臺北醫學大學資訊處資訊長羅友聲

「我希望把學校資訊單位當成一家企業來經營。」臺北醫學大學資訊處資訊長羅友聲,講到未來計畫,話匣子就停不下來。為了實現這個腦海中的未來大學構想,他花了2年,持續透過IT改造優化作業流程,來支持全校資訊服務發展,更要讓學校IT變成一家教育領域的資訊服務公司,「為了實現未來大學的布局,學校IT也得像企業一樣。」他說。

踏出新世代大學第一步,先從改造資訊門面做起

羅友聲的第一步,先從改造資訊部門的門面做起。北醫將原有的資訊辦公室,從校本部搬到了大安校區的新建大樓,在16樓設立新的資訊服務處,羅友聲親手重新設計了新的整個辦公空間,在去年才正式啟用。

走進北醫資訊處,就像是走進到一家企業的辦公室,截然不同於一般學校教室或傳統電算中心的空間設計。入口處設有正式的接待服務櫃檯,可以提供諮詢、軟硬體操作協助或故障排除,由長年訓練的資訊處工讀生輪班服務,讓資訊同仁可以更專注在自己的工作。櫃檯左側是一面電視牆,來推廣各種重要的資訊服務訊息。例如宣傳新上線的系統,或是最新滿意度調查結果等。

「我希望資訊部門的門面,能給人一種專業服務的形象,就像企業那樣。」是這位6年級生後段班的年輕IT主管,對於未來資訊部門扮演的重要角色寄予期待。

對於在這裡工作的資訊員工來說,不只要負責校務系統的維運,更要練就十八般武藝來支援校務工作,甚至得身兼導播,幫忙教師拍攝線上教材。

遠距影音教學是北醫未來重要的教學管道,為了提供更高品質製作內容,北醫資訊處甚至在新辦公室中打造一間50坪大的專業攝影棚,所有線上課程的拍攝、製作及後製,全部由資訊團隊一手包辦,讓教師可以專注在課程講解。

這間攝影棚內配備有獨立副控室、錄音室及情境實景教室棚,甚至還有新聞主播使用的讀稿機,來幫助老師念稿,以製作出更高品質的數位課程,也提高課程製作效率。目前他們拍攝的線上影音教材,已累計多達30個以上課程,而且中文、英文都有,都上架到北醫開放式課程MOOCs平臺,開放給學生線上自學之用。

這類型的資訊服務,不是傳統學校IT平常會做的事。但對羅友聲來說,這卻是下個世代IT人員所須具備的能力,「不只要做更多,服務還要做得比以前更好。」他說,也因此,對於資訊人員來說,需要付出比以往更多的心力,才能專注做好每一項資訊服務,甚至「我們絕對是全臺灣學校最操的資訊單位,因為我都以業界標準來要求每一位同仁。」他驕傲的說。

在羅友聲上任前,北醫資訊發展長期處於維持現狀,甚至可說是停滯不前的狀態,同一套老舊校務資訊系統用了10多年還沒汰換,也逐漸成為學校資訊服務未來發展的沈重包袱。許多校內行政流程仍採紙本,作業效率不彰,就算搭配了資訊服務也無法滿足業務單位需求,更無法幫助學生改善學習。看在羅友聲眼裡,這些都是當前急需解決的問題。

臺北醫學大學最早是一家醫學專門學校,以提供專業醫療教育為主,後來歷經數十年轉型改革,逐步擴大經營事業,也開始接手經營醫院,如今,北醫醫療體系除了一所大學外,旗下更擁有3家附設醫院(北醫附設醫院、萬芳、雙和)。但是,相較於3家醫院近幾年資訊發展腳步加快,北醫大的資訊服務發展卻沒有跟上,許多老舊系統,已經無法支持學校未來的發展。

先導入ERP整併系統,更全面推行線上作業

直到2015年,羅友聲受命接下了學校資訊長一職,開始展開IT和行政作業流程的大改造,才展現出截然不同以往的新氣象。北醫校方找來成功整合北醫旗下3家附設醫院HIS系統的羅友聲,對他寄予厚望,希望藉由資訊整合和重新擬定新的資訊發展方向,來提升學校經營效率。這也成為他上任後首要面對的IT考驗。

羅友聲上任後做的第一件事,就是先導入ERP系統,整併原本各自獨立的人事、預算、採購及研究計畫管理等功能,重新串起整個行政的作業流程。接下來,更開始全面推動行政作業改採線上作業、線上簽核,來取代傳統紙本作業,提高行政效率;隔年更開始逐步改善使用10年以上的舊系統,包括授課進度表、成績輸入、導生等師生相關系統,甚至是將系統全部重新開發,汰換舊系統。另外針對醫療研究,也分別建置教學研究資料庫和臨床資料庫,來提供研究單位進行各項數據分析,以作為改善教學及創新行政等校務決策上的重要依據。

但是畢竟是將舊有行政作業流程重整再造,一開始,羅友聲也同樣面臨到業務單位的反彈聲浪,不願改變舊有習慣和作業流程,不過他笑稱:「因為我是來自醫院體系,沒有學校的包袱,該做的事還是得做。」再加上, 資訊部門獲得校方高層在背後全力支持,讓他推動起來才能毫無後顧之憂,半年內就順利完成ERP上線,為IT轉型跨出第一步。

臺北醫學大學資訊處資訊長羅友聲表示,只要拋棄既有的組織文化包袱,學校IT其實也可以很專業,就像企業IT一樣。洪政偉攝

學校IT開始要轉向擁抱學習型的企業組織文化

羅友聲下一步,更針對資訊部門大刀闊斧進行大整頓。他表示,學校IT文化是一個沉重的包袱,導致許多資訊人員容易安於現狀,不求進步。因此,他上任後,開始要求資訊單位應該要徹底捨棄學校舊有IT文化,轉向擁抱學習型的企業組織文化,甚至他回過頭來拿業界標準,來要求他的IT人員,也得像企業一樣,持續追求IT的再進步。

「學校IT其實也可以很專業,就像企業IT一樣。」他說。正因為如此,他更嚴格要求資訊人員做事,必須力求精準。例如針對每項執行專案事前就得準確估算出實施後的效益,能幫業務單位提升多少行政效率等成效。因為資訊人員例行任務很多,「評估越精準,才有辦法快速決定每項工作優先順序,把資源用在對的地方。」他說。

再者,他也會要求這些資訊人員必須具備自主開發能力,不能一昧委外。在他上任前,學校IT自主開發比例只有1成,如今提高到了7成比例皆採自主開發,資訊部門重新拿回開發自主權,只有其餘3成系統,仍採用委外開發,如ERP等,但是即便是採用委外,他仍要求必須掌握原始的程式碼,讓他們之後能開發新功能。

在將整個行政作業流程打通以後,接下來,羅友聲更開始將資訊改造向外推向教學、研究,以及學生等不同服務。他上任至今,雖然才短短兩年多,但只要一有新服務推出,常常大受學生和業務單位的歡迎。「只要我覺得不好用的資訊服務,就會立刻要求同仁重新修改到滿意為止。」他說,甚至他對於以後開發設計的新系統,更要求都要可以跨平臺使用,任何一臺手機或平板裝置都要可用,「這已經是最基本的資訊服務要求,沒有任何妥協餘地。」他表示。

資訊部門過去兩年間也推出不少資訊服務,他以導生系統為例,過去老師與學生晤談後,得將紙本訪談記錄逐一輸入電腦,人數一多時相當麻煩,也成了老師的負擔,後來直接改成線上群組晤談的方式,老師可以一次與多位學生討論,也容易記載所有學生的會談細節。這只是一個簡單的系統開發和流程改善工作,但卻大大降低了導師的負擔。

或像是,資訊部門在會議系統中,新增了一鍵請假功能,老師若是臨時有事,無法出席學校會議,以後只須透過手機打開會議通知單,或登上會議系統一鍵點選,就能夠自動完成請假,不需要經過繁瑣作業程序。甚至透過掃描專屬QR碼或職員證,還能幫助老師快速完成報到。

另外為了提供學生更便利的上網服務,資訊部門後來也建置一個無線網路認證註冊系統,讓在校學生能事先以自己的行動裝置,如手機或平板登記註冊, 以後進到校園,就可以自動偵測連上網路,不用再每次重新登入。學生無線上網更方便。北醫這兩年來更擴大校區無線網路覆蓋範圍,來加深、強化對於未來行動應用的發展。

在羅友聲上任2年來,北醫IT改良甚至翻新了許多舊有的資訊服務,許多都是在很短時間內就推出,儘管資訊團隊得日夜趕工,但羅友聲認為,這樣辛苦的代價很值得,因為我們是真正認真在做事,替學校和學生解決各種問題,當越來越多的服務,受到大家的肯定,也會讓資訊部門更有信心,來支持學校資訊服務的發展。甚至他說:「現在資訊同仁走在路上,都可以抬頭挺胸,變得更有自信。」

未來更要跨出傳統大學,朝向新世代大學來轉型

羅友聲未來還有一個更大目標,就是要開始朝向新世代大學來轉型。不過他坦言,這並不是件容易完成的事,除了要全面升級資訊硬體設施外,更要具備有資訊軟實力,不只要打通所有行政作業流程,還要打造一個無時間、地域障礙的教學環境,並且讓所有的流程都要能全自動化,例如,每天自動根據實際上課時數,自動結算鐘點數,並整合到當月薪資的帳務作業,讓這類的行政後勤作業全自動,另在教學上,也能記錄學生複習教材的情況,而老師則可直接線上給予評語或評分,將教學和學習兩端整合到單一環境中。

羅友聲表示,北醫下一階段資訊發展,將聚焦多元應用與整合。而在他任內,最重要的任務,就是先打好基礎,為未來大學轉型做準備。

 

 CIO小檔案 

羅友聲

臺北醫學大學資訊處資訊長

學歷:臺北醫學大學醫學資訊研究所博士

經歷:2011年進入北醫體系,從基層資訊人員做起,歷任組長、副主任等職務,期間更一手完成3家醫院資訊系統的整併,直到2015年正式接掌學校資訊長一職,肩負起改造學校IT的重責大任,協助未來學校發展,開始朝向新世代大學邁進

 

 學校檔案 

臺北醫學大學

.成立時間:1960年

.網址:www.tmu.edu.tw

.地址:臺北市信義區吳興街250號

.主要業務:教學、研究

.員工人數(含教師):約1,100 人

.學生人數:約6,000 人(2017年)

.校長:林建煌

.董事長:張文昌

 

 資訊部門檔案 

.資訊部門主管職稱:資訊長

.資訊部門主管姓名:羅友聲

.資訊部門名稱:資訊處

.資訊部門人數:28人

.資訊部門分工:校務系統組、教學科技組、網路組、資訊支援組、研究資訊組

.IT預算:約2,720萬元

 

 IT大事記 

.2014年:北醫校園App推出上線,可供學生查詢課程,及校園資訊等服務

.2015年:結合本校人事、預算、採購、研究計畫管理等功能之TMU ERP系統上線,全面推動線上作業、線上簽核

.2016年:教學研究資料庫及臨床資料庫上線、持續改善及優先使用10年以上的系統,如授課進度表、成績輸入、導生等師生相關系統、針對TMU MOOCs線上授課建置專業攝影棚

.2017年:配合政府政策一例一休,上線多項人事管理系統,如專任助理管理、職員排班、簽到退優化等系統、教師著作目錄系統改版上線、電腦教室全新改造,提升師生互動、協助體系醫院導入IBM Watson平臺幫助醫師診療癌症

.2018年:體育自學課程系統上線、推行多元跨域數位學習,導入41門國外內優質磨課師通識課程選修、完成全校資料庫升級作業,提升效能並解決20年以上無法顯示特殊字的問題


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