攝影/洪政偉

臺北市政府很早就展開居家辦公的規畫,是所有政府機關中最早完成演練。要讓全部員工在家上班,有件事得先解決,那就是要能夠遠距開會,尤其全市府員工高達7萬多人,分散在北市144個機關局處,這些機關員工回家後,以後需要開會討論事項時,如何召開會議,進行個人對個人、或多人參與開會、小組討論,甚至是跨局處、單位對單位、單位對廠商開會,都要能視訊溝通,這也成為臺北市資訊局得先面對的IT考驗。

為此,早在3月規畫居家上班之初,臺北市資訊局局長呂新科就要求,居家辦公的演練,須完成包含視訊會議、雲端協作及線上公務三個層面部署,其中,建立以視訊為主的橫向溝通聯繫機制,就是為了解決員工無法見面而須改用線上開會討論溝通的問題。

為了讓各局處都能線上參與開會,資訊部門先是盤點網路頻寬、設備、軟體授權及公務系統現況,並多次跨局處視訊會議演練、系統調校,資訊人員也同時協助各單位視訊窗口設定帳號,並在3月7、8日兩天和人事處、研考會合作,模擬居家辦公的視訊演練。

更進一步來講,這些員工回到家後,必須要能夠利用視訊會議平臺開會、進行任務指派和討論,同時也能遠端處理公務,能透過網路VPN的方式連到市府的內網繼續辦公,來簽辦公文或進行其他公務處理。並在顧及居家辦公安全的情況下,也得將使用者的電腦裝置納入資安管控。

但這種遠距開會型式,也將使得以後線上會議的型式更加複雜,且多樣。為了讓這些員工能逐步熟悉這種溝通方式,資訊局採由上而下方式推廣,先完成跨機關進行視訊會議連線,並開始在日常的單位對單位、單位對廠商會議,慢慢改以視訊會議進行聯繫。甚至,為了要測試各種不同開會情境,他們還會先以辦公室對辦公室、個人對辦公室、個人對個人等視訊會議形式,來進行模擬測試,以確保上百個局處間跨部門的橫向溝通可以暢通。

再者,在VPN連線方面,考量到居家辦公不需要所有員工同時上線,臺北市政府採用的作法,是將VPN同時上線人數擴充提升至1,000人。另外,雲端協作方面,則以電子郵件、內部雲端檔案櫃,搭配Line作為公務聯絡使用。

臺北市政府4月初已啟用彈性上班機制,先將 5,000多名市府員工分流,減少通勤相互感染的風險,同一時間,也擴大居家上班的演練規模到所有144個機關局處,甚至目標要趕在4月第一周,就要完成所有居家辦公與異地演練,做好居家辦公的準備。

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