考選部資訊管理處處長陳建華(攝影/洪政偉)

每年50萬考生擠破頭,想爭奪公務人員這個「金飯碗」,爭取800多種公務員職缺的名額。負責遴選人才的考選部,每年得一連舉辦19次國考,一年才52個星期,其中就有38周都在辦理考試試務。一整年下來,在累計2,400次考試科目之下,所有考生的電腦測驗卡,就多達171萬張,而且一張都不能出錯,而這就是考選部資訊部門的挑戰,因為,一旦系統記錄錯誤,不只是影響了其中一科的分數,甚至可能決定了,一個人能不能捧住金飯碗的生涯路口。

所以,如何在符合法規要求的前提下,透過IT優化流程,來簡化繁瑣的試務程序,而又不影響考生的考試權益,是考選部資訊管理處處長陳建華一直以來所要面對的IT考驗。

國考e化作業從網路考試報名開始

國家考試自公告舉辦考試開始,到放榜、核發考試及格證書為止,通常歷經6至8個月的期程,這段考試辦理期間可以分成8個階段:籌備、報名、彌封、考試、評閱、核算、榜示及完竣。每一個階段都需經過不同的程序,而每個作業階段,都會對應到不同的資訊系統處理,以確保可以順利走完每項考試的試務流程。

不過,陳建華表示,這麼多個重要資訊系統,當中最核心的業務系統有兩個,一個是網路報名系統,另一個則是試務整合管理系統。

以考試報名來說,陳建華表示,很早以前,考生報名考試時,還需要購買簡章紙本寄送,隨著電子化政府逐步發展,考選部自2004年開始推動國考e化再造,逐一將原來的人工考選作業,改由電子化作業取代,以提高試務效率,並先從考試報名開始著手。

而在考選部開始推動國考e化再造的2年後,網路報名系統先上線,不過一開始,仍採用紙本報名和網路報名紙本寄件的雙軌模式,直到2012年才全面改採線上報名。

同時,在早一年,考選部也開始推動部分類科改採無紙化的網路報名,讓應考人在報名完後,不須郵寄報名履歷表、身分證件等資料,網路報名系統直接可與戶役政機關系統平臺串接,來進行應考資格的審查。後來,這部份作業還擴大減免證明文件的適用範圍,包括免除學歷、身障證明及原住民族戶籍謄本文件寄送。

以學歷證明文件的無紙化來說,陳建華指出,透過這套網路報名系統,至今已經可以與全國上百所高中職及大專院校資訊系統連線,來協助檢驗應考者的身分資格,考生不需要寄送紙本學歷證明,這些經過查驗符合資格的學歷資料,也會儲存在考選部資管處自行建置的學歷資料庫內,以便於考生下次報名時,可以自動比對資料庫有無學歷資料查核過的記錄,進而縮短應考資格審查時間。

陳建華也表示,目前網路報名的有效會員數共有70萬人,至今在學歷資料庫上,已累計達39萬筆的學歷資料,後來,也陸續建置了身障資料庫、原住民資料庫,預計明年也將新增後備軍人資料庫,來提供減免紙本寄送的身分查驗。

從無紙化的網路報名考試推動至今,也已經獲得了不錯的成績。陳建華表示,至今已有12項國家考試,全部或部分採用無紙化的線上報名,若以今年來看,採用無紙化報名的考生人數,就占總報名人數的42%,多達20萬人。

考選部資訊管理處處長陳建華表示,資訊人員不能只懂得IT,更要了解法規依據,才能確保考選程序合乎公正及公平。(攝影/洪政偉)

推出試務整合系統,將試務流程統一集中

除了網路報名系統外,考選部後來陸續也將e化作業,逐一擴大到其他考選試務、測驗和閱卷等,來建置資訊系統,負責處理不同階段的試務及試政工作。甚至,考選部更在2011年打造試務整合管理系統,將原來各自分開需要大量人工作業的試務工作,改以系統化來取代,將包括籌備、報名、彌封、考試、評閱試卷、核算成績、榜示及冊報,及考試完竣後續工作等試務作業流程,集中到同一個平臺來管理。

陳建華表示,這套試務整合管理系統的建置挑戰,不只是要提供整合性試務入口的作業平臺,還要考慮不同階段試務、試政流程的整合和串接,同時,也得確保每個階段處理的不同作業程序,並不抵觸國家考試相關法規的規定,並對於資安有更高的要求,像是得通過ISO 27001資安認證、ISMS資安管理規範等,能夠針對高度機敏的試務資訊,如應考人基本資料或考試成績等,提供更安全的保護。因此,陳建華說,「從開始規畫、開發、測試、驗證,到系統上線,最後總共花了2年時間才完成。」

線上閱卷系統重新改版,以擴大實施考試類科為目標

國家考試朝向資訊化作業發展,到2014年開始漸趨成熟,並轉而開始透過IT優化流程──對內大幅簡化試務程序,以減輕試務人員的負擔和節省公帑,對外也要強化e化便民服務。陳建華表示,國考e化作業可以分成試務e化和典試e化。在試務e化方面,分為網路報名、電腦化應試、闈場資訊化作業等,而在典試e化部分,則有典試人力電子化作業,及線上閱卷等。

以線上閱卷為例。陳建華表示,國家考試線上閱卷系統自2012年正式推出上線,開始將部分考試考完後的申論題作答試本,裁切並經過掃描,變成可線上閱卷的型式,再由評閱委員透過電腦,直接從線上來打分數,以簡化整體閱卷的程序。

在歷經5年的實施推行之後,陳建華表示,至今已經有38項考試,共1,621科,累計超過375萬張申論題作答試卷,改用線上來閱卷,並由2千位委員共完成250萬題的評閱工作。

陳建華也提到,線上閱卷系統在今年也經過大改版,以便讓線上閱卷擴大實施於各類型考試。而且,不只是系統架構重新設計,從原來的主從式架構設計,改用精簡型電腦(Thin Client)架構──將線上閱卷用的軟體,全部都集中到機房伺服器管理,再提供給閱卷老師使用,來提高使用效率和彈性。

同時,為了能應付未來多種國考考試,上百名委員同時線上作業,也設法提高系統上線的使用人數,從原來的100人,增加到最多500人。另外,整個閱卷畫面設計經過調整,更易於操作,可以很快上手。

不只老師能線上評分,未來考生也能線上應試

單是擴大推動線上閱卷還不夠,陳建華表示,考選部未來也計畫,針對電腦應試,將從現行測驗試題線上作答的階段,更進一步擴大實施至申論試題,也可以改用電腦應試,逐步取代原先的紙本作答型式。陳建華表示,針對這項線上應試的新措施,預計將在2018年上半,先完成申論試題線上應試系統的開發,並在下半年開始推出。

未來,考生經由線上應試完成的試題作答,也可以直接轉為線上閱卷的型式,不用再經過紙本裁切和掃描動作,讓線上閱卷過程變得更有效率,使用上也能節省大量試卷用紙。

不過,陳建華也說,未來並不急於在短期內將申論試題線上服務,擴大至全部類科實施,初期將先採雙軌制,應考人可以選擇電腦應試或紙筆作答,讓考生有足夠時間逐漸熟悉操作。另外,一開始,線上應試將先以純文字作答的考試類科為主,而不包含需要特殊製表及繪圖作答的考試,例如中醫師考試等;之後,也將擴大適用考試類科範圍,包括律師考試和司法官考試二試,及高考二級等申論試題也都能改用電腦應試。

雖然運用IT可以幫助簡化繁瑣的試務程序,讓整個考試作業流程可以更順利完成,但陳建華也強調,資訊人員不能只懂得IT,更要了解法規的依據,才不會在推出資訊服務後,才發現違反了相關的考試程序規定,而影響了考生的權益。畢竟國考的許多試務流程,都跟國家考試法規息息相關,每一項試務流程,都有其必須嚴格遵守的考選程序及規定,以符合考試的公正和公平性。

以考試成績結果通知書的寄送來說,以前是紙本寄送,但在今年底,考選部的網路報名平臺,也將開放線上查詢成績功能,未來考生可以改用線上下載或透過手機方式來查看,以取得考試成績結果。但這並不表示,就因此可以省下書面送達的程序,還是得依照法規規定行事。因為,若是法規界定書面送達是一種行政處分,還是需要另外以紙本送達,才算完成通知的程序。而為了避免法規解釋有疑義,陳建華表示,之後開放成績線上查詢後,會考慮先採用雙軌並行的方式實施,在提供線上成績查詢之外,還會另以紙本寄送考生。

未來國考也要結合人工智慧

考選部今年也開始嘗試將考選試務與AI技術結合,從現有國家考試蒐集的數據資料中,找出更多改善考試作業,替政府找對人才的嶄新方法。陳建華表示,未來將推動的國家考試AI創新應用,包括,能運用中文語意理解技術,來幫助命題老師進行自動出題和審題;或是在申論試題線上閱卷流程中,加入自動評閱功能,系統可以依據作答結果關鍵字與核心答題命中率,提供初評結果,以輔助人工閱卷。

 CIO小檔案 

陳建華

考選部資訊管理處處長

學歷:臺灣科技大學資管所碩士

經歷:在考選部任職29年,曾擔任過資管處科長、專門委員、總務司副司長等職務,過去也曾負責國家考試網路報名及試務整合系統的架構與維運管理,並自2014年開始接任資訊管理處處長一職,未來更要肩負起運用IT優化試務流程,讓考選制度和考試方式能夠與時俱進

 機關檔案 

考選部

● 主要業務:掌理全國考選試務、辦理國家公務員任用資格考試與專業及技術人員執業資格考試

● 網址:www.moex.gov.tw

● 地址:臺北市文山區試院路1-1號

● 員工:編制員額約200人

● 成立時間:1948年

● 部長:蔡宗珍

 資訊部門檔案 

● 資訊部門主管職稱:資訊管理處處長

● 資訊部門主管姓名:陳建華

● 資訊部門人數:27人(正式職員15人)

● 資訊部門分工:分為3個科(國家考試e化、考選行政e化、電腦化測驗及網路報名)

 IT大事記 

● 1981年:導入大型主機輔助考試計分和統計作業

● 2004年:推動為期10年的國家考試e化再造工程

● 2006年:網路報名系統上線

● 2009年:典試人力管理系統上線

● 2010年:題庫整合系統上線

● 2011年:試務整合管理系統上線、推出網路報名無紙化服務、線上命題作業實施、開放線上申請試題疑義

● 2012年:線上閱卷系統上線

● 2014年:推出網路報名減免學歷及身障證件服務、推出闈場關鍵字詞檢索比對及加值e管家主動性通知服務

● 2015年:新式光學試卡閱讀系統上線

● 2016年:完成彌封姓名冊e化作業、開放線上申辦複查成績服務、擴大電腦化測驗試場認證

● 2017年:線上閱卷系統重新改版上線、推出線上申辦及國家考場閱卷服務、開放線上成績結果通知書及入場證申請服務、完成應試學歷查驗e化


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