文件管理－華苓ISO Doc文件管理模組

ISO Doc是架構在華苓BPM平臺AgentFlow之上的文件管理模組，在電子表單與流程管理的基礎上，建立符合ISO文件管理系統，使企業內部文件從新增、發佈、版本修改到過期廢止，均能加以控管和記錄。

生命周期控管確保文件符合ISO精神
產品在流程引擎平臺上，建立文件生命周期管理，提供文件從新增、修改、過期到廢止等周期循環過程中的管理機制，文件編修過程以簽入、簽出的方式鎖定及開放，確保版本的正確性和一致性，而鎖定時其他使用者仍可閱讀原來版本。過期文件會自動彙整至過期文件區，管理者可視情況延長文件有效期限或通知負責人員更新文件版本，作廢文件也會匯集至特定資料夾，管理者可刪除或再延績使用。

產品在套用文件類別上提供彈性的自訂文件樣版，使用者能夠在預設欄位之外新增欄位，也可以對欄位作細項設計與管控，例如可製作下拉式、勾選或按鈕等選單，也可設定必填欄位、發佈位置與上傳檔案大小等，對於不同階層或部門的需求，可以自行製作特定的文件屬性。

文件增修保留完整記錄，流程引擎提供審核彈性
ISO文件注重版本變更，因此對於編輯與期限的記錄與追蹤相對重要，產品對文件的更動皆會完整保存在系統，文件的歷史版本與審核記錄也都會留存在系統中備查。ISO Doc亦提供文件讀取使用的記錄排行，使用者能給予評分，也可以針對文件進行評論與回覆，促進文件在協同作業中更形完備。此外，文件彼此之間往往有互相參照的需求，因此系統提供關聯與被關聯文件，在使用關聯文件時更為便利。

由於產品是建立在流程引擎平臺之上，因此在文件審核上便能借助流程功能，建立彈性的審核機制。系統可設定文件發佈是否需經審核，審核時可採通用的流程，也可自訂進階流程，簽核共有9個層級可供設定，並可串簽、會簽、跳簽處理。在流程查詢上，可查詢處理時效，審核類型，會簽數量等，讓企業可依此做調整。

系統支援AD，整合企業人員的權限管理，在存取時會依權限呈現不同的文件與資料夾及編修發佈文件的效力。產品對資料夾、文件、文件附檔提供多層次權限管控，並具備權限繼承功能，子資料夾可以繼承套用母資料夾的權限，並可做額外新增或一致性的權限設定。系統亦可結合文件保全軟體，限制附加檔案的處理動作。

文件訂閱功能分為系統與個人訂閱，管理者可設定系統訂閱，使所有使用者均能獲得重要文件的更新與檢閱，個人訂閱則可依個人工作屬性加以選擇。產品亦提供管理者自我檢查機制，查詢如作者工號不存在組織內等篩選條件，統計出問題文件並予以維護。文⊙黃天賜