去年8月,現任山富旅行社資訊部經理施惟中,甫進臺灣網路旅行社山富旅行社任職之際,就接下一個令他想掉頭就走的大任務,為了趕上滿足山富今年4月送交公開發行的需求,施惟中得在所剩不多的時間內導入SAP ERP系統。

但萬萬沒料到,他剛到職後的第一件事就要簽署一疊厚厚的離職單,IT部門一度只剩下2人,不只要導入ERP,施惟中還得重建IT部門。

山富旅行社今年遞件申請公開發行,準備朝上市上櫃發展,但是,因為近幾年山富快速成長,原本屬中小型旅行社所使用的既有系統,已無法滿足山富公開發行的資訊要求,但對山富而言,ERP系統是重要的考核項目之一,所以高層決定建置ERP系統。

施惟中表示,為了使山富能滿足公開發行的資訊要求,同時兼顧能長期使用、不會因系統趕不上企業成長而很快又須更換,所以,山富決定採用SAP ERP系統,儘管導入難度高,但其遵循教科書上提到的觀念和術語。

企業要導入ERP本來就不容易,但是,山富的挑戰更大,因為施惟中要將通常使用於製造或金融業的ERP,適用於旅遊業。

施惟中表示,臺灣目前沒有任何一家旅行社導入SAP ERP,山富得將系統內容和術語轉換為能符合旅遊業所用的設計,如財務、銷售、產品設計等企業資訊作業循環等,也都要對應到現有旅行社的架構。

施惟中表示,一般企業導入ERP系統,從規畫、開發、測試到上線,分階段逐步導入通常需要兩年以上的時間,但山富已經確定了送交公開發行的時間點,而且無法更動,導入ERP的時間,從他任職的時間算起,只剩下一年半。

另外,施惟中也補充,會計師事務所在審查資訊循環時要求,每個考核項目完成改善的時間,不能距離公開發行的時間太久,他評估,最好在明年2月前完成需要的改善措施,所以,尋找大型輔導廠商協助導入SAP ERP,是較保險的作法。

導入前的爆發新難題,山富得重建IT團隊

有些事總是始料未及,施惟中到職的第一件事卻是面臨IT部門的離職潮,他得簽署一疊厚厚的離職單,到職第一個月,山富資訊部門只剩他和另一位同事共2個人。為了導入ERP,施惟中還先重建IT團隊。

施惟中心想,IT部門嚴重缺乏人力,該如何在這個短的時間內打造ERP系統?光是要訓練新找進來的人員到可以上手的程度,至少也要3個月的時間。

所以,施惟中調整了原先剛進山富旅行社的IT建置想法,從一開始打算要自行建置系統,後來決定盡可能地將系統委外。

施惟中補充,所以,他也將IT部門提供的基礎服務,像是電子郵件、簽核系統等,改為使用雲端服務來提供而不自行建置,例如山富也導入了Office 365。

為了盡快找到足以勝任的人手,施惟中面試的方式也不同於常見的作法,施惟中沒有坐下來詢問應徵者的工作技能,反而是帶著應徵者參觀機房,展示山富的系統程式給應徵者,並告訴應徵者此刻IT部門所欠缺的東西,詢問應徵者能否做到。

許多應徵者聞風喪膽,面試當天就告訴施惟中無法勝任,有的則是任職沒多久便辭職離開了山富,例如有一位面試進來的高學歷IT人員,才來一個月後就辭職離開,並告訴施惟中,他不看好IT部門能在這麼短的時間內建置好ERP系統。

儘管嚇跑了不少人,施惟中仍不改面試方式,來重建起山富旅行社的IT團隊,在今年過年前,山富IT團隊的人數一直上下變動,直到過年後,才維持目前的7個人至今。山富旅行社這群IT人員的年齡皆偏高,大部分都是在37歲以上。

「我們這些年齡層比較高的,如果沒有這一檔,可能以後也不會有。」施惟中說,系統重建對資深的IT人員還蠻有吸引力的,尤其對於心臟夠強的IT人,甚至會希望能從頭到尾參與這樣的專案。例如山富有一位IT人員就是為了這個理由而來,原先他一家銀行的IT部門任職,擁有穩定的工作,得知山富要導入ERP系統後便向原公司遞辭呈。

只剩半年期限,採委外導入

除了重建IT團隊,另一方面,施惟中苦思苦想,在時間和人力的限制下,只有找到可以信賴的廠商來協助導入,才是最保險且可行的方法。去年9月開始,他和高層主管便開始評估適合的廠商,直到在今年初,才確定導入SAP的廠商。

其實,當時施惟中想不到企業高層主管會答應這筆交易,因為導入費用相當可觀。

不過,出乎意料地,在高層主管聽完廠商的簡報之後,便答應聘用。至此,「硬著頭皮也要把它做完。」施惟中說。他無後路可退,只能和時間賽跑,趕快上線SAP。

施惟中表示,山富分三個階段導入,先規畫如何將現有旅行社的營運作業方式,移轉到SAP ERP的設計,之後再開始開發能符合需求的ERP功能,第三階段則是測試和導入。因為在明年過年前要進行公開發行所需的審查,往前推算,山富旅行社的ERP得在今年8月上線才來得及。

從2月選定導入SAP的廠商,到8月要完成上線,山富旅行社只有半年時間導入SAP。

啟動導入專案後,最近幾個月,位於大臺北地區南京東路上的山富旅行社臺北總公司,平日總是人滿為患,忙碌和緊張的氣氛四溢,隨時都有數十位來自不同廠商人員進出,平常會聚集在一間會議室內討論著導入事宜,有時一間會議室得擠進二十多人。大家常說人多口雜,但在這過程中,這些廠商卻鮮少有爭執,「因為大家都在同一條船上。」

在導入SAP的過程中,施惟中表示,IT部門就像是產品經理,扮演著溝通的角色,向廠商講解山富旅行社的作業流程,並確認是否符合山富旅行社的需求。

另外,施惟中在山富旅行社其他部門如團務部或票務部,也安排了關鍵使用者來協助導入工作。

這些關鍵使用者必須相當熟悉各部門的作業流程,山富IT人員先從關鍵使用者確切了解了各部門的實際需求,由IT部門扮演廠商和使用者單位之間的溝通橋樑,向廠商解釋這些需求。

這一群關鍵使用者最後也會成為山富旅行社導入ERP的種子教官。

施惟中表示,旅行社員工每個人都有電腦,包括銷售或OP(旅行社業務後勤的行政工作)人員等。

不同於製造業的員工大多是生產線上的作業員,只有極少數的員工是電腦的使用者。在山富旅行社,會有上百位員工需要使用到SAP ERP,這也提高了導入SAP的難度。

施惟中解釋,原先協助導入的顧問初步估計,山富旅行社的SAP ERP只需要設置30個客戶端,因為導入顧問認為,山富可以採取集中化的作業方式,業務人員在外工作,等到回公司後再將資料交由特定人員輸入至SAP,就像是一般製造業或零售業常見的作業方式。後來,導入顧問才了解,旅行社的作業方式和製造業或零售業不一樣,在旅行社裡,不管是OP人員或設計行程的人都有需要使用SAP ERP。以施惟中評估,光是總公司需要使用SAP ERP的人數就多達400多人。

山富旅行社IT為了要導入SAP,也須了解SAP的內容和術語,才能知道要如何將這些作業流程上的需求移轉到SAP的設計上。IT部門也分配各個IT成員來負責ERP不同功能的導入工作,像是票務、團務、財務等都由不同的IT部門成員負責。

除了IT部門外,山富旅行社高層主管也為了導入ERP,認真研究起這套系統。高層主管和施惟中總共開了七十多場的會議,也使高層主管更了解山富旅行社從商品設計層面到營業作業流程。

CIO不需成為最厲害的人,而要能找到比自己更強的高手

施惟中表示,ERP建置完成後,山富旅行社就能擁有一個穩定的資訊系統來管理財會資訊,而山富旅行社IT將會從現階段的溝通角色,轉換為系統維護角色。

後續IT人員的挑戰是要修改和調校ERP系統,因此,施惟中也計畫增加IT部門的人力,招募更多人才來因應變化萬千的旅遊業。

他認為:「IT主管並不像武俠小說中的掌門人,要武功最高,而是要找功夫比自己高的人。」

接下來的幾個月,山富旅行社的ERP系統將進入測試階段,施惟中的目標還沒有完成,還有很長的考驗等待著他。

寫程式就像打球,基本動作最重要
山富旅行社資訊部經理施惟中推薦閱讀代碼大全(Code Complete)這本書。施惟中認為,寫程式跟打球一樣,基本動作(觀念)才是最重要的事。

代碼大全探討的內容包括軟體建構知識,如軟體品質和開發背後的思維等,這些知識就如同是軟體開發的基本觀念。這本書彙集了各類研究成果和程式範例,來協助IT人員開發更高品質的軟體,也更快地完成開發,也會提及開發軟體過程中常碰到的問題,並說明如何避免這些問題。本書作者Steve McConnell寫這本書的主要目的,是希望縮小軟體行業中一般在商業上的應用和專家間的知識差距。

山富旅行社資訊部經理施惟中說:「IT主管並不像武俠小說中的掌門人,要武功最高,而是要找功夫比自己高的人。」


施惟中  山富旅行社資訊部經理
學歷:明志工專工業設計科畢業(現為明志科技大學工業設計學系)
經歷:曾任職於洋洋旅行社和上順旅行社,於2013年8月初進入山富旅行社擔任資訊部經理,從曾經只剩2個人的IT部門,開始重建山富旅行社的IT團隊,協助山富旅行社導入SAP ERP系統

 

山富旅行社

●地址:臺北市南京東路二段85號4樓

●成立時間:1988年

●主要業務:國內外旅遊相關業務

●員工數:488人

●年營收:40億元

●董事長:陳國森
●總經理:李嘉寅

●資訊部門主管職稱:經理

●資訊部門主管姓名:施惟中

●直屬主管:總經理

●資訊部門人數:7人

●IT預算:每年3,000萬元

●資訊部門分工:經理1人、基礎架構1人、Help Desk 1人、財務SA 1人、團務SA 1人、票務SA 1人、Web開發人員1人

IT部門大事紀:
●2009年:機房及VoIP話務整合
●2012年:導入儲存設備及虛擬化
●2013年:導入SAP ERP系統


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