結合人力和系統作最佳調配 高雄空廚用IT提高調度應變力

在臺灣，只要走到附近的7-11便利商店，隨時都可以吃到熱騰騰的便當，不少上班族為了趕時間，往往購買超商便當來充飢，統一超商每年可以賣出上億個國民便當。因為國民便當、壽司等這類生鮮食品的保存期限很短，只有24個小時，也只能在前一天製作。

為了即時供應各種鮮食產品，統一建立了龐大的鮮食供應體系，高雄空廚正是其中一家鮮食供應商，負責供應中、南部地區7-11門市的國民便當，以及全臺灣的沙拉製品。

高雄空廚的前身是復興空廚，負責提供東南亞航線的餐點，如國泰航空、新加坡航空等。後來拓展業務開始供應便利商店鮮食產品，2002年成為統一集團18°C鮮食產品供應商，負責供應高屏地區所有7-11銷售的御便當、三明治、御飯糰及壽司等鮮食產品，後來更在竹苗地區成立新廠，擴大供應中部地區如新竹、苗栗、臺中等地7-11門市的鮮食產品。

食材調度是鮮食生產關鍵，便當的生產控制難度不亞於電子業

國民便當這類鮮食產品的生產方式，和半導體產業的製程很像，都是流水式的作業方式，一旦投入生產就無法中斷。國民便當雖然物料只有60多項，但是生產控制的難度不亞於電子零件，不但食材煮熟以後無法回復，而且不能將過剩的半成品放到倉庫儲存，必須在一天內食用。

而且這類食材也有保鮮期限，無法幾個月前就備妥食材，都必須當周採購，生產計畫的安排和物料調度是影響成本最關鍵的變數之一。

為了更精準地調度物料來降低生產成本，高雄空廚資訊室主任黃方從今年初開始打造一個MRP系統（Material Requirements Planning，物料需求計畫），透過IT來協助食材採購計畫和生產排程。

每次7-11要推出新款便當時，研發部門會依據設計的菜色在ERP系統中建立BOM表資料，通常一款便當的物料大約有60多項，MRP系統則會自動抓取這張BOM表上的物料資訊，再依據長期累積下來的平均訂單數量，來估算需要採購的數量。

尤其很多便當食材無法長期保存，高雄空廚只能估算未來3天的物料需求，再由採購部門先依估算數量準備食材。等到統一超商彙總地區門市提出的隔天訂購數量後，再由生產部門調度實際製造便當時需要的物料。

例如原本的訂單預估要製作2千個便當，統一若當天通知需求有2千5百個便當，高雄空廚就得先調用隔天的食材來製作，再由採購部門緊急補充隔天需要的數量。

黃方表示，原本高雄空廚使用Excel來試算生產計畫，因為每天要處理的訂單筆數很大，各項生產排程的計算規則也很複雜，用Excel往往得花上1~2個小時才能計算出各項物料的採購量總表，讓原本不到一天的現場物料調度時間更加吃緊。

另一方面，過去採用Excel處理很容易發生版本衝突的問題，例如生管部門已經依據最新訂單資訊變更Excel檔案中的資料，但是採購部門沒有更新檔案，仍舊照著舊版數量購買食材，很容易就會造成物料調度吃緊或過剩，也間接增加企業營運的風險和成本。

ERP之後再導MRP，用IT改善企業調度物料的應變能力

高雄空廚2年前完成ERP系統導入以後，高層就要求下一階段要導入MRP系統，「希望透過IT來改善企業調度物料的應變能力。」黃方說。

今年實際著手建置MRP系統時，黃方卻遇到另外一個難題。

由於便當製作過程的變數很多，例如產季或天候變化，颱風來襲都會影響食材供應，食材品質、形狀或料理方式也會影響製作便當的完成率，甚至因為訂單增加或食材數量不足等問題，研發部門還得臨時改變菜色，例如颱風來襲造成原本菜單預訂食材供應不足時，就得將炒高麗菜改為高麗菜混紅蘿蔔來達到足夠的數量。

因此，負責安排生產計畫的生管人員需要很大的彈性來調整物料需求，甚至有時生產計畫已經送到採購部門，1個小時後又需要調整。

但是，黃方發現，拿捏食品生產進度是生管人員的經驗知識，很難將所有判斷規則都轉換成MRP系統中的計算規則，若使用MRP系統來處理物料需求，最後產出的採購報表反而不精確，無法即時反應各種可能的變化，也會造成更高的成本。

不需堅持完全系統化，搭配人工部分處理創造靈活度

所以，黃方將物料需求規畫作業分成5個階段，第一階段，由MRP系統從BOM表資料自動建立一份理想的生產計畫，接著，再將報表匯出成Excel檔，交由相關人員進行第二階段的人工調整，根據經驗法則來修正系統提供的理想值，然後再輸入系統試算出完整的物料採購報表，這份報表就是採購部門要完成的採購目標，這是第三階段。

第四階段則是再次進行人工調整，同樣將完整的物料採購報表匯出到Excel，由人工檢核和修正每項採購資訊，完成後才匯入MRP系統，產出最終報表實際進入採購程序。

從系統面來看，黃方表示，導入MRP系統後，可以將生產資訊集中到單一系統以後，就能確保資料的一致性，可以減少不同單位的溝通問題。

其次，透過伺服器來試算彙總報表，只要5分鐘就能完成過去Excel執行2小時才能完成的報表，能爭取到更多的應變時間。

結合人工作業以後，除了能充分發揮生管人員的經驗知識，讓生產計畫有因應各種變化的彈性。在生產計畫定案以前，規畫人員進行各種密集調整或異動時，都只在Excel中進行，等到定案以後才匯入系統，這樣也能減少伺服器的負擔，影響其他人存取的效能。

黃方沒有堅持要用IT完成所有任務，而是從整體流程的角度，想辦法兼顧人工判斷與IT系統的優點，將特別需要靈活度的作業階段改採人工作業。

黃方指出：「關鍵是要建立人和系統之間的轉換介面，確保流程順暢，就能善用系統與人力兩者的優點。」

實際上，幾年前，高雄空廚導入ERP的時候，也發生新購ERP系統靈活度不足的問題，無法完成滿足現場人員的作業需求，或是系統預設流程和現行作業牴觸。黃方同樣從整體流程的角度分析，評估系統修改的成本，也比較部分人工處理的成本，再和高層主管討論可行性，找出可以兼顧人工作業和系統處理的方案。

剛開始，高雄空廚資訊室的開發人員自製了很多小程式，來解決ERP功能不符需求的問題。但是，這些程式彼此串接不易，使用者的操作相當麻煩，導致ERP系統遲遲無法順利導入。

再加上當時ERP供應商更換新人，新上線的技術支援反而對ERP系統規格不熟悉，無法協助高雄空廚的導入工作，讓系統導入進度更加緩慢。

IT要先見林，再見樹，從整理流程思考問題

同樣要解決ERP系統功能不符的問題，但黃方思考問題的角度不一樣，他先從整體的角度來思考問題，再來找出各種可以配合整體流程的最佳作法。「IT要先見林，再見樹，而不是拼命種樹，卻看不見整座森林。」他說。

後來，黃方整理出整套作業流程，再依據流程的作業順序，逐一將每個系統模組或自製程式整合，必要時修改程式或者是開發轉換機制程式來串接資訊流，讓整套流程可以暢通，果然順利完成導入。

黃方找出適合高雄空廚使用的功能模組，同時也研究ERP系統的資料庫，了解資料庫的Schema架構後，就可以自行開發應用程式，和原有的ERP模組共用同一個資料庫。

最後，高雄空廚只導入了部分ERP模組，包括進銷存模組、製造模組和研發模組等，至於其他系統無法提供又需要配合使用者作業方式的功能，則改由自行開發的Web系統來提供。

2年前導入ERP系統以後，高雄空廚在今年初開始建置MRP系統，9月時已經完成系統開發，開始進行導入。黃方先採取平行作業，保留原有作業方式，也同步將資料匯入新系統來比較系統成效，預定年底可以正式上線。

接下來，黃方打算在明年開發一套成本估算系統，目前高雄空廚主要透過ERP系統的BOM資料來估算成本，但是BOM資料記錄的是理想成本，還沒考慮到實際生產的成本，尤其是人力成本的落差，例如訂單臨時大量減少時，原本已經聘用的臨時人力還是得負擔一筆薪資支出。

黃方希望透過新的成本估算系統，串通成本估算的各個環節，讓高雄空廚準確地掌握成本資訊，進行更有效的營運調控。

 

高雄空廚資訊室主任黃方認為：「IT要先見林，再見樹，而不是拼命種樹，卻看不見整座森林。」

 

IT人一定要懂管理，才能和老闆有共鳴

高雄空廚資訊室主任黃方認為，IT人除了透過興趣來累積廣泛的IT知識以外，還要去接觸非IT的知識，尤其要吸收管理知識，不一定要成為企管專家，但至少要熟悉各項企管概念和主流的企管知識。

例如老闆提到全面品質管理、豐田式Just in Time管理等名詞時，IT人若也可以侃侃而談，黃方認為，老闆就會信賴IT人，願意讓IT部門打造系統來實現這些管理作法。

黃方認為：「IT技術只是墊腳石，可以讓老闆看到你，但是要讓老闆真正了解你，聽得懂你說的話，IT人就要懂管理知識，才有往上發展的機會。」

 

CIO小檔案

黃方 高雄空廚資訊室主任

學經歷：

逢甲大學土木工程系畢業。1984年畢業後參加青輔會長達9個月的電腦訓練課程，開始擔任程式開發人員，投入IT領域工作至今。任職過三陽工業、資通電腦。曾被三陽工業外派到越南子公司，管理當地資訊部門。2002年進入高雄空廚，2年前完成ERP導入，中間曾離職，去年5月返回高雄空廚擔任資訊室主任。

 

公司檔案

高雄空廚

●    主要業務：餐飲業，除了供應航空公司餐點外，也是鮮食產品供應商，目前是統一超商中部與南部門市鮮食產品供應商

●    成立時間: 1999年11月由復興、中華及遠東聯合成立高雄空廚

●    董事長：石炳煌

●    總經理：李河源

●    資本額：約4億元

●    網址：www.kacs.com.tw

●    地址：高雄市小港區中山四路2之10號

●    員工數：569人

資訊部門檔案

●    資訊部門名稱：資訊室

●    直屬主管：副總經理姜佩貞

●    部門人數：2人

●    每年IT預算：約5百萬元

IT部門大事紀：

●    1999年11月：復興、中華及遠東等三家航空公司共同合資，成立高雄空廚

●    2002年4月：成立鮮食廠，與統一集團合作生產18°C鮮食產品，全面供應高屏地區7-11

●    2008年：完成ERP系統導入

●    2010年初：開始建置MRP系統，9月開始進行平行作業，預計年底正式上線

●    2011年：建置成本估算系統