電子郵件軟體是即時通訊軟體之外,最主要的聯絡工具,微軟在Outlook 2010中,提供相當齊全的介面顯示,讓我們所有形式的通訊與資訊傳遞,都能透過新版Outlook來啟動。

在Office 2010中,能夠與Office Communications Server(OCS)做更好的結合,尤其新版Outlook中的多種應用,可以輕鬆結合不同的通訊方式,讓使用者可以在介面中迅速找到企業內部每個人的聯絡方式、目前的狀態,並可以利用Office Communicator等即時通訊工具,以文字、語音、視訊或是桌面共享等方式來溝通聯絡。

新版Outlook加強郵件操作與管理

在Outlook 2007時,它的操作介面並未隨著其他Office軟體改成Ribbon功能區的形式,現在,Outlook 2010終於也統一採用相同的介面,讓主要Office軟體能夠有較一致的使用環境。並且,新版Outlook在郵件管理上,也變得更貼近目前普遍的使用經驗。

例如:新版Outlook中的功能區的頁籤,變得較簡化,若要新增帳戶與執行帳號設定功能,在後臺檢視中便能找到,而新增後的電子信箱帳號,也會在Outlook左側直接顯示電子郵件地址,不再以「個人資料夾」顯示,看起來直覺多了。

在郵件管理上,Outlook也有新的交談式郵件列表,讓往返回覆的電子郵件更容易管理,這個功能可直接將主旨相同的電子郵件,顯示在相同的目錄下,甚至我們能夠清除多餘的內容資訊。

例如我們回覆郵件後,這一連串相同主旨的郵件,通常都會包含前幾封郵件的舊有內容,在瀏覽時可能會顯得有點不便,新版提供了相當不錯的清除工具,可以將訊息中所有多餘、重複的部分清除,讓我們更有效率地檢視文件往返內容,也增進了使用者追蹤及管理相關郵件的能力。

這樣做的好處不僅可以濃縮收件匣的內容,也同時減少資料夾的容量大小。當然,若是不習慣的使用者,仍可選擇傳統Outlook的顯示方式。

比較值得注意的是,在這樣的功能下,郵件主旨命名應確實,因為相同主旨的信件,都會被歸類在相同的郵件列表下。

2010版的Outlook還有可客製化的快速步驟(Quick Steps)功能,更是我們管理郵件的利器。這個功能類似巨集的方式,我們可將多個步驟的操作,設定為按一下即可執行的命令,以減少重複動作。例如快速將郵件轉寄給指定聯絡人、將郵件移動至特定的資料夾。

此外,我們也可以自訂快速步驟規則。讓郵件管理方式變得簡單化,常用的命令也將自動保持在功能列表中的最前面。

我們可以在功能區執行快速步驟功能,或者點選郵件後,在右鍵選單中找到。這樣的管理方式,可以減少我們管理電子郵件的時間。

可即時掌握他人的通訊狀態

除了上述提到的功能,在Outlook 2010中,還有很貼心的設計,就是使用者狀態的燈號顯示。這個燈號可以讓我們清楚掌握他人的通訊狀態,而且與微軟的即時通訊軟體Windows Live Messenger相同,以綠、黃、紅表示使用者目前是線上、忙碌或離開。

而在Outlook 2010閱讀每一封電子郵件時,在寄件者欄位顯示的電子郵件前方會多了使用者目前狀態顯示燈號,這樣的呈現方式,可以幫助我們直覺的瞭解對方是否可立即聯絡到;若再透過聯絡人卡片我們可以迅速與對方交談,而不需切換應用程式。

不僅在新版Outlook軟體中有這項功能,狀態的燈號目前也應用在其他Office 2010軟體中,例如當與他人共同編輯一份Word 2010文件時,我們也可以得知他人狀態。

若是一般MSN電子郵件帳號,在目前,Outlook中的使用者狀態並無法顯示燈號資訊。微軟官方表示,目前需靠Office Communicator搭配內部環境,才可以做到。

此外,Outlook 2010搭配的郵件伺服器若是Exchange 2010,還可以加強企業內部的郵件規則管理與安全性,讓操作上變得容易管理且有效率。例如在寄出電子郵件前,Outlook會自動警示寄件人中包含有不同群組的成員,這能避免使用者疏忽,選到不應該收到信件的人,因此能加強郵件傳送時的安全性;寄出前瞭解對方信箱已設定電子答錄機,則讓我們能更有效地掌握訊息傳送狀態。

能整合電子語音與會議工具

Outlook 2010也可以搭配OCS 2007 R2,加上Exchange Server 2010與SharePoint 2010,達到更齊全的通訊能力。

OCS可整合企業內部的SIP設備,使用上也能夠藉由電話和電腦透過Office Communicator 2007互相撥號,建立點對點或多方語音通訊。而搭配Outlook 2010後,我們可以在郵件中,直接聽取語音留言,也能夠看到未接來電的詳細資料、即時通訊的交談記錄。讓我們不論使用哪種訊息傳遞方式,聲音與文字都能夠在這樣的系統中記錄下來。

通訊上,還有一個相當直覺的功能:使用者可以用Outlook來檢視與郵件相關的所有聯絡人資訊,我們只要將滑鼠移至電子郵件地址欄位,便可以看到聯絡人卡片的介面。在這個小視窗中,我們可以檢視聯絡人的基本資料,往來信件、往來附件、行事曆等,也可以選擇以電子郵件、即時通訊軟體、電話等方式直接與對方聯絡,使用上不僅相當直覺,也讓聯絡更有效率。

我們也可以藉由Outlook事先排定會議時間,並寄送會議邀請通知給與會者,受邀者只要點選通知上述信件中的連結就能加入會議。在會議中,我們可以將Office文件上傳,並轉換成Live Meeting格式文件,就可以在會議中,將指定的檔案提供給多人共同瀏覽。

我們也可以利用Office Communicator即時通訊軟體等方式,使用文字、語音、視訊等方式來通訊,或是利用分享桌面的方式,來提升溝通效率。

新版Outlook並納入社交功能

社交功能是目前相當熱門的應用,其中的資訊傳遞相當便利與快速,在Outlook 2010新增了Outlook Social Connector功能,可以和多種企業內外部的社交網站串連,換句話說,在Outlook中就能管理和更新個人的社交網絡。

Outlook能做到將使用者社交網站的內容,整合到單一介面上,這個功能顯然相當理想,讓使用者可在Outlook視窗,直接檢視社交網站上的即時狀態、最新動態、相片與活動。但目前這項功能僅有支援SharePoint網站,而Facebook與MySpace,預計在新版Office發表時也能夠支援。

 

在Outlook 2010中,除了可以看到將自己的「目前狀態」資訊,提供給所有共事的人員,我們也可以展開「聯絡人卡片」,檢視更多的聯絡細節。

 

從Outlook中啟動Office Communicator即時通訊軟體來聯絡,我們不僅能同時視訊與語音交談,也能夠分享桌面協助溝通。

 


相關報導請參考「深入解析微軟Office 2010


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