意藍eKM 4.5─運用知識地圖找出文件之間的關連

意藍科技推出的知識管理平臺eKM 4.5，可以管理電子化的文件，並透過專家黃頁、FAQ中心及社群中心等功能，幫助企業保留原本存在於員工腦中的知識與經驗。

新版的主要更新包括結合華苓科技的流程引擎，可以設計彈性的審核流程，龍捲風的搜尋引擎，可以幫助使用者更快速精準地找到需要的資料。而文件中心提供的多重分類方式，也可以加速文件搜尋。

利用專家黃頁、FAQ中心及社群中心，留存隱性知識
由於知識管理納管的範疇，除了文件管理，還包括隱含在員工腦子裏，沒有付諸文字的知識與經驗，eKM的作法是，提供專家黃頁、FAQ中心及社群中心等功能，企圖保留員工在工作中累積下來的隱性知識。

後臺管理者可以在系統管理中建立專長分類樹，然後輸入使用者資料時，標示每個人的專長，針對特定領域專精的人，可以直接設為專家。那麼當其他使用者工作上遇到問題時，便可以到eKM的專家黃頁，發文找該領域的專家尋求協助。

使用者貼上問題之後，eKM會自動寄出電子郵件給專家，當專家收到訊息之後，登入「FAQ中心」解答問題。

不過問與答的內容，通常會有品質優劣與重要性的差別，因此針對專家的回答，使用者可以評分，或者申請讓該題成為「重點FAQ」，以突顯有效的資訊。管理者若覺得內容很有價值，也可以直接標示為「重點FAQ」。
eKM中另一個溝通管道是社群中心，即一般所謂「討論區」的應用。不過eKM再細分不同版面，例如所有人都可以檢視一般版面、須透過申請才能參與討論的專業版面，以及僅限會員才能看到的隱藏版面。

文件管理有自動摘要與自動關鍵字功能
至於文件，eKM的分類文件的方式包括公司組織、文件型式及文件分類等不同角度，此外企業也可以自訂其他的分類，例如定義ISO文件，或者依產品別分類等。

文件的檢索資訊，除了固定的欄位，eKM允許管理者定義多種型式的索引卡，不同型式文件套用不同的自訂欄位，這些欄位可以設定必填與否、調整排列順序，或者定義欄位內的資料是否可被搜尋。

比較特別的是，eKM索引卡中提供自動摘要與自動擷取關鍵字的功能。eKM在這部分有專利技術，特色是詞庫會不斷增加，以維持精準度，此外還可判斷不常見的人名、地名及專有名詞等。斷好詞之後，再根據出現的頻率、詞與詞之間的距離，及出現的位置，計算出權重較高的詞，再設為關鍵字。

系統摘出關鍵字之後，會計算關鍵字存在於文章每一段的比例，藉以挑出重要性比較高的內容，整理成摘要。根據我們的測試，系統自動產出的摘要，內容雖經過精簡，但份量仍有全文90%的內容，意藍科技表示這部分可以持續調校。此外，使用者針對系統產出的摘要與關鍵字，可以再加以編修。

全文檢索採用龍捲風科技的搜尋引擎，可以檢索系統中的文件、附檔、FAQ及討論版內容。與一般搜尋機制不同的是，龍捲風的搜尋引擎可以做模糊比對，如果使用者下的關鍵字有誤，例如「工研院」打成「『公』研院」，系統可以判斷錯誤找出正確的資料。

而且eKM以樹狀結構整理搜尋的結果，這麼做可以幫助員工更快速地找到真正需要的資訊。

運用關鍵字勾勒企業的知識地圖
關鍵字的另一個應用，是繪製知識地圖。意藍科技的設計上，eKM自動挑選出來的關鍵字，在系統的權重是1分，而使用者手動輸入的關鍵字則是5分，重要性較高。

關鍵字的權重影響到後續文件之間的連結關係，因為使用者編修之後的關鍵字，可以說是這份文件的標籤。索引卡中有一個「知識地圖功能」，點選該功能後，eKM會根據關鍵字的關連性，動態繪製知識地圖，以放射狀的圖，展示與本篇文章主題相關的其他文件。

知識地圖的主要用意是希望幫助使用者找出系統中，有關連性的文章。點選星狀圖中的某一文件，系統又會自動根據這份文件的關鍵字，再展開它的知識地圖，如此層層點選，有助於了解系統中文件之間的關係與脈絡。
選購安控模組，能強化文件控管
在eKM的索引卡中，管理者可以針對不同的人、部門或群組設定存取權限。包括線上閱讀、列印、可否取得PDF及原始檔等。不過，關於文件自動轉PDF及線上預覽的功能，屬於需要額外付費的安控模組。
企業若沒有選購，仍可透過權限設定，控制存取原始檔的功能。

至於離線讀取PDF檔的控管，eKM下載加密的檔案，同時根據使用者權限分為可列印或不可列印的PDF。另一層的防護是可套用浮水印，eKM在過去的版本曾設計擋Print Screen的機制，但後來有些用戶反應，這些措施是防君子不防小人，反而是個人化的浮水印會留下證據，可能比防擷圖的機制更具嚇阻效果。

流程設定操作近似本機應用程式
流程設定是以華苓的引擎為核心，但設定的操作介面是意藍科技自行以Flex技術開發而成，操作體驗近似本機應用程式。

管理者先在流程編輯器編修流程，直接在畫面上按右鍵即可新增關卡，然後設定單關單人的串簽、單關多人的會簽或者是循序簽核。簽核者可以選擇特定人、部門、角色或群組。駁回機制同樣要在設定中事先規畫，不能由使用者動態決定。

流程設定完成之後，新增／修改／廢止文件、調整使用者權限，或者推薦典範文件、重點FAQ或者專家等，都可以套用流程。文⊙李延華

意藍eKM 4.5的功能特色

檢索呈現分類後的搜尋結果 eKM的全文檢索機制，會在視窗左側分類呈現搜尋後的結果，幫助使用者更有效率地找到真正需要的資訊。 知識地圖勾勒文件之間的關連性 eKM的知識地圖可以再點選任一文件層層展開，有助於使用者了解系統中各文件之間的關係與脈絡。 流程可以設定串、會簽及循序簽 使用者可在流程中設定串簽、會簽，或者循組織層級一路簽到指定主管，頗具彈性。