300大企業IM使用政策大調查

即時通訊（Instant Messaging，IM）的使用者越來越多，這一股風潮也隨著大眾使用率增多的影響下，跟著吹進了企業端，許多企業員工在上班時間藉由即時通訊溝通業務，增加溝通的便利性，更有的企業藉由即時通訊的語音、視訊功能與外面的客戶、國外使用者溝通，來節省電話費用，但是，另一方面，卻有許多企業主管認為，企業沒有那麼多業務溝通需求，他們發現部分員工用即時通訊聊天，會影響到工作效率，更嚴重的甚至還會影響到企業內部的資訊安全，或使得商業機密資料外洩。

由於我們發現企業對於員工使用即時通訊的爭議仍然很大，為了進一步瞭解目前企業對於即時通訊的使用政策，iThome特別針對天下雜誌1000大企業排行中的服務業、金融業、製造業的3個產業前100大企業作調查，在今年2月15日～3月7日之間，採用電話訪問的方式，詢問300家企業即時通訊目前的使用狀況，回收的比率為88.3％。

企業以有條件開放的管理機制為最多，占近4成
根據iThome針對前300大企業使用即時通訊的現狀調查中發現，目前企業是以有條件開放使用即時通訊的企業最多，整體占38％，各產業分別為服務業有30％、金融業占40％、製造業占44％。這數據也顯示這一些大企業中，已經有許多企業對於即時通訊管理的意識開始抬頭，在開放與不開放的中間，選擇了折衷的辦法。

企業開放IM，以業務溝通需求最多
各產業在開放即時通訊軟體後，可以幫企業帶來的好處中，製造業有88.8％的企業認為可以增加溝通的方便性，就有一家製造業主管就表示，會開放員工使用即時通訊，主要是因為企業的一些業務部門常需要與上下游的廠商做溝通，過去除了打電話、傳真外，現在加上即時通訊也增加了許多方面性，當訂單有一點點改變，可以立刻的透過即時通訊，即時的做調整更改，省去不少原本溝通的時間。

．企業使用即時通訊，一年來走向積極管理
越來越多企業原本是屬於完全開放的政策，不過開始意識到應該要有所管理，漸漸從完全開放的方式，轉變到了部分禁止甚至是完全禁止的方式。

iThome在去年8月也針對企業使用即時通訊做了調查，結果為完全開放、有條件開放、完全禁止各約占有3成，過了將近半年的時間，我們抽取出，這次同樣樣本的前60大企業的調查的結果發現，完全開放則為21.7％，完全禁止則為26.7％，企業在完全開放以及完全禁止的比率都減少了，企業在有條件開放的比例增高了，占有43.3％。

這一些數字可以顯示，企業在完全開放以及完全禁止2種考量中，選擇了一個緩衝的機制，除了可以控管，但同時也可以為企業帶來好處的管理方式，這也顯示出，企業並非不想要管理即時通訊，而是一直在思考應該要怎麼去管理，而在這半年中，企業漸漸的加以控管即時通訊，並且是朝向有條件控管的方式為多。

調查方法說明
調查主題：臺灣300大企業即時通訊使用政策大調查
規畫統籌：iThome周刊
調查對象：天下雜誌所選出的2005年臺灣100大金融業、100大製造業、100大服務業
調查時間：2006年2月15日～2006年3月7日
調查方式：電話訪問
回收率：有效樣本265份，回收率88.3％（服務業92％，金融業88％，製造業85%）企業以有條件開放的管理機制為最多，占近4成

因為即時通訊在這一兩年內開始廣為被大家使用，但是許多企業在一開始，大多是屬於沒有特別限制即時通訊的管理態度，根據iThome針對前300大企業使用即時通訊的現狀調查中發現，目前企業是以有條件開放使用即時通訊的企業最多，整體占38％，各產業分別為服務業有30％、金融業占40％、製造業占44％。這數據也顯示這一些大企業中，已經有許多企業對於即時通訊管理的意識開始抬頭，在開放與不開放的中間，選擇了折衷的辦法。

300家企業中有114家企業是有條件是開放即時通訊軟體，當中像是中華電信、中華航空、台灣東芝國際採購、第一金融控股、友達光電等企業，占有38％，所謂有條件開放是指，員工使用即時通訊時，是有部分被限制不能使用的情況，像是限制部門、時段、使用需要經過申請等都屬於有條件式的開放。目前像是群益證券就是採用有條件開放方式，主要是因為企業內員工反映有業務上的需求。

另一方面，根據我們的調查結果也發現，在這300家企業中，共有75家企業是完全禁止使用即時通訊軟體，像是勞工保險局、台新金融控股、中國鋼鐵、南山人壽等前20大企業，占有25％。
此外，像是金融業中的比利時商比利時聯合銀行也是採用完全禁用員工使用即時通訊的方式，該公司主要是認為沒有溝通上的需求，此外，還規定員工除了不可以在自己的電腦上使用即時通訊外，甚至連使用網路都必須要經過申請以後才可以使用，如果遇到必須要下載使用時，則必須要去公用的特定電腦才可以使用。

另外，在禁止與有條件開放之外，有76家企業完全開放員工使用即時通訊，占有25.3％，服務業占40％，金融業占18％，製造業占18％。企業開放IM，以業務溝通需求最多

不過在許多企業視即時通訊為會影響到工作效率以及資訊安全的因素而禁止之下，其實也有不少企業肯定即時通訊所帶來的效益，不少公司員工就用MSN或Skype這一些軟體增加聯絡效率，以及簡化用電話解釋的複雜度，並且同時間也可以節省企業的電話費用。

根據我們的調查結果發現，採取開放即時通訊政策的公司當中，考量到業務溝通方便者為最多，整體占有63.1％，其次為節省電話費用，占31.5％為第二考量。各產業在開放即時通訊軟體後，可以幫企業帶來的好處中，製造業有88.8％的企業認為可以增加溝通的方便性，就有一家製造業主管就表示，會開放員工使用即時通訊，主要是因為企業的一些業務部門常需要與上下游的廠商做溝通，過去除了打電話、傳真外，現在加上即時通訊也增加了許多方面性，當訂單有一點點改變，可以立刻的透過即時通訊，即時的做調整更改，省去不少原本溝通的時間。

此外，也有一家在竹科的高科技製造業就指出，該公司原本的研發部門，常常必須要回覆顧客的技術問題，以往大多透過電話、電子郵件，跟使用者講解，但是透過電話卻無法提供最清楚以及迅速的回應，因此，開始開放即時通訊雙向以及即時的溝通，像是使用者可以把有問題的圖示抓下來、或是一個連結的網頁，傳送給相關人員，就可以提供迅速的回答。

透過即時通訊隨時掌握即時資訊脈動
以往企業在使用電話時，會發生找不到人，到時候只能留言的方式，而寄發電子郵件又無法確保有沒有收到，或是隨時掌握收信的時間，因此，許多企業使用即時通訊來特別針對即時訊息做發佈，像是就有一家金融業主管表示，過去他們的一些操盤單位，可能要證實一件消息要花上1～2小時，但是透過即時通訊，卻可以在30分鐘內將某一些事情討論出結果，像是過去外匯市場就曾經因為日本發生大地震，不過這個消息是誤傳，臺灣因為先收到了風聲，卻因為不是正確的消息，造成股市的恐慌，日圓一度迅速的貶值，但是後來藉由即時訊息即時的確認後，就立即的將資訊修正，而股市也立即回穩，該主管表示，也因為即時通訊有像這樣的好處，目前在資訊安全、資料外洩、訊息快速掌握的3者考量下，仍然取利益較大的，也就是開放即時通訊軟體。

此外，根據調查也顯示，企業選擇完全禁止、有條件開放、完全開放的選擇中，以服務業選擇最多完全開放，就有許多服務業表示，開放即時通訊，對於與國外的客戶溝通會有多方便性，特別是兩岸三地的企業，許多駐外的員工在其他地方，使用即時通訊可以增加溝通的即時性。

另外，也有企業表示，如果沒有透過即時通訊，也會增加企業內的電話費用，像是光寶科技資訊部主管郭家安就表示，透過即時通訊就可以節省該公司的電話費用，每個月約可以從原本的10多萬電話費節省約1／5。