譯,而且系統上線前要非常仔細的測試,避免嚴重錯誤發生,導致公司業務中斷。

小磨坊國際資訊部副理廖培羽說,小磨坊資訊部門總共4人,而自己也是一位工程師,部門成員各有所長,下屬跟他應處於對等的關係。

為食安搶先加入第一批食品雲建置

早從2010年開始,因為臺灣多次爆發食安事件,政府開始著手推動食品雲,而小磨坊認為食品履歷是遲早都需要建立的系統,因此不像多數承諾建置食品雲的業者,如義美、統一、聯華與味全等都具一定的規模,也毅然決然決定投入資源建立。廖培羽表示,要建立食品雲之前,有一些前置作業需要完成。

廖培羽表示,由於小磨坊導入ERP的時間很早,當時系統並沒有考慮原物料的批號資訊,但是批號是追本溯源重要的依據,因此在建立食品雲之前,小磨坊的ERP補齊了批號的小模塊,重新盤點庫存補上批號,並調整倉庫作業人員的作業流程,當原物料進庫時,同時需要在系統輸入批號。

剛開始著手規畫食品雲時,廖培羽重新檢視了一遍ERP中資料流與物流的對應關係,發現小磨坊進口原物料時,雖然倉庫人員會在紙本記下批號,然而ERP系統庫存表單缺乏批號欄位,因此以往系統都沒有這項資訊,在追溯問題商品時,會搞不清楚是從哪一批原物料製造的,而無法鎖定受影響的範圍。

他解釋,當同時從泰國、越南以及馬來西亞個進口100公斤的黑胡椒,在ERP系統中沒有記錄批號的情況下,原先僅會有黑胡椒300公斤的記錄,而當有批號時,便會留有3筆各為100公斤黑胡椒的記錄。

而因為沒有批號,不同產地的黑胡椒將被歸類為同一個品項,當消費者反應購買的商品有問題,追溯問題根源的工作,必須一路從物流、生產追蹤到原料。當確認問題發生在原料端時,會因為沒有批號資訊,而所有黑胡椒都成了嫌疑犯,難以精確鎖定真正有問題的物料。而且因為無法確定問題原物料,也很難回推使用同一批香辛料製造的產品,因為黑胡椒不只會做成黑胡椒粉,有可能還會添加在咖哩粉中,甚至其他廠商的黑胡椒製品也會用到,沒有完整的追蹤機制,使得損害範圍無法預估。

食品雲的建立目的就是用來記錄原物料到食品生產過程的來龍去脈,廖培羽說,食品雲細分為食品私有雲以及食品公有雲,私有雲屬於各食品業者內部的系統,而在食藥署的公有雲則匯集所有的私有雲,達到能追蹤物料來源的目的。有了食品雲,除了可以從商品終端往源頭追溯,以及從製造上游往商品端追蹤外,小磨坊也會在製造的過程隨時抽樣檢測,當發現問題時,也能往製造上游與下游同時追查,而多方檢核的機制,一旦發生食安問題,便能快速的找出所有相關的環節,把損害降到最低。

小磨坊的消費者現在可以在官網上輸入食品批號,就能查出商品的製造履歷,目前已建立了34項產品的生產履歷,以期先建立起完整的流程機制,之後才會逐漸補完所有產品。廖培育坦言,食品雲目前可說是用不到的系統,因為除非發生食安問題,有比較多的查詢次數外,平時很少人會刻意查詢食品履歷,但或許對於消費者來說,是一種安心的措施。他表示,雖然稱作是雲,但實際上僅是食品履歷查詢系統,雲的特性只是描述系統架構擁有高可用信以及高擴充性,目前整套食品私有雲放置在中華電信雲端服務上,而在使用度不高的情況下,未來將考慮系統移回公司的機房。

對於傳統產業的資訊部門來說,過去的ERP等系統,都是站在輔助企業營運的角色,與公司業務沒有直接相關,無法產生顯而易見的價值,因而總是被看作是花錢的單位,但是廖培羽說,食品雲的服務對象不只企業內部能用,消費者也是使用者之一,業務單位也能把食品雲當作產品推廣的工具,讓客戶能夠安心。

建立食品雲是小磨坊計畫未來的實際作為之一,而過去在人員培訓與知識管理上,早已導入eLearning系統。廖培羽表示,對中小企業來說,eLearning是比較特別的系統,由於企業導入系統需要金錢與人力等成本開銷,因此會優先建置與企業營運有關的系統,而eLearning通常是順位比較低的系統,他說,之前所任職的6,000人大公司都沒eLearning系統,在中小企業更是罕見。

因為小磨坊複雜的產品與原物料項目,每一種產品都有其烹調的應用方式,官網上兩百多道的菜餚的製作方式,以及萬種原物料的特性,要教育員工這些知識實屬大工程,而且這些知識隨著研發成果,數量會越來越多,而eLearning系統扮演了知識匯集以及傳承的角色。

除了基本的員工須知外,還有各單位應該擁有的訓練都一併規畫在eLearning系統內,像是公司文化傳達、業務單位應具備的香辛料知識或是客服單位處理客訴的SOP等,無論新舊員工都需要定時,完成固定時數的課程。廖培羽認為,公司願意投資這類需要較長時間才能看出成效的系統,規畫良好教育訓練不只能留下員工,eLearning系統也順帶減少了印製教育訓練內容的紙張用量。

多系統積極實行少紙化

小磨坊在少紙化方面,除了利用eLearning減少教育訓練用紙,以及一般企業常用的電子簽核系統,減少紙本表單外,廖培羽說,小磨坊除了南投工廠外,在北、中、南部都有分公司,近年又極力發展中國市場,跨區域的文件交換更需要有一個統一版本控制的機制。

他們利用企業單一入口網站做文檔管理,也大幅的減少用紙量。企業需要印製的紙本資料非常多,以小磨坊來說,有ISO的4階程序書、9大循環以及公司內部SOP等文件,過去這些文件需要印製多份放在各部門中,當內容有更新時,需要全部重新印製,並且靠人力跑遍所有部門發送新版本。

在到小磨坊任職前,廖培羽分別在化學、金屬以及電子業的資訊部門待過,也曾在員工人數多達6,000人的中國企業中擔任主管,管理文檔管理以及資訊系統部門數十人,而現在小磨坊的資訊部門總共4人,他認為,雖然看似公司規模相差甚遠,但是隔行如隔山,可以學習的東西也都不同。

像是傳統產業與電子業員工性質不同,廖培羽說,傳統產業的員工資訊能力較不足,在設計系統前,要花費比較多的時間訪談需求,深入了解對方的工作流程,甚至在必要的時候,跟使用者討論並變更工作流程。

小磨坊資訊部門總共4人,廖培羽對於管理員工的想法很特殊,覺得自己也是一位工程師,不想下屬把他當作主管,每個人各有所長,應該處於對等關係,而部門內的共同目標就是把專案完成,出身工程師的他認為,工程師是一種很特殊的人種,不喜歡有人在旁叨叨絮絮的盯進度。

 

CIO小檔案

廖培羽

小磨坊國際資訊部副理

學歷:嶺東科技大學資訊管理系畢業

經歷:過去曾任職於化學以及電子產業資訊部門,也曾在中國的大型金屬製造業擔任資訊部門主管。總共有11年的ERP系統導入、系統分析與設計及系統整合相關經驗,以及7年的資訊部門主管經驗,現已在小磨坊國際擔任資訊部副理4年。

 

公司檔案

小磨坊國際

●      地址:臺中市西屯區工業區一路70號7樓

●      網址:www.tomax.com.tw

●      成立時間:1964年

●      主要業務:提供各式中西式香辛調味料產品、供應餐飲及食品加工業者之食材以及香辛料專業知識與應用知識之諮詢

●      總部:臺中

●      員工數:150人

●      資本額:1億5,000萬元

●      年營收:7億元

●      董事長:董大斌

資訊部門檔案

●      資訊部門名稱:資訊部

●      資訊部門主管職稱:資訊部副理

●      資訊部門主管姓名:廖培羽

●      直屬主管:財務副總經理

●      資訊部門人數:4人

●      IT預算:依年度計畫編列預算

●      資訊部門分工:軟體工程、系統工程

IT部門大事紀:

●      2002年:導入ERP系統

●      2007年:導入BI商業智慧系統

●      2010年:導入CRM客戶關係系統

●      2012年:導入Portal企業入口網站

●      2014年:建置食品履歷私有雲雲端系統


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