文件管理系統－喬篷EDMS企業文件管理系統

EDMS是Web介面的文件管理系統，可在IE瀏覽器中制定、修改、廢止、發行文件。系統除具備文管中心專用的集中式控管功能外，對於沒有文管部門的企業，也可以由各部門獨立設定文件目錄與權限，管理架構具有彈性。。另外，系統具備WebFlow流程引擎，能一併導入文件流程簽核機制，增加文件管理應用。在權限設計上，結合Office 2003 IRM或Trustview安全控管機制，讓文件即使在離線狀態，也可受到保護。

文件、人員簽核與系統3種權限交叉控管
EDMS在文件建構上符合ISO 9001：2000條文規範，可以提供制定、作廢、改版、調閱、分發等作業程序，另外在文件的查詢、檢索、摘要、分類等分享機制上，以及文件的權限管理上，都提供Web化的介面供使用者操作。

就系統文件的管控架構來說，企業可以採用文管中心來集中管理相關文件，但如果不具文管中心的企業，在實務操作上則傾向由各部門自行管理相關文件。EDMS的分散式權限架構，允許設定獨立的分類目錄與權限，各部門可各自指定的文管中心，增加使用上的彈性。

系統的權限分為文件權限、人員簽核權限、系統功能權限三類，透過這三類交叉控管，提供嚴謹的保護機制。透過適當的權限指派，即使系統管理員也無法看到不屬於權限範圍的內容。在權限管理上也可與Active Directory（AD）目錄服務整合，直接套用AD的使用者、群組、組織單位資料做權限設定。

使用者在瀏覽器上閱讀文件時，可以限定文件的使用行為，例如只能閱讀，不能列印，或者鎖定複製與貼上、傳送、列印螢幕（Print Screen）和另存新檔等動作。使用者也無法由電腦取得暫存檔案，增加檔案使用的安全性。

結合工作流程，文件能審核、發派自動化
EDMS文件管理系統的特色之一，便是結合喬篷的WebFlow流程引擎，讓文件管理具備審核與自動化機制。透過流程，各階層文件關聯性連結更為清楚，文件表單在查詢，調閱、改版上也更容易進行。利用分發追蹤機制，文件可以分類追蹤及管控回收已分發紙本文件。

系統管理員可以透過視覺化工具設計流程，並針對文件的制定、改版、發行、廢止、歷史版本、調閱等作業規畫、指派不同的流程。使用者在簽核文件時，可以利用系統的流程圖傳送動畫，了解簽核進度，追蹤稽催容易。

多種報表統計功能，協助文件管理及應用
系統的報表統計功能，可以自動產生各種彙總、分類、統計、登錄等相關文管資訊。此外，EDMS提供申請完成率、改版頻率、文件點閱次數、申請數量、閱讀行為分析、評分報表等統計報表，可做為文件管理的檢討依據。

EDMS還提供可自訂訊息的個人首頁資訊，像是「文件分享公布欄」可以了解最新公布、最受歡迎、最有價值、待處理等資訊；「我的最愛」可以加入需要的文件或查詢條件，日後可快速顯示查詢結果。文⊙黃天賜