近鐵運通資訊部經理蔡文忠

在2014年中秋夜,桃園機場旁近鐵運通新物流中心的機房燈火通明,人來人往,整夜都忙個不停。近鐵運通資訊部經理蔡文忠一點都不敢鬆懈,緊盯著作業人員和電腦螢幕。因為他們只有一個晚上的時間,就得將臺北總部資訊中心的所有系統,全都搬到桃園航空自由貿易港區內的新物流中心,還要順利上線,趕在隔天一早開始提供服務。

以日商在臺經營跨國物流服務為主的近鐵運通(簡稱近鐵),需提供客戶24小時的服務,只有趁中秋節晚上,全臺客戶作業停歇之時,才能進行資訊系統大搬家,蔡文忠清楚記得,那年中秋夜,IT同仁遠端待命,以連線測試系統,而他就在廠區監工過夜,看月亮。

近鐵很早即展開資訊化腳步,1986年日本母公司來臺設立據點,即在草創同年建立了電腦室,是現在近鐵資訊部的前身。1995年,蔡文忠進入近鐵任職,一加入便一肩擔起了近鐵在臺所有資訊業務,擔任電腦室主任,開始他超過20年執掌近鐵IT的旅程。

日本近鐵海外各據點的核心系統及資訊架構,雖由日本母公司主導,但各據點的資訊單位需負責部署,母公司所規畫的系統及架構,並依在地性服物或物流需求,設計在地的資訊系統。蔡文忠回憶,加入時由於人手不多,事事他都得親自投入,實地參與。

蔡文忠加入近鐵的那一年,正是近鐵系統關鍵的架構轉換階段。日本母公司決定,將核心的承攬系統從1987年開始導入的NEC迷你電腦系統,汰換成伺服器和個人電腦的新一代資訊架構。除了執行母公司的新資訊政策,蔡文忠同時也導入了幾項在地化的系統,包含報關系統、運務系統等,取代過去以人工輸入的報關作業。

他表示,在地化報關系統就是為了因應臺灣在地的需求,財政部關務署從1990年開始,推動關務作業走向系統化發展,近鐵從空運報關開始轉換,後再推展到海運報關作業。

近鐵各據點統一倉儲管理模式,供跨國存貨客戶線上掌握各倉儲貨況

2000年時,近鐵資訊化發展更朝全球化的階段邁進。日本近鐵在全球28國都設有倉儲中心,在這一年,包括日本、臺灣、美國、新加坡等據點,同步導入了統一倉儲系統 (Unified Warehouse System,UWS)。藉由UWS,日本近鐵各國倉儲管理模式走向統一,各據點開始採用相同的資料庫規格,相同的操作介面,只有資料庫仍採分散式架構,部署在各國,並自行管理。

蔡文忠提到,其實,近鐵還有自行開發的倉儲管理系統(Warehouse Management System),但沒有開放給用戶遠端查詢庫存貨況,而是以紙本報表的形式,提供日報、周報、月報表供用戶管理庫存之用,但他坦言,這種紙本管理模式的確大大降低了時效性。

日本近鐵統一各國倉儲管理的系統,便是為了滿足跨國物流客戶即時掌握各國倉儲貨物的需求,以因應貿易全球化的趨勢。UWS能產出同樣規格的倉儲報表,跨國型客戶只要進入近鐵提供的線上平臺,便能遠端查詢各倉儲據點裡貨物的現況,如貨物量、品項、批號等。蔡文忠表示,「一致性的多國庫存管理服務,可以讓客戶有效地管理倉儲作業,包含進貨、儲放、出貨等流程。」

不過,UWS資料庫落地各國的作法仍有不足,也不易管理,所以,相隔15年,日本母公司在2015年時,決定全面升級統一倉儲系統的管理模式,推出第二代UWS,將過去分散於各據點的資料庫,都集合到日本母公司的資料庫中,改為集中式管理,而日本近鐵各國據點則走內部封閉網路,與母公司資料中心連線,來更新倉儲貨物的狀況。

從此以後,蔡文忠表示,不論哪一國的用戶,都可以直接從同一套線上查詢頁面,掌握各國庫存貨物的現況。過去,若顧客在近鐵3個國家的倉儲中心有貨物,需要登入3套查詢系統,現在只需要進到第二代UWS的單一入口。

高度客製化物流的挑戰,貨物規格難以標準化

近鐵運通資訊部經理蔡文忠表示,對於第三方物流商來說,如何滿足在地且多樣化的客製需求,打通資料流是關鍵。攝影/洪政偉

隨著網路經濟越來越火紅,各家物流中心這幾年都不斷積極擴建,尤其導入自動化倉儲軟硬體最為熱門,但對近鐵而言,這卻是一個大難題。

蔡文忠表示,進入近鐵倉儲的貨物規格不一,甚至連包裝都大不同,這也成了近鐵發展自動化倉儲最大的阻礙。

有別於傳統物流以單一倉儲或運輸服務為主,近鐵屬於第三方物流服務商,在各項承攬、物流及報關管理作業流程中,涵蓋了進貨、理貨、儲放、打包、出貨等作業,近鐵皆提供高度的客製化服務,可以根據客戶對貨物管理方式的要求,來客製化不同的作業流程,這讓近鐵得以滿足多種產業的需求。

但,也正因客戶所屬產業差異很大,蔡文忠表示,送到近鐵倉儲的貨物,五花八門,小到手機,大到床墊、大型機臺等幾千種品項。然而,要發展自動化倉儲,貨盤規格須一致,是近鐵所欠缺的條件。因此若要導入這類系統,近鐵須在貨物送達後,增加兩道作業程序,投入人力拆盤,再重新打盤,才能統一規格。蔡文忠直言,自動化倉儲是個美好願景,近鐵也曾想導入,但礙於投入成本,評估後,發覺現階段不可行。

雖然倉儲無法全面自動化,但近鐵轉從其他方法下手,改善現場作業程序,讓部分作業流程,也能達到自動化的程度。像是貨物進出倉儲時,現場作業員會使用掃描機,讀取貨物上的條碼,以將貨物的序號、品項等資訊,直接存入資料庫,以利掌握貨架上貨物的資訊。

透過條碼掃描,可防止貨物放置於錯誤的貨架,也能確保出倉貨物之批號的正確性,省下資料核對程序所需耗費的人力和時間。2014年時,近鐵也在貨架及貨物上,新增了QR Code條碼,讓作業人員不再需一一掃碼,即可通過單一QR Code,獲得完整的貨物資訊。

開發200種資料介接機制,提高資料流自動化深度

各類型客戶帶給蔡文忠的另一項IT挑戰,則是如何消化不同資料格式的貨物報單。近鐵依照客戶貨物的類別和需求,開發客製的資料接收介面,以讀取不同類型的格式,蔡文忠表示,採異中求同的方法,從報單撈取所需的關鍵字和資料,再放入系統的對應欄位。

他舉例,有些客戶的報單逾200頁,採傳統人工輸入的方式,需花上兩三個鐘頭,甚至半天的時間,後來直接利用自製讀取工具,將資料轉入系統後,人工只需花約20分鐘的時間,再逐行比對資料即可。「對於第三方物流商來說,如何滿足在地且多樣化的客製需求,打通資料流是關鍵。」蔡文忠表示。

他進一步說明,自動化處理資料流不只能節省人工輸入時間,也能降低資料錯誤率,提高貨物庫存資料的精準度。正是因為打通資料流,目前近鐵約7成客戶的報單,可透過200多種資料讀取介面,將資料直接轉入系統。

此外,近鐵建立了與海關間交換資料的接口,以獲得貨物通關的報單資料,掌握貨物進出口時間,以便依照客戶需求,例如「先進先出」或「後進後出」原則,來排定不同批號貨物的出倉先後順序。

另一方面,與海關的資料交換是雙向的,當有客戶的貨物進出倉儲之時,近鐵IT部門會根據客戶指定的條件,從倉儲資料庫中彙整相關資料,以每天或甚至每小時一次的頻率,打包成一個資料交換包,再通過資料交換機制,傳輸到海關的資料庫,讓海關也能掌握當日進出倉儲的貨物及貨物數量,也使雙邊資料庫達一致性。

擁抱新架構以支撐營運發展,導入超融合是第一步

隨著近鐵的業務不斷成長,舊有系統不敷使用,需持續翻新架構,以支撐營運發展。過去20多年,蔡文忠一路主導近鐵各階段資訊架構的部署,並於去年再度決定要擁抱新架構,於今年初先行導入超融合基礎架構,要讓IT架構更富彈性。

蔡文忠提到,考量整個資料中心I/O傳輸需求不高,資料存取不到1萬IOPS,還用不到全快閃儲存陣列,所以,他反而看上了超融合架構的儲存橫向擴充性,因為每次要採購基礎架構相關設備時,最令他難抉擇的便是儲存設備的容量,買多了,浪費錢,買少了,又擔心後續容量不足。

就像部署虛擬化伺服器時,蔡文忠表示,每採用一套資料庫,就需要多採購一套作為備援之用,也要同步部署高可用性的儲存架構,但資料庫的硬體設備價格不菲,一座就需要上百萬元,這也是促使他花了近一年,考察新一代的超融合架構之關鍵。

迄今,蔡文忠已將近鐵所有的伺服器,及所有在地系統,像是進出口報關系統,全面都搬上了超融合架構中。該架構將主機、儲存和網路合而為一,除了省空間、省電,還可整套式部署外,他最看重的就是,往後近鐵儲存容量不足時,可以選擇橫向擴充,增加一櫃的儲存空間,不需要添購整座資料庫的設備,他表示,超融合技術的使用,解決了他們過去容量擴充缺乏彈性的痛點。

另一個導入超融合架構的理由是為日後上雲端做準備。隨著系統虛擬化後容易搬遷,為進一步節省成本,蔡文忠考慮帶領近鐵走向雲端環境,計畫先將災難備援搬上雲。他評估,此種雲端應用模式的資料流不大,費用也不會太高,目前正在驗證階段。有了這第一步,蔡文忠預計2、3年後,近鐵就可大步往雲端化邁進了。

  CIO小檔案  

蔡文忠 近鐵運通資訊部經理

學歷:淡水工商專校資訊科畢業

經歷:1990年進入中國航運資訊部,擔任電腦中心主機操作員,之後,參與開發海運文件系統,及高雄63-64號貨櫃碼頭之貨櫃儲運的自動化系統。於1995年加入近鐵運通,擔任電腦室主任,改制後,接任資訊部經理,至今累積逾20年第三方物流IT管理經驗,面對多元客群及貨物,利用IT提供客製化服務

  公司檔案  

近鐵運通

● 地址:臺北市中山區長安東路二段99號3樓

● 成立時間:1986年

● 主要業務:為日商在臺據點,提供航空及海運貨運承攬,以及報關、國際物流倉儲、運輸等整合服務。

● 總部:臺北市

● 員工數:460人

● 資本額:約5.8億元

● 年營收:約24億元

● 董事長:村上弘幸

  資訊部門檔案  

● 資訊部門主管職稱:資訊部經理

● 資訊部門主管姓名:蔡文忠

● 直屬主管:青木泰司

● 資訊部門人數:9人

● IT預算:1900萬元

  IT大事記  

● 1987年:承攬系統資訊化,採用NEC迷你電腦系統

● 1996年:承攬系統由NEC Mini System轉為Netserver System,採用個人電腦和獨立伺服器,並配合關務署報關業務系統化,導入報關系統、運務系統等,取代人工輸入報關作業

● 1997年:倉儲管理系統(WMS)上線

● 2000年:第一代近鐵Unified Warehouse System上線,採分散式資料庫架構,由各據點自行管理,供跨國型客戶查詢各地倉儲的庫存

● 2004年:國際物流倉儲管理系統(ILM)上線

● 2008年:第二代ILM上線

● 2014年:物流倉儲管理系統(FTZ)上線,及桃園國際物流中心落成,資訊部和資料中心由臺北總部遷移至新中心

● 2015年:第二代UWS上線,改為集中式管理資料庫,並提供單一介面查詢跨國的庫存

● 2016年:基礎架構採行虛擬化,導入VMware虛擬化伺服器

● 2019年:導入超融合架構取代VMware虛擬伺服器


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