位於新北市新店區的艾訊公司是一間成立超過20年的工業電腦(IPC)業者,早年工業電腦都處於獲利狀態,但是,艾訊公司資訊中心經理兼應用服務部經理許致順表示,近兩、三年,整個工業電腦面對中國業者以低價搶市的威脅,以及有許多原本是專營消費者產品線的業者,也紛紛跨足工業電腦領域,都使得包括艾訊在內的工業電腦業者的獲利,面臨極大的衝擊,公司生存發展也面臨瓶頸。

為了克服這樣的發展瓶頸,許致順表示,艾訊公司董事長兼總經理楊裕德在思考如何突破、提升之際,看到日本航空公司(JAL)破產後的重建案例,決定引進日本「經營之聖」稻盛和夫「阿米巴經營」(Ameba Keiei)的管理模式,作為艾訊公司下一階段發展與成長的驅動力。

引進阿米巴經營後,許致順指出,如何將每一個「阿米巴」組織的營運現況,透過報表系統真實呈現,對艾訊公司原有的IT系統是一大挑戰。因此,在參與公司經營管理會議得知未來的營運調整方向後,許致順也把握公司為了配合IFRS國際會計準則必須重新導入SAP ERP之際,便提早一年多的時間,將阿米巴經營所需的產品和報表系統,在進行ERP系統規畫時,就一併納入,也讓艾訊公司正式導入阿米巴經營後,可以透過報表系統,掌握每一個阿米巴單位的動態。

引進阿米巴經營,成為艾訊公司突破營運瓶頸的關鍵

稻盛和夫在日本成立的兩間公司,包括京都陶瓷公司(簡稱京瓷)以及第二電電(之後改名KDDI),過去50年不僅沒有虧損,同樣是世界500大企業。

在2010年2月以退休身分,出任虧損高達1,208億日圓(約新臺幣400億元)的日本航空公司董事長一職,用短短8個月的時間將日航營運回歸正常軌道,一年內就讓日航轉虧為盈,二年八個月後股票又重新上市,更創下日本企業重建案例中,少見的V型反轉。

這樣的經營績效,來自於稻盛和夫過去五十多年事業經營的管理心法,包括經營管理哲學以及阿米巴經營的管理手法在內。對於期望能夠突破公司營運發展瓶頸的艾訊公司而言,不啻為一項可以逆轉勝的管理心法。

阿米巴就是俗稱的「變形蟲」,稻盛和夫所謂的「阿米巴經營」(Ameba Keiei),就是一種利用變形蟲式的經營管理模式,把公司組織分成各個小單位,每一個阿米巴都可以清楚掌握自己的盈虧、可以隨時動態調整,管理階層對於每一個阿米巴的現況,也同樣一目了然。

因為每一個阿米巴的人數,從3人到10多人不等,可以藉此培養具有經營管理意識的人才外,更重要的是,透過這種「全員式參與」,每一個員工都有榮譽感、成就感、以公司為榮,才是真正改變員工與公司關係的關鍵。

對於艾訊公司而言,看到許多在日本導入阿米巴經營的公司,有很多都不是很知名或大型的企業,因為提高員工的參與意識,加上公司的獲利虧損,可以小到以每一個阿米巴為單位,就可以做到即時改善、提供工作附加價值和增加利潤等,最終可以達到公司的營收成長。

艾訊公司從2013年6月正式導入阿米巴經營後,也同時採納阿米巴經營的會計概念,作為審視公司真實獲利和每一個阿米巴業績的基礎。許致順說:「從今年1月以來,每個月的營收都有正面成長,在公司面對經營挑戰變大、整體環境也未見大幅改善的同時,這種促進全員式參與的阿米巴經營模式,讓每個員工產值和績效大幅提升,也帶動公司的獲利成長。」

IT部門參與公司營運決策,事先為導入阿米巴經營做準備

對艾訊公司這類高科技產品的製造業者而言,資訊中心原本扮演後勤支援的角色,在2005年艾訊公司正式導入SAP ERP系統後,開始有了改變。

許致順指出,自從公司依賴ERP系統作為公司營運的參考時,資訊部門在公司也受到管理階層的肯定,除了位階的提升外,也成為公司經營管理會議的成員之一,直屬主管就是董事長兼總經理,角色也從早期協助公司穩定系統的後勤支援,轉變成協助公司進行各種營運決策的策略分析。

因為直接參與公司的營運決策會議,知道公司未來的組織調整方向,許致順便利用在2012年,為了解決符合國際會計準則IRFS規範,做到合併公司營收時,必須重新導入SAP ERP系統的機會,便在規畫新的SAP ERP系統時,同時納入未來導入阿米巴經營後,如何在系統及報表上,完整看到每一個阿米巴單位的盈虧狀態。他坦言,當時因為沒有其他可以參考的作法,也和協助導入SAP ERP的顧問,花了很長一段時間的討論。

也因為,IT部門可以事先掌握公司組織調整的發展方向,可以事先將導入阿米巴經營時,可能會使用到的各種IT系統與報表,同時納入新一代ERP系統的規畫中。否則,許致順說:「一套會隨著環境變動而隨時調整的阿米巴經營模式,若缺乏良好有效的IT系統作為背後的支撐,將無法百分之百發揮阿米巴經營為企業帶來的功效。」

以產品線作為阿米巴單位的畫分基礎,IT視為共用組織

艾訊公司主要可以分成品牌和代工兩大部門,既有的產品線包括:工業級長短卡、主機板及機箱、嵌入式單板電腦及嵌入式電腦系統、觸控式平板電腦及人機介面、數位電子看板及顯示器、醫療用薄型電腦、工業級網路交換器,及網路安全應用硬體平臺等超過400種的系列產品。

因為艾訊公司產品種類繁多,以往公司雖然可以看到每個月的營收,卻不見得可以直接掌握,到底是哪一項產品在當月有很好的銷售成績,或者業績大幅下滑。有興趣的話,就得自己從資料庫撈取所需要的資料做報表分析。

艾訊公司預計在2013年中,完成阿米巴經營的導入,因為,在以每個事業體作為獨立的阿米巴單位,要了解不同產品線的盈虧時,就必須要能產出以每個阿米巴為主的財務報表,才能夠做到每個月的定期績效追蹤。

因此,艾訊公司在導入阿米巴經營時,決定以不同產品線的事業體,作為每一個阿米巴單位的畫分,這是一種類似產品樹的階層區分,大產品類別下會再區隔出更小的阿米巴單位,目前全公司有10多個阿米巴單位。許致順補充表示,因為艾訊公司是漸進式的導入阿米巴經營,目前仍保留原本部門的功能畫分,也依照產品線新增阿米巴的維度。

舉例而言,研發部門是艾訊公司最大的阿米巴單位,但是每一個產品線都需要研發部門的支援,不論是產品功能更新或者是要解決客戶問題、滿足客戶需求等。但是,以往是有需要研發部門支援時,再看人力調配;導入阿米巴經營後,直接將研發的人力依照品牌或代工等不同的產品線,分配到不同的阿米巴,一旦有需要時,相對應的研發人力,就可以第一時間解決問題,整體的績效也大幅提升。

不過,在這個調整轉換的過程中,艾訊公司面臨到的問題就是,有一些包括IT部門在內的共用系統架構,視為各個阿米巴單位的共用資源,而這些已經事先支出的成本,就得經過一套縝密的資源調撥及計價方式,作為各個阿米巴單位攤提共用資源費用的計費標準。

許致順指出,導入阿米巴經營後,每個阿米巴單位都必須在每個月的主管會議上提報各自的業績表現,一旦業績有任何變化,第一時間就必須同時找出改變的原因,並且提出後續因應對策。他說:「當每一個阿米巴單位賺錢或賠錢都一目了然時,公司就可以打破以往大鍋飯、人人都有飯吃的作業模式了。」

雖然目前的IT部門初步被視為艾訊公司每一個阿米巴單位的共用資源,只不過,許致順認為,導入阿米巴經營後,最終每一個部門都要成為一個可以有產值的單位,雖然現在是由各個阿米巴單位攤提成本,但依照董事長兼總經理的想法,未來2~3年內,IT部門也會成為一個獨立的阿米巴單位,透過架設類似戴爾電腦直銷的電子商務網站,成為針對中小型企業直接銷售少量或客製化產品的部門。

IT部門要自我提升,成為公司組織調整時的先鋒及後盾

不過,導入阿米巴經營的前提,必須從人性出發、在意員工福祉為前提,許致順表示,唯有如此,每一個阿米巴單位之間的競爭,才會是一種良性競爭。最終的目的就是,藉由提高每一個阿米巴單位產能與效率,達到企業整體的營運成長。而艾訊公司的確透過導入阿米巴經營,為公司的業績成長,帶來另一波新的成長動能。

許致順經歷兩次ERP系統的導入,他認為,IT絕對不可以成為企業中的僵化組織,以為只需要提供內部客戶所需要的系統,卻忘了要將IT與公司的營運目標結合,反而變成一個下達一個口號、才有一個動作的部門。

他認為,具有技術能力的IT部門成員,更應該主動成為公司發展的先鋒及後盾。

他說,IT部門因為提供的服務會貫穿各個部門,若要真正發揮IT部門的價值,建議IT部門在設定KPI(關鍵績效指標)時,便可以將KPI與公司營運目標結合,透過每季的定期回報,也有助於企業能事先做好包括IT部門在內的資源分配,提升公司整體的執行力與業績表現。

 

艾訊公司資訊中心經理兼應用服務部經理許致順表示,公司導入日本的阿米巴經營後,對於每個月公司盈虧的關鍵,可以更精準掌握。

 

CIO小檔案

許致順

艾訊公司資訊中心經理兼應用服務部經理

學歷:政治大學資訊管理研究所

經歷:曾經在錸德科技擔任資訊部門課長,負責導入SAP ERP系統,之後到艾訊公司先是在資訊中心擔任課長一職,負責導入SAP ERP系統,之後升任資訊中心經理並兼任應用服務部經理,在2012年因應IFRS國際會計準則規範時,二度導入SAP ERP系統

 

公司檔案

艾訊公司

●      地址:新北市新店區寶橋路235巷4號8樓

●      成立時間:西元1990年

●      主要業務:嵌入式及工業電腦產品和模組化設計應用電腦平臺

●      上市櫃:上櫃(代號:3088)

●      資本額:7.8億元

●      年營收:2013年合併營收36.9億元

●      董事長:楊裕德

●      總經理:楊裕德

●      員工人數:464人

 

資訊部門檔案

●      資訊部門名稱: 資訊中心

●      資訊最高主管:經理

●      直屬主管:總經理

●      IT預算:每年2,500萬元

●      資訊部門人數:8人

●      資訊部門分工:分成資訊系統和資訊架構兩部分,前者負責資訊系統之開發與維護,後者負責網路與伺服器管理

 

IT部門大事紀:

●      2005年:總部導入SAP ERP系統,提昇總部營運效率

●      2007年:全球導入SAP ERP系統,達成全球運籌目標

●      2008年:導入Shop Floor,將製造與品質資訊自動化

●      2013年1月:因應IFRS會計準則,再造企業商業流程;6月導入阿米巴經營

●      2014年:導入新BPM系統,因應行動商務需求


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