一般來說,當我們在工作上處於低壓力或無壓力的情況下(不論壓力的來源為何)時,通常工作績效會比較差。因此,對於我們的工作,究竟面對著多少壓力才適當?而工作績效和壓力之間的關係又是如何呢?

在合理範圍內,壓力可促進績效
一般來說,在一定的範圍裡,增加工作人員所承受的壓力,可以增加他的工作績效,最有效果的情況大概是,二者之間呈現一種線性的關係,也就是說,隨著施加的壓力增加,工作績效也隨著壓力的增加而增加。在這個範圍內,提高壓力是好的控制方式。

對軟體開發的工作來說,開發人員主要會面對的壓力,通常是單位時間內必須完成的工作量。壓力的提高,意謂著必須在較短的時間內完成同樣份量的工作。

做為一個專案的管理者,當我們和實際的執行者在為每個工作設定預期完成的時間時,除了考量工作的份量、執行者的能力之外,通常也包括了預設一個壓力的參數,以便決定最後的完成日。當想施加的壓力大時,預計的完成日就會提前。

不過對於任何類型的工作都是這樣,即使在一定範圍下增加壓力,可以線性增加工作績效,但是,隨著壓力提高到一定的程度,你會發現工作績效不再隨著壓力增加而增加,它的成長變得和緩許多。甚至,當你繼續持續增加壓力的時候,工作績效不但沒有成長,反而還急速下降。若我們用這種方式來描述一個系統,那麼,這個時候,就代表系統崩潰了。

人員在壓力下崩潰的各種後果
上述的現象或許看似大家都普遍熟知,但卻很有可能還是時常在我們身邊上演。

有很多經理人對施以高壓力來驅動他團隊成員的方式很著迷,但過高的壓力,勢必帶來崩潰,這是無庸置疑的。若是崩潰發生了,會帶來什麼負面的結果呢?崩潰引發的結果通常不是「無力」,就是「無心」。

「無力」代表的是體能上的無法負荷,例如為了負荷高時程壓力,必須長期運用高加班時數來應對,最後造成身體出了狀況,例如過度疲勞或生病,而無法正常的工作。而「無心」代表的則是在高度緊張、高度壓迫的工作條件下,造成了未能將心思專注的放在工作上的情況。

「無心」也是一種疲勞,但是是心態上的疲勞。那麼,崩潰發生之後,會發生什麼事呢?通常可能會造成人員的流動離職、生病,或是工作生產力的低落。

當然,有些類型的工作具備很高的可替代性,所以這類型工作的經理人即使遭遇到人員處於壓力崩潰的情況,也不那麼在意,因為替換掉發生崩潰的人員,並不會造成太大的傷害(起碼很自私地對他自己來說是如此)。不過,在一些技巧性或知識性的工作中,替換人員往往帶來可觀的潛在性成本,而軟體開發工作正好就是此種類型的工作。

當軟體開發人員在開發專案中因為壓力而崩潰時,當然也是一樣會發生人員的流動離職、生病、或是工作生產力的低落等等的情況。

人員若是生病,就有可能需要請病假,那麼,原先他負責的工作就更有可能無法在期限內達成。而人員若是離職,造成的問題就更大,不是選擇讓既有的人員來承接他的工作,就是另外找新的成員來加入。

當壓力已經滿載到有人開始離職時,通常整個團隊成員的壓力也都處於很高的狀態,讓既有的成員承接,無疑讓接手的人壓力更大,很有可能讓他緊接著也崩潰。而專案壓力會提高到讓人離職的程度通常也到了中後期,大家都知道在專案的中後期增加人手,幾乎不會有任何的幫助,而且常常還會拖垮生產力。

最糟情況或許還不是發生在人員請假或離職的情況,最糟的情況是因為高壓力的關係,使得開發人員已經無心戀棧。他還繼續留在他的工作崗位上,但是他的工作表現持續低落甚至錯誤百出,被分派預期該完成的工作不是遲遲無法完成,就是暗藏許多問題在程式碼裡。這樣的人留在專案裡比離開專案結果還要糟。

更壞的情況是,一旦專案中有成員進入了因壓力而崩潰的情況之後,有些經理人會因為局面不利選擇增加更多的壓力在專案中,這很容易造成其他成員陸續進到崩潰的狀態,最後讓專案進到非常混亂的情況。

因才施「壓」

壓力對工作來說無疑是好事,有些人天生喜歡在高壓力的環境下工作,因為那能驅使他得到更多、更好的工作產出。不過也有人承受壓力的能力不那麼好,給他一個較低壓力的環境,他反而可以有比較穩定而且良好的工作表現。對專案的經理人來說,了解每個人的特性,來做不同的安排是很重要的。此外,同一個人在不同的團隊、環境、還有文化下,能承受的壓力也不盡相同。

如何觀察每個人能承受的壓力呢?事實上,即使每個人能承受的壓力不同,但是在績效-壓力的圖上的曲線形狀都是差不多的,也就是說,在工作績效崩潰之前都會有一段平緩的曲線,甚至是績效的小幅降低,這就是一個警訊。當專案經理人觀察到這種情況時,就應該明白該成員的合理壓力應該在何處了。

應該施加多少壓力,應該也可以分為長期和短期,當然,長期能施加的壓力一定低於短期的,在短期間內,你可以施加比平常更高的壓力,也壓榨出更高的績效,但是不能持久。就像短期的加班可以帶來更好的績效,但是「盈不可久」,加班只能創造短期效果,而長期的加班,只會加速崩潰現象的到來。不論是長期或短期,只要施加壓力過高的時間持續超過臨界點,就會造成崩潰。

對軟體開發專案來說,我喜歡在長期的時間內設定、一個不那麼高的壓力,使得成員都有餘裕,以穩定可預期的方式完成工作,又不失一定的工作效率。之所以不將壓力提升到不會崩潰前的極限的原因,是希望保留短期施加壓力的空間。專案進行中難免遇到意外,而意外需要緊急的應變,就得倚靠短期的壓力來提供臨時性、急迫性的工作支援。若是平常已經保持在緊繃的狀態,就沒有空間擠出這餘裕來應付意外,像是對時程估計的不夠準確。

當專案中開始有人進入崩潰狀態時,就得盡快做壓力的調整。有些人進到崩潰狀態後,仍可用一些方法回到正常,例如透過休假的方式。不過,有些經理人遇到這種情況,反而會因為危機感而緊張,進而又調高壓力,反而讓專案進到更不利的局面。而且這很容易形成負向的回饋循環,最後專案本身大崩潰。

面對時程無法達成有很多應變的方式,但就跟政府舉債應付財務危機一樣,提高壓力並不是萬能丹,水能載舟亦能覆舟,但很多經理人最後卻只會選擇這一條路,無限制的擴張施加在團隊的壓力,例如,把一週一次的進度審查週期,改變成為一週兩次、把原先預計一個月要完成的工作,設法調整成為半個月要完成。

正如本文反覆探討的,一旦壓迫成員進到崩潰狀態,整體專案,就接著,也很有可能也跟著一起崩潰。

工作壓力是雙面刃,用的好可以提高績效,用的不好,自身反受其害,不可不慎。

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