郵件歸檔軟體－Openfind MailBase 2.0

MailBase是一套以Linux為基礎的郵件歸檔軟體，可提供Exchange Server與網擎Mail2000郵件伺服器的郵件備份、稽核、搜尋與調閱等功能，設定不同層級的郵件檢索與管理權限，並有郵件壓縮功能，節省郵件的儲存空間。

採用郵件伺服器複製架構，確保完整備份郵件
一般歸檔產品多採用閘道（Gateway）整合方式，攔阻在原有收發信流程前端對進出信件進行備份，而MailBase則是直接在郵件伺服器上安裝代理程式，將所有經過郵件伺服器的信件都複製一份到MailBase伺服器上，因此可以解決位於前端的閘道型產品無法備份企業內部local-to-local信件的問題。另外這種透過代理程式複製信件的方式，對郵件系統性能的影響也比較小，而且不會像閘道型產品般，一旦當機即造成整個郵件系統停擺。

MailBase備份的郵件可以直接存放在MailBase伺服器上的硬碟，也可定期轉存到外接硬碟，或是透過備份軟體存放到磁帶上。也就是說，只在MailBase伺服器的硬碟中保存最新的郵件備份，較早的郵件則卸載移到離線儲存媒體上，如此即可減輕伺服器的儲存壓力，並降低整體儲存成本。

使用者日後若需要查詢這些離線郵件時，只要將離線存放的郵件備份還原到MailBase伺服器上，再於MailBase介面中設好路徑，掛載進系統即可。比較麻煩的是，郵件轉移程序必須以手動方式依照時間（以月或日為單位）對備份郵件進行切割，然後再轉到其他儲存媒體上，無法透過排程來自動進行過期郵件的轉移。

支援信件全文以及附件檢索功能
MailBase複製郵件後會立即為每封郵件製作索引檔，日後的查詢即是依靠這個索引檔。信件的檢索與調閱是以類似搜尋引擎的方式來進行，用戶只要透過IE瀏覽器即可從遠端登入MailBase伺服器，並以內容、標題、收/寄件人或日期等作為關鍵字搜尋所需資料。

MailBase檢索的範圍涵蓋了信件全文，若郵件的附件為Office、PDF或一般壓縮檔，則MailBase也能對這些附件的名稱或內容文字進行檢索。系統還能透過條件設定對搜尋結果進行排序，並將符合條件的郵件匯出或轉寄給指定帳號。

多層管制區分不同檢索權限
由於電子郵件經常含有重要的業務資料，即使是過期郵件所含的資訊可能也是相當敏感，加上郵件的檢索也涉及企業內部安全控管，以及員工隱私等問題，為了確保郵件內容不會輕易外洩，MailBase設有3種類型的用戶權限：最低層的帳戶只能讓該用戶檢索自身帳號下的郵件；系統管理者則能執行系統管理的各項設定，如管理資料庫、設定備份傳輸與各用戶權限等；最高階的用戶帳號則能對所有帳號的郵件進行檢索。實際應用時可將普通帳號給予企業一般員工，MIS則使用系統管理者帳號，而最高的權限則賦予經核可具備稽核權限的人員，分層管制以確保含有員工個人資料的郵件，不會被不相干或是沒獲得授權的用戶任意檢索。

除了透過用戶權限的管控在事先防止未經授權的檢索外，MailBase另外還會將所有用戶的搜尋動作即時的記錄下來，而這個記錄檔是不可刪改的，因此管理者透過這個記錄檔就能進行稽核與追蹤管制，檢視是否有任何非法的搜尋動作。

MailBase本身是建構在Linux上，可在Red Hat Linux或FreeBSD上執行，而支援的郵件伺服器類型包括Exchange、Notes與網擎自身的Mail 2000。產品可以單獨作為郵件歸檔系統出售，或是搭配網擎的MailGates郵件防護系統，與Mail 2000構成完整的郵件解決方案，還可結合日後預定推出的遠端郵件備份、歸檔的代管服務。文⊙張明德