【為改善企業會議管理流程,安侯建業開發無紙化會議App】安侯建業會計事務所資訊長陳秋正表示,他們希望能夠做到不管是內部或外部的會議,都盡量不要用紙。而在推動無紙化會議之外,改善會議管理流程,行動化應用的擴張,更是他們關注的焦點。

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在三四年前,隨著平板電腦逐漸熱門,政府提倡無紙化會議,一改以往開會需要列印多份資料的會議型態,當時就有公務機關和企業,改用平板電腦開會以取代傳統紙本會議,期望落實環保節能減碳精神,降低紙張的用量,同時也期望會議e化後,可加快會議作業的準備流程,提升開會效率與會議品質。

現在,無紙化會議的潮流仍然在發酵,但發展趨勢已從重視環保、CSR企業社會責任為先,改以行動化應用擴展為主要。畢竟,企業關注的還是如何有效改善會議管理流程,近期的安侯建業聯合會計師事務所(KPMG)就是一例,以行動加速無紙會議應用。

在對外會議活動上,安侯建業也著手以行動App帶來無紙化應用

對於安侯建業這樣大型的會計事務所來說,可以想像,過去印出厚厚一疊文件來開會,是稀鬆平常的事。安侯建業聯合會計師事務所資訊長陳秋正表示,他們看待會議流程的管理改善時,主要分成兩個面向,一種是內部性的員工會議,另一種則是對外會議活動的情境。其中內部開會要做到無紙化不難想像,但對外會議活動的應用則相當少見。到底他們是如何進行的呢?

在過去的會議活動場景中,作法都很傳統,像是要活動參加者自行印出報到資料,或是主辦方在現場印出簽到表,或擺上簽到簿,之後再一一輸入電腦。

現在他們的作法是,用一個App串連起整體會議流程的進行。讓外部報名參加的成員,透過App就能檢視課程、報名,而且,報名後就會得到一組QRCode,方便讓使用者到現場時,只要在條碼機前掃一下,就能報到成功。另一方面,主辦方也很關心活動來了多少人,有多少人沒來,現在他們透過系統查詢,也就能快速地知道應到與未到人數,或是要怎麼聯繫那些還沒到的成員,讓會議活動的作業流程更簡便。

此外,現在我們參加這類活動會議時,大家可能都習慣拿手機出來拍下投影的簡報資料,而主辦單位在報到當下,通常可能也會準備許多紙本資料提供給參加的人員。陳秋正表示,其實透過同個會議App,就能夠直接線上檢視這些會議活動資料,比過去方便許多。

當然,問卷也是活動現場常見的需求,在他們的App上,其實也設計了問卷功能,這也足以改變印出紙本問卷的需要,並且不用為了方便大家填寫問卷,還要準備筆、寫字板,或是大家還要特地尋找適合寫字的平面。

特別的是,他們也在會議App上加入了投票、提問機制,像是讓臺上報告的人,想要知道臺下聽眾的想法時,就能發起投票讓大家用App點選,而結果也能即時在後臺上顯示。而以往都是用舉手,不知要花久時間才能統計結果。

從上述應用來看,不僅是改變主辦方的會議流程,同時也讓參加會議活動的人有新的體驗,用行動App就能解決會議大小事,不用煩惱報到時沒帶報到資料,或是還要提醒自己要跟主辦方要資料等瑣碎的事。

陳秋正表示,目前所有KPMG對外的課程講座,都是以這種方式發起。不過他們也坦承,這種讓外部會議活動做無紙化的型態,在大眾市場推展其實相對不易,因為客戶不像員工可以有向心力,能由上而下的要求來達到快速普及。現在,他們則必須透過獎勵措施,例如贈品或將有價資訊放在App上,而且只有在App上才看得到,來提高用戶接受度。舉例來說,讓參加會議活動者在App上填完問卷後,才能獲得會議檔案,或是得到一組條碼以領取贈品。

行動應用擴增,無紙會議成形

因應行動化應用的發展,現在安侯建業會計事務所的董事會議就是用平板召開取代紙本。透過公司配發的iPad開始專屬會議App,即可檢視議程、大綱、會議文件與會議相關資訊。

讓使用者開會更自在,同時也簡化會議準備與管理

對內部的施行的無紙化會議也是如此。陳秋正表示,現在安侯建業的高階主管們,只要拿著平板,不論在何時何處都能檢視議程、大綱、會議文件與會議相關資訊。開會時,不用印文件,會議成員也不用帶任何資料,拿著iPad到會議室就可以進行會議。重要會議也只要輸入驗證密碼,就能解鎖瀏覽。

如果是過去想要隨時檢視會議相關資訊,你可能還要開電腦、翻文件,一點都不直覺。

為了讓會議進行更順利,他們也在App上整合會議通知等功能。這是因為在他們的會議經驗中,開會常見的狀況是,有時會改時間、改地點,過去往往都是以電子郵件方式通知,通知到最後對方可能不確定那個是最新的時間。現在透過App推播訊息,隨時看到最新的會議資訊,也不用再切換到電子郵件或行事曆去查詢。

要和紙本開會一樣,在資料上筆記也行。筆記結果可以直接顯示在文件上的表層,使用者下次開啟仍然能夠看到自己的筆記內容。針對機密資料的防護,陳秋正也表示,他們的應用也能達到資料不落地的效果,使用者沒辦法截圖、轉寄。而且,在他們高階主管所配發的iPad上,本身也都有搭配MDM控管的措施。

另外,會議文件除了上傳到這個會議平臺上,也能整合接到他們內部的文件管理系統SharePoint,因此也能不改變既有的文件安全管控策略。

陳秋正也提到,這套系統雖然是由KPMG臺灣開發,但目前也已經應用在KPMG亞太區的董事會議上,而KPMG全球總公司看到這樣的應用,現在也在測試導入,像是前面提到連接SharePoint的需求,就是總公司提出的要求。而這樣的行動應用,不僅改善了自身企業內部流程,也期望推廣至其他企業環境。

至於未來無紙會議是否會擴展到一般會議上,陳秋正也提出他們的作法,在高階主管會議之外,他們也打算用這套系統來安排所有員工的教育訓練,因為它可以很容易的管理報名、報到、訊息傳遞與問卷調查等作業。

另外,因為一般會議溝通較不結構化,也不是每位員工都有iPad,加上各系統用途還是有點不太一樣,所以一般會議他們還是採用電腦傳遞文件,或是用通訊軟體分享文件。

對外舉辦的會議活動上,也能無紙化,並加速作業效率

在安侯建業的無紙化會議實做上,也能應用在對外會議活動的情境之中,讓參加的人都能檢視會議大綱、資料,同時App上也整合了會議報到QRcode、現場投票功能,與活動後問卷的填寫的設計。

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