富士通從年後開工起,就由人資處強制每位臺灣員工下載安否確認App,來向員工發送健康調查問卷,在疫情爆發期間追蹤員工健康狀態。

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圖/富士通提供

隨著新型冠狀病毒的感染人數急遽增加,全球確診人數超過四萬三千人,許多企業防疫第一步,就是加強對員工健康狀況和疫情接觸史的追蹤,許多大型企業,也紛紛利用不同的IT工具來輔助,甚要要求廠商連夜趕工客製。

像是醫院或不少大型半導體製造業者,直接在大樓或廠房入口處,使用體溫計或紅外線熱像感測儀,量測進出人員的體溫,更有不少企業透過多種IT工具,要求員工每日自主回報健康狀況和疫情接觸史。

最常見的作法是透過網頁線上問卷,例如有企業直接利用線上表單建立調查,像是勤業眾信聯合會計師事務所,因為有不少員工經常需要到不同企業中公出,因此,每天都會由IT發送線上問卷給所有員工,調查每個員工的疫情接觸史和身體健康狀況,例如是否出現發燒、咳嗽等症狀,而且強制作答,員工可以當天找時間自行填寫,再由IT彙整問卷結果,但若當天沒有回答的人,第二天將通知其主管來提醒,以落實對公司內部疫情風險的掌握。問卷題目還會根據疫情調整,例如政府公告了新的疫區城市或最新疫情,該公司還會立即修改問卷內容,以符合疫情掌握的需求。

不過,線上問卷還得進行手動比對漏答者的身分或彙整整體結果,尤其,對數千人規模的企業來說,若要像是勤業眾信那樣進行每日調查,靠人工來彙整就更麻煩。光是要確認所有員工都填寫,一天就得重複提醒好幾次,通常也難以針對未填寫的人個別通知。因此,也有部分企業開始應用更自動化的工具來解決。

比如說,日本富士通就在這波防疫過程中,就啟用了自家一款「安否確認App」來追蹤員工健康和接觸史。在日本311大地震之後,日本許多企業開始採用這類的安全回報App,也有不少資訊廠商推出產品,主要功能是讓員工在災難(地震、海嘯)發生的第一時間,回報自己的安全狀況,App也能自動回傳GPS資料,讓管理者直接在後臺系統,用視覺化的地圖來確認每位員工的所在位置,若有員工未即時填寫,這類App還能主動重複發送填寫通知,提醒員工回報是否平安。

這類安否確認App具備了線上問卷機制,所以像富士通,在今年開工起,由人資處強制每位臺灣員工下載這款App,來進行疫情相關的員工問卷調查。問卷中會詢問每一名員工,包括體溫、是否有呼吸道症狀、是否就醫等,後臺系統則能自動蒐集所有員工的回覆自動產生報表,提供給管理者快速了解員工狀況,在企業防疫期間,若有重要消息,例如疫情照護假或遠距工作規定等,也能透過App來發布。

另一家在中國有上萬名員工規模的高科技製造企業,則是想在自家導入的IM平臺Teamplus上進行調查,臨時要求業者趕工客製問卷功能,來取代原本用線上網頁回報健康狀況的作法。開發業者互動資通指出,直接在IM內建問卷可達到強制填寫的目的,只要員工一登入,就會自動跳轉到健康自主管理表單,員工必須填完問卷才能使用IM,不像線上問卷,只能透過提醒的方式來要求。另外,企業IM採實名登入,可以自動辨識出每一名員工的填寫內容,方便管理者確實追蹤每位員工的狀態,例如基本健康情況、居住地、工作地點、近期移動地點及出入境記錄等。互動資通也考慮,將這項客製表單,納入未來的內建功能。

互動資通創辦人郭承翔指出,透過IM App結合手機定位機制,可以讓出差員工更容易即時回報所在位置,或利用LBS(Location Based Service)訊息發送功能,能自動偵測員工在特定廠區進出,並發送防疫相關訊息,來即時管理各廠區員工的動態。

不只一家業者要開發這類員工健康管理功能,微軟M365事業群副總陳慧蓉表示,也有微軟合作開發商,打造了與Teams串接的App,讓員工回報健康狀況,若體溫超過38度或其他觸發條件,還能自動串聯到Teams,發通知給相關的管理部門,來進行緊急應變措施。像微軟也在年後,利用Teams問卷功能,來調查臺灣上百名員工的健康狀況、疫情接觸史、旅遊史等,後臺可提供視覺化圖表與報告,調查結果還彙整回報到美國總部。

有些IM平臺內建問卷功能,像微軟開工後就緊急用Teams來進行員工健康和接觸史調查。

 


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